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宛名と署名を打ち込む際の写真です。

就活メールの宛名・署名の書き方

就活が本格化すると増えるメールを送る機会。今回は就活のメールで押さえるべき「宛名」と「署名」の書き方を紹介します。押さえるべきポイントを把握し、正しくメールを送れるようになってください。

2019.02.08

宛名と署名を打ち込む際の写真です。

押さえておきたい宛名・署名の極意

‌就職活動が本格化に伴って頻繁になるメールのやりとり。みなさんは企業とのメールのやりとりに自信はありますか?今までオフィシャルなメールを送る習慣がなかった人のなかには、メールを送るだけでビクビクする人も多いはず。

‌この記事で紹介するのは、就活のメールで生かせる「宛名」と「署名」の書き方です。宛名はメールの文頭に置く誰に宛てたメールかを示すもので、署名はメールの最後に自身の氏名や連絡先をまとめたものです。

‌‌メールは基本的なポイントさえ押さえてしまえば、何の心配もなく送れるようになります。ぜひ就職活動を機にマスターして、自信を持ってメールを書けるようになってください。

‌宛名を構成する3つの要素

‌冒頭でも述べた通り、宛名とは自分がメールを送る人の所属企業や氏名をまとめたものです。基本的に宛名は、①相手の所属企業、②相手の所属部署、③相手の氏名から構成されます。

‌メールの宛名の例(通常)

〇〇商事株式会社
‌人事部
‌西川 達也様

‌①〜③までの情報が全て分かるようであれば、上記の例のように宛名を書いてください。とはいえ、全ての場合において①〜③の情報を把握できる訳ではありません。例えば、OB訪問に関するメールで所属部署が分からないときもあるでしょうし、面接の日程調整のときなどは相手の名前がわからないこともあります。

‌そのようなときは部署を省略したり、相手の氏名を「新卒採用担当者様」といったかたちで宛名を書くようにしてください。

‌メールの宛名の例(部署が分からない場合)

‌〇〇生命保険相互会社
‌吉村太一様

‌メールの宛名の例(相手の氏名が分からない場合)

〇〇建設株式会社
‌人事部
‌新卒採用担当者様

‌署名を作るときに知っておくと良い3つのポイント

就活でメールを送るときの画像です署名は、メールの締めに自身の氏名や連絡先などをまとめるもの。①所属大学・学部・学科、氏名(読み方が分かるように)、③住所、メールアドレス、携帯電話の番号、⑥自宅の電話番号の6つを記入していれば問題ありません。

‌メールの署名の例

‌------------------------------------
‌△△大学社会学部社会学科
‌野村 明(Akira Nomura)
‌〒225-0909
‌東京都渋谷区■■5-2-5
‌mail: akira-nomura@g-mail.com
‌TEL(携帯):080-0000-0000
‌TEL(自宅):03-5666-6777
‌‌------------------------------------
‌基本的にこれだけ押さえていれば問題はありませんが、他に意識しておくべきポイントを以下に3つ挙げます。

‌メールの本文と署名を「-----------」で分ける

メールに署名を載せるときは上記の例のように、「----------」で区切るようにしましょう。メールの本文との区切りがないと、本文との境目がなく、署名を見つけづらくなってしまいます。メールを受け取る人が分かりやすいよう、線を入れる必要があるのです。

‌ただし、分かりやすいからと言って、「☆☆☆」や、「♡♡♡」など、きちんとした印象を与えないマークで区切るのはNG。あくまで点線や直線など、シンプルなもので区切るようにしてください。

‌利用するメールアドレスはPCのものを

就職活動に関連してやりとりをする場合は、必ずPCのメールアドレスを利用するようにしてください。おすすめなのは大学のメールアドレス。Gmailと紐付いていることが多く、携帯でもメールを簡単に確認することができます。また、大学が発行しているものなので、就職活動というオフィシャルな場にはふさわしいメールアドレスと言えるでしょう。

‌個人のメールアドレスを用いる場合も、無難なアドレスにしてください。あまりにくだけた表現のものになっていると、時と場合に応じた適切な振る舞いができるのか疑われかねません。

作った署名は、デフォルトで設定しておくと便利

署名は書かなければならない項目が多く、毎度書くのは正直面倒。そんなときに便利なのが、署名の自動挿入です。Gmailをはじめとする各種メールサービスで署名を自動挿入することができます。この設定をしておくと毎回署名を書かずに済むのでおすすめです。

‌下記にGmailで署名の自動挿入をする紹介します。

‌①Gmailトップの歯車のボタンをクリック

②「全般」タブのなかの「署名」に情報を記入
③「変更を保存」をクリックして設定終了

宛名・署名以外に気をつけるべきメールの作法

メールの署名欄に文章を打ち込んでいます就活のメールで意識すべき宛名と署名のポイントを説明してきました。最後に、宛名と署名以外で気を付けると良い作法を紹介します。

‌分かりやすい件名

ビジネスマナーとして、メールに付ける件名は、
‌①誰が送ってきたメールなのか
‌②どんな用件で送ってきたメールなのか
‌上記2点が把握できるものにしなければなりません。これらが分からないと他のメールに埋もれてしまう恐れがあるので、必ず意識するようにしてください。

‌返信のスピード

OB訪問の連絡や面接の日程調整など、就職活動では相手の都合との間で調整をしなければならないことがたくさんあります。このような場合、返信の遅れは相手に迷惑をかけることに直結するので、極力早く返信をしなければなりません。24時間以内には必ず返信するようにしましょう。

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