【テンプレあり】就活メールに署名は必要？書き方・設定方法を解説

‌何のために宛名と署名が必要なの？

‌社会人のマナーとして必要不可欠になってくるであろう「宛名」と「署名」。

就活生にとっては、まだ馴染みが薄いものかもしれません。

しかし、就活が本格的に始動し、たくさんのメールでのやり取りをする上で重要な要素になることは間違いないでしょう。

ではなぜメールのやり取りで「宛名」と「署名」が必要なのでしょうか？

答えは、誰からの・誰宛のメールなのか一目でわかるようにするためです。

「宛名」… 自分が送る相手の情報をまとめたもの

「署名」… 自分の情報をまとめたもの

多くの社会人の方は、メールで仕事のやり取りをする機会が多いです。

送信したメールを開いてもらうためにも、宛名と署名は重要な存在といえます。

‌【図解】署名の設定方法

「署名を書かなきゃいけないのはわかっているけれど、そもそも設定方法がわからない」とお悩みの方はいませんか？

まずは署名を設定する際の方法を図で説明します。

Gmailの設定方法

‌①Gmailトップの歯車のボタンをクリック‌

②「全般」タブのなかの「署名」に情報を記入‌　‌‌‌‌‌

‌③「変更を保存」をクリックして設定終了　

Outlookの設定方法（Mac・アプリ版）

①Outlookのアプリを開き、画面左上のOutlookで「ユーザー設定」を開く

②メール「署名」を選択　　

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‌③「編集」を選択し、署名を記入

【テンプレあり】署名には何を書くべき？

‌メールの相手に対して私が誰なのかを一目でわかりやすくするために重要な要素となる「署名」。

「署名」を作成する上で重要となる4つの要素についてまとめていきます。

署名に記載するべき4つの情報

①所属大学・学部・学科

→この情報は必ず入れましょう。逆にゼミやサークルなどの情報は多くなりすぎて見えにくくなるため、必要な場合を除いて書かなくて大丈夫です。

②氏名(読み方が分かるように)

→読み方がわかるように、ふりがなには「ひらがな or ローマ字」を入れると親切でしょう。

‌

➂メールアドレス

→普段から利用しており、連絡が取れるPCアドレスを使いましょう。

　「＠」よりも前がビジネスシーンでふさわしくないものの場合は、学校で発行されたメールアドレスや、自分用の新しい就活アドレスなどを作成しておくと見落としなどがなく、スムーズに連絡がとれるのでおすすめです。

④電話番号（携帯・自宅）

→日中に連絡が取れる電話番号を記載しましょう。企業が働いている時間帯に連絡がつかない番号は意味がないので絶対に避けてください。

メールの署名の例

以上で解説した要素を盛り込んだ署名のテンプレを作成しました。
‌是非お役立てください。
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‌△△大学社会学部社会学科

‌野村 明(Akira Nomura)

‌mail: akira-nomura@g-mail.com

‌TEL(携帯):080-0000-0000

‌TEL(自宅):03-5666-6777

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署名を作る際のポイント

続いて署名を作成する際に気をつけたいポイントについて解説します。

‌‌本文と署名を分ける罫線（けいせん）のポイント

メールに署名を載せるときは上記の例のように、「----------」で区切るようにしましょう。
‌
‌メールの本文との区切りがないと、本文との境目がなく、署名を見つけづらくなってしまいます。
‌メールを受け取る人が分かりやすいよう、線を入れる必要があるのです。

‌ただし、分かりやすいからと言って、「☆☆☆」や、「♡♡♡」など、きちんとした印象を与えないマークで区切るのはNG。あくまで点線や直線など、シンプルなもので区切るようにしてください。

PCのメールアドレスを利用する

‌就職活動に関連してやりとりをする場合は、必ずPCのメールアドレスを利用するようにしてください。
‌おすすめは大学のメールアドレスです。
‌
‌Gmailと紐付いていることが多く、携帯でもメールを簡単に確認することができます。

また、大学が発行しているものなので、就職活動というオフィシャルな場にはふさわしいメールアドレスと言えるでしょう。

‌‌宛名や署名を忘れてしまった場合は次回メールから挿入する

メールを送信した後に署名の入れ忘れに気がついた場合は「次回のメールから挿入する」という対応をとりましょう。

その際に、前回のメールでの宛名・署名忘れについて一言の謝罪があると丁寧な学生の印象を与えることができるかもしれませんね。
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署名に住所は入れても入れなくてもOK

企業側はメールの署名に住所を入れることが多いため「住所を署名に入れたほうが良いだろうか」と悩む学生もいるでしょう。

基本的には署名に住所を入れる必要はありません。

就活では郵送のやり取りはほぼないためです。

もちろん住所を盛り込めばより丁寧ではありますが、抵抗があれば無理に書かなくてよいです。

Matcherを活用して就職活動の悩みを解決しよう

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メールの宛名の例（通常）　

メールの宛名の例（部署がわからない場合）

メールの宛名の例（相手の氏名がわからない場合）

【メールのマナー】知っておくべきメールの作法

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最後にメールのマナーについて解説します。

件名だけで内容が伝わるようにする

件名は本文を見る前に内容を伝えることができる重要な項目です。

相手はこの件名を見て、何についてのメールが来たのかを把握します。

そのため学生は、OB訪問についての連絡なのか、面接についての連絡なのか、件名でしっかり伝えることが重要になのです。

件名に書いてほしいものは主に２つ

①誰が送ってきたメールか

②どんな要件のメールか

上記のことを抑えるのが、件名のマナーです。

返信のスピードを早くする

就活のメールだけではなく、人と重要なやり取りをする際は、返信のスピードに気をつけましょう。

面接やOB訪問といった日程調整をする場合、相手側は自分のスケジュールをチェックして返信をしています。

相手側の予定に関わるものなので、少しでも早く返信することが重要です。

返信を早くすれば、社会人から「返信が早くて日程調整をしやすい学生さんだな」という印象を持ってもらえる可能性が高まります。

基本的には24時間以内に返すことを心がけましょう！
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‌メールについてさらに詳しく知りたい方は以下の記事も参考にしてください。
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【例文5選】OB訪問メールをラクに書くためのテンプレと注意点

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