就活に役立つ情報が集まるメディア

Menu1
Matcherdictionary logoset
宛名と署名を打ち込む際の写真です。

【テンプレあり】就活メールの宛名や署名の書き方についての攻略法!

就活が本格化すると増えるメールでのやりとり。今回は就活メールで必要な「宛名」と「署名」の書き方をケースごとに紹介します。作成時の注意やポイント、毎回書く?住所はいる?などみなさんの疑問にお答えします。社会人のマナーを学んでいきましょう!

2022.09.09

宛名と署名を打ち込む際の写真です。

何のために宛名と署名が必要なの?

‌社会人のマナーとして必要不可欠になってくるであろう「宛名」と「署名」。

段々と社会人になっていくあなた方にとって、まだ馴染みが薄いものかもしれません。


しかし、就活が本格的に始動し、たくさんのメールでのやり取りをする上で重要な要素になることは間違いないでしょう。


ではなぜメールのやり取りで「宛名」と「署名」が必要なのでしょうか?


答えは、誰からの・誰宛のメールなのか一目でわかるようにするためです。


「宛名」 自分が送る相手の情報をまとめたもの

「署名」… 自分の情をまとめたもの


多くの社会人の方は、メールで仕事のやり取りをする機会が多いと思われます。


誰からきたメールなのか一目でわかるようにする事で、連絡漏れや生産性を上げることができるようになったのです。


では早速、宛名についてテンプレを用いて紹介していきます。


【テンプレ】宛名に書くものとは?

さまざまなシーンで行われるメールでのやり取り。

一日に何通も送信されてくるメールを管理するためには「宛名」の存在が欠かせません。


ここでは宛名を構成する3要素についてや、テンプレを用いた解説を行います。

宛名を構成する3要素

冒頭でも述べた通り、宛名とは自分がメールを送る人の所属企業や氏名をまとめたものです。基本的に宛名は、①相手の所属企業②相手の所属部署③相手の氏名から構成されます。


OB訪問に関するメールで相手の部署情報がわからない場合や、面接の日程調整といった場合、全ての情報が揃っていない場合も多くあるでしょう。


その場合にすぐ対応するため、保存をしておけるようにまとめました!


★ 通常… ①+②+③    全て揃っている場合

★ 部署がわからない…①+③ が揃っている場合

★ 氏名がわからない…①+② が揃っている場合

メールの宛名の例(通常) 

〇〇商事株式会社

‌人事部

‌西川 達也様

メールの宛名の例(部署がわからない場合)

〇〇生命保険相互会社

‌吉村太一様

メールの宛名の例(相手の氏名がわからない場合)

〇〇建設株式会社

‌人事部

‌新卒採用担当者様


【テンプレ】署名に書くものは?

Gmailの画像①

メールの相手に対して私が誰なのかを一目でわかりやすくするために重要な要素となる「署名」。

「署名」を作成する上で重要となる5つの要素についてまとめていきます。

署名を構成する5要素

①所属大学・学部・学科

この情報は必ず入れましょう。逆にゼミやサークルなどの情報は多くなりすぎて見えにくくなるため、必要な場合を除いて書かなくて大丈夫です。


②氏名(読み方が分かるように)

→読み方がわかるように、ふりがなには「ひらがな or ローマ字」を入れると親切でしょう。


③住所

使う機会は少ないですが、郵便などのやり取りになった際に便利であるため記載しておいて損はないです。


④メールアドレス

普段から利用しており、連絡が取れるPCアドレスを使いましょう。

 「@」よりも前がビジネスシーンでふさわしくないものの場合は、学校で発行されたメールアドレスや、自分用の新しい就活アドレスなどを作成しておくと見落としなどがなく、スムーズに連絡がとれるのでおすすめです。


⑤電話番号(携帯・自宅)

→日中に連絡が取れる電話番号を記載しましょう。企業が働いている時間帯に連絡がつかない番号は意味がないので絶対に避けてください。


「署名」の作成にはこの5つの要素が入っていれば問題ありません。


「署名」の作り方に関しては、次のテンプレを用いて説明していこうと思います。

メールの署名の例

------------------------------------

‌△△大学社会学部社会学科

‌野村 明(Akira Nomura)

‌〒225-0909

‌東京都渋谷区■■5-2-5

‌mail: akira-nomura@g-mail.com

‌TEL(携帯):080-0000-0000

‌TEL(自宅):03-5666-6777

‌‌------------------------------------


作成する際に気をつけたい3つのポイントについて勉強しましょう。

署名を作るときに知っておくと良い3つのポイント

Gmailの画像②

本文と署名を分ける罫線(けいせん)のポイント

罫線(けいせん)とは、「---------------」のことです。


メールに署名を載せるときは上記の例のように、「----------」で区切るようにしましょう。メールの本文との区切りがないと、本文との境目がなく、署名を見つけづらくなってしまいます。メールを受け取る人が分かりやすいよう、線を入れる必要があるのです。

‌ただし、分かりやすいからと言って、「☆☆☆」や、「♡♡♡」など、きちんとした印象を与えないマークで区切るのはNG。あくまで点線や直線など、シンプルなもので区切るようにしてください。

利用するメールアドレスはPCのものを利用

就職活動に関連してやりとりをする場合は、必ずPCのメールアドレスを利用するようにしてください。おすすめなのは大学のメールアドレス。Gmailと紐付いていることが多く、携帯でもメールを簡単に確認することができます。


また、大学が発行しているものなので、就職活動というオフィシャルな場にはふさわしいメールアドレスと言えるでしょう。

‌個人のメールアドレスを用いる場合も、無難なアドレスにしてください。あまりにくだけた表現のものになっていると、時と場合に応じた適切な振る舞いができるのか疑われかねません。

作った署名はデフォルトで設定しておくと便利

「署名」は各項目も多く、毎回新規で作成していては時間がもったいないです。


メールサービスの多くに「署名」を自動入力設定できる機能が備わっているでしょう。


その機能を使って効率的にメールの作成をしていくとかなり楽になるのでおすすめです!


大学メールで多く使われるであろう、GmailとOutlookの設定方法を解説していくので参考にしてください!

①Gmailの設定方法

①Gmailトップの歯車のボタンをクリック

署名設定(Gmail)①

‌②「全般」タブのなかの「署名」に情報を記入

署名設定(Gmail)②
‌③「変更を保存」をクリックして設定終了

署名設定(Gmail)③



②Outlookの設定方法(Mac・アプリ版)

①Outlookのアプリを開き、画面左上のOutlookで「ユーザー設定」を開きます。

署名設定(Outlook)①②メール「署名」を選択

署名設定(Outlook)②



③「編集」を選択し、署名を記入

署名設定(Outlook)③

宛名や署名を忘れてしまった場合


普段から「宛名や署名」を利用していない学生は多いでしょう。


就活が本格化していくにつれ、慣れない宛名や署名を忘れてしまう学生も多いと思います。


宛名や署名を添付し忘れてメールを送信してしまった場合の対処法などについてまとめていきます。

①忘れたことに「すぐに気づいた場合」


送信してすぐに「署名」を入れ忘れたことに気がついた場合は「署名を入れて」再送しましょう。


その際に、「署名を入れ忘れてしまったため、再送させて頂きます。」

といった様に、必ず署名を入れ忘れた謝罪を一言添えてから送信しましょう。


②忘れたことに「後から気づいた場合」


送信してから数時間や数日経過した後に気がついた場合は、

「次回のメールから挿入する」という対応をとりましょう。


その際に、前回のメールでの宛名・署名忘れについて一言の謝罪があると丁寧な学生の印象を与えることができるかもしれませんね。


【結論】実はあまり影響しない可能性が高い

署名や宛名の本質というのは、あくまでも「誰が誰に送信しているのか」をわかる様にするためです。


ないよりはあった方がいいのですが、実際にそこを確認してチェックをしている企業さんは少ないと言います。


本文中にしっかりと記載されており、


「誰が送ってきたのか」「誰宛のメールなのか」の確認が取れれば、問題はあまりないと思われます。


そのことについて引きずるよりは、次回から同じミスをしない様に切り替える気持ちが大切になるでしょう。

【メールのマナー】知っておくべきメールの作法

メールのマナー

多くの学生さんは、メールよりLINEやInstagram等のSNSツールで連絡をとる方が多いのではないでしょうか?


そうなると、メールでのやり取りに不慣れな学生さんは、色々と戸惑うことが増えてくると思います。


そんな学生さんたちの助けに少しでもなるように、注意してほしい点について2つまとめていきます。

件名だけで内容が伝わるようにする

メールにはLINEなどと違い、件名がつくのはご存じでしょう。


件名は本文を見る前に内容を伝えることができる重要な項目になります。


相手はこの件名をみて、何についてのメールが来たのかを把握します。



そのため、全く内容がわからないものや、全然違うことを書いてしまうと、

受け取り側は「なんだこれ」となってしまうのです。


なので学生は、OB訪問についての連絡なのか、面接についての連絡なのか、件名でしっかり伝えることが重要になります。


件名に書いてほしいものは主に2つ

①誰が送ってきたメールか

②どんな要件のメールか

上記のことを抑えるのが、基本的な件名の構造となります。


件名については、下記の記事でより詳しく記載してありますので、読んでみてください!

返信のスピードを早くする

就活のメールだけではなく、人と重要なやり取りをする際は、返信のスピードに気をつけましょう。


面接やOB訪問といった日程調整をする場合、相手側は自分のスケジュールをチェックして返信をしています。


相手側の予定に関わるものなので、少しでも早く返信することが重要です。


返信を早くすれば、社会人から「返信が早くて日程調整をしやすい学生さんだな」という印象を持ってもらえる可能性が高まります。


基本的には24時間以内に返すことを心掛けていきましょう!


Mactherに登録して就活対策をしよう!

Matcherについて

ここまで読んでいただき誠にありがとうございます。


Mactherでは、就職活動をサポートするようなサービスを展開しております。


OB訪問機能とスカウト機能を兼ね備えた就活プラットフォーム。


所属大学に関係なくOB訪問を行えるほか、プロフィールを充実させるだけでスカウトをもらうことができます。就活対策にご利用ください。


【社会人の所属企業例(一部)】

ゴールドマン・サックス証券、マッキンゼー、Google、三菱商事、電通、日本テレビ、P&G、味の素、サントリー、トヨタ自動車、オリエンタルランド、任天堂、リクルート、集英社、AGC、SONY、全日本空輸、外務省、DeNA、メルカリなど約3500社




Matcherに登録する(無料)

Matcher-OB/OG訪問の新しい形

Ogp imgMatcher(マッチャー)は、社会人の「就活相談にのるので、◯◯してくれませんか?」というお願いを叶えることで、大学の先輩以外の人にも気軽にOB/OG訪問ができるソーシャルマッチングサービスです。大企業・ベンチャー問わず、たくさんのOB/OGが絶賛登録中!従来のOB訪問とは異なり、形式ばった電話や、メールでのアポイントメントは必要ありません。気になる企業の気になる人に、ワンクリックでOB訪問の申し込みができ、その後はサイト内のチャットでスムーズにやり取りすることができます。

ぜひMatcherを使って、学生である"今"しかできない、社会人との出会い方をしませんか?

この記事を読んだ人が読んでいる記事

就活で必要になるコートのマナー

コートのマナーとは?春が近づいているとはいえ、まだまだ寒い季節が続きます。企業の説明会やインターンの面接などは防寒対策をして臨んでいることで...

2019.02.08

就活で使う名刺入れの失敗しない選び方

就活に名刺入れは必要?社会人でもないのに、就活中に名刺入れを持っている必要はあるのでしょうか。結論から言うと、名刺入れは必ず...

2019.02.08

就活で使う鞄選びに失敗しないために

就活の鞄にはこだわろう会社説明会や面接、OB訪問など、就職活動のほとんどのイベントで鞄を持っていくかと思います。就職活動の多くの時間でその鞄...

2019.02.08

ピックアップ記事

大学・学年関係なく、OB訪問をしたいならMatcher!

大学・学年関係なく、
OB訪問をしたいならMatcher!

気になる企業の気になる人に気軽に会いにいくことができる新しいOB訪問のマッチングサービス!
志望企業が決まっている人もまだ何も決まっていない人も実際に社会人の方に会いに行こう!

●カテゴリー一覧

●Matcher Dictionaryについて