【就活】間違えない質問メールの書き方
2020/02/05
目次
3.
【就活メールマナー 目次】
【基本的なマナー】【質問】
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【面接・お礼】
【面接・辞退】
【インターン】
【OB訪問】
就活に必須、企業とのメールのやりとり
就活をするにあたって、避けては通れない企業とのメールのやりとり。慣れないメールを企業に送ることはなかなか緊張する作業なのではないでしょうか？しかし、心配はご無用。意識すべきポイントを理解できれば、メールで困ることはなくなるはずです。
この記事では、就活で質問したいときのメールの書き方を説明します。メールのマナーは、就活に留まらず、社会に出てからもずっと役に立つもの。ぜひ最後まで読んで、きちんとしたメールを送るようになりましょう。
メールの基本ルール4箇条
就活での質問メールの書き方を説明する前に、メールを送るときの基本ルールを説明します。就活に関連するメールに限らずどのメールでも同じことが言えるので、これを機に覚えてしまいましょう。
分かりやすい件名付けをする
メールの件名で大切なのは、①送ってきた人と②メールのなかで伝えたい用件の2つが分かることです。社会人は1日何十通ものメールを受け取っています。そのなかで読むメールを決める判断材料になるのが件名。
件名で文章の内容が把握できなければ、メールを読んでもらえないという事態になりかねません。用件と送り主が一目で分かれば、メールを開封してくれる可能性が高まります。
件名の例
【〇〇大学 佐藤 三郎】OB訪問のご依頼【〇〇大学 伊藤 吾郎】二次面接の日程調整につきまして
読みやすい文章を心がける
企業に送るメールは、読んでいてストレスのない、読みやすい文章を書くことが大切です。1つの文が長すぎたり、改行がされていなかったりすると、読むのに負荷がかかってしまいます。
メールを書き終えたら、自分の書いたものを見返し、読みづらいところがないか確認してみましょう。メールの読み返しは誤字脱字を防ぐのにも有効なので、必ず実施してください。
書き出しと締めには「宛名」と「署名」を
企業にメールを送るときは、「宛名」と「署名」は欠かせません。宛名とは、送り先の所属企業や氏名を書き出しに書いたものです。具体的には、下記のようなものになります。
〇〇商事株式会社
第三営業部
山下 則夫様
一方署名とは、メールの送り主、つまりみなさん自身の情報をメールの締めに書いたものです。所属大学、氏名、住所や連絡先をまとめて記します。
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△△大学経済学部経済学科
後藤太一(Taichi Goto)
〒555-5555
東京都港区☓☓8-8-8
mail: taichi-goto@g-mail.com
TEL(携帯)080-9876-5432
TEL(自宅)03-1234-5678
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署名は自動で出力するようにしておくと、毎度書く必要がなくなるので便利です。詳しくは下記記事を参考にしてください。
返信は必ず24時間以内に
受信したメールに迅速に返すのは、社会人としての基本的なマナー。こと就活においては、企業の採用担当や社会人が多忙の中でみなさんのために諸々の調整をしてくださいます。
返信の遅れはこれらの調整に支障をきたすのと同義。遅くても24時間以内にはメールに返信をするようにしてください。
就活の質問をするときのメールの例文
上で説明した4つのルールを踏まえて、就活の質問メールを書いてみましょう。
例として会社訪問の服装に関する質問をするメールの文面を紹介します。質問メールを書くときの参考にしてみてください。
服装に関する質問
件名:【△△大学 山田太郎】会社訪問の服装に関するご質問
〇〇不動産株式会社
人事部
新卒採用担当者様
お世話になっております。
△△大学法学部政治学科の
山田太郎と申します。
この度は、明日の会社訪問の服装に関して
ご質問させていただきたく、ご連絡させていただきました。
いただいたメールに服装の指定がございませんでしたが、
スーツで伺うかたちで問題ございませんでしょうか。
お手数をおかけいたしますが、ご回答のほど
何卒宜しくお願い致します。
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△△大学法学部政治学科
山田太郎(Taro Yamada)
〒102-2299
東京都世田谷区☓☓1-1-1
mail: taro-yamada@g-mail.com
TEL(携帯):080-9876-5432
TEL(自宅):03-1234-5678
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回答にはお礼メールの返信を
企業にメールで質問したら、その回答が返ってくることでしょう。自分の知りたいことが分かったからそれで終わり。と、言うわけにはいきません。時間をとって回答してくださったことに対して、必ずお礼のメール返信するようにしてください。以下がその例文です。お礼メールの例文
〇〇不動産株式会社人事部
松田様
お世話になっております。
△△大学法学部政治学科の
山田太郎と申します。
質問にご回答いただきまして、
誠にありがとうございました。
仰っていただきましたように、
明日は私服で参加させていただければと
存じます。
明日は何卒宜しくお願い申し上げます。
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△△大学法学部政治学科
山田太郎(Taro Yamada)
〒102-2299
東京都世田谷区☓☓1-1-1
mail: taro-yamada@g-mail.com
TEL(携帯):080-9876-5432
TEL(自宅):03-1234-5678
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メールマナーは社会人としての素養
いかがでしたでしょうか？質問メールを送るうえでのポイントを理解していただいたら幸いです。
就活は、社会人の素養を身につけるうえで非常に貴重な機会です。ぜひメール一通を送るのにもマナーを意識して、早くから社会人としての振る舞いができるようになってください。
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ここまで質問メールのマナーについてご説明してきました。質問メールのマナーはOB訪問のやり取りにおいても参考にしてください。しかし、できればメールのやり取りすら回避したいもの。そこでおすすめなのがMatcherです。
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