【例文5選】OB・OG訪問メールの書き方をケースごとに解説！
2024/02/22
目次
本記事では、OB訪問で社会人にメールを送らなければいけないが書き方が分からないという就活生に向けて、メールの基本的な型の例文をご紹介します！
また、中には「メールの文章は固くて苦手…」という方もいるのではないでしょうか？
その場合はチャット形式で気軽に社会人と連絡が取れるOB・OG訪問マッチングサービスのMatcherがオススメです！
どのような流れでOB訪問ができるのかについて、以下の記事で解説しているのでぜひ読んでみてください。
OB訪問の基本的なメールの書き方
メールの構成は「①宛先、②件名、③宛名、④本文、⑤署名」という基本の型にはめて書くと書きやすいです。
①宛先
企業のHPなどにメールアドレスが記載されている場合はコピー＆ペーストをしましょう。メールアドレスを自分で入力する場合は打ち間違えるリスクがあります。間違っていないかどうか、しっかりと確認をしてから送るように心がけましょう。
②件名
「OB訪問のお願い（◯◯大学マチャ太郎）」などのように要件が一目でわかるようにタイトルをつけ、「学校名」と「氏名」を忘れずに入れましょう。
OB・OG訪問の依頼を複数回受けている社会人も中にはいらっしゃいます。「学校名」と「氏名」を入れておくことで、相手がメールを検索しやすくなるでしょう。件名が長くなってしまうので、「学部」「学科」は記載しなくて大丈夫です。
③宛名
メールの宛名は企業の正式名称、部署名、相手の名前の順に書くのが一般的です。役職までわかっている場合は、役職も併せて書きましょう。会社名や人名を間違えないように注意し、誤字脱字を送信前に必ず確認しましょう。
④本文
「挨拶文」と「名乗り」を入れてから本題に入ります。
初回メールでは「初めてメールをお送りいたします。」
2回目以降のやり取りでは、「お世話になっております。」などを「挨拶文」として使います。
2回目以降のやり取りでは、「お世話になっております。」などを「挨拶文」として使います。
「名乗り」では「学校名」、「学部」、「学科」、「フルネーム」を入れましょう。
自分の名前と所属を明記したのちに、メールの本題へと入ります。
メールは長すぎると相手の負担になるので、1行30文字以内を目安に、3〜5行くらいでまとめましょう。
間に1行の空行を入れると読みやすくなります。
⑤署名
署名には「氏名」「学校名・学部・学科」「連絡先」を入れておきましょう。あらかじめ作成しておくと、メールを送るたびに入力する手間が省けて便利です。記号などを入れる必要はありません。必要な情報を相手にわかりやすく伝えることが大切です。
注意すべきポイント
OB・OGへのメールは、親しい間柄でもビジネスマナーを守りましょう。関係性があると、つい甘えてしまうかもしれませんが、相手は企業で働いている社会人です。相手に失礼な印象を与えないようにしましょう。
OB・OG訪問メールの種類
OB・OG訪問をしてみたくても、どのようにメールを送ればよいのか分からず、億劫になってしまう学生も少なくありません。そこで皆さんがOB・OG訪問の依頼メールなどを簡単に書けるように、基本的なマナーをおさえた例文をご紹介します。
OB・OG訪問に関連するメールの種類は以下の5つです。
・依頼メール
・リマインドメール
・OB訪問のお礼メール
・就活終了時のお礼メール
・OB訪問を断られた際の返信メール
それぞれのメールを書く際のコツや、よくある質問なども一緒にご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください！
OB訪問の依頼メールの書き方
キャリアセンターの名簿などでOB・OG訪問がしたい、話してみたい社会人を見つけたら、まずはOB・OG訪問を依頼するメールを送りましょう。
【例文】依頼メールのテンプレート
件名：
【OB訪問のお願い】○○大学 マチャ太郎
本文：
××株式会社
○○部△△課
鈴木 太郎 様
突然のご連絡恐れ入ります。
私、○○大学のマチャ太郎と申します。
本日は大学のキャリアセンターの名簿で鈴木様のことを知り、
ご連絡させていただきました。
私は現在就職活動を控え、
広告業界に魅力を感じ、とりわけCMの制作で
多くの実績を持つ貴社に非常に興味を持ちました。
ぜひ××会社で活躍されている鈴木様にお話を伺いたく、
ご連絡させていただいた次第です。
下記日程でご都合よろしい日時はございますでしょうか。
5月20日（月）12：00~20：00
5月21日（火）13：00~20：00
5月22日（水）10：00~15：00
もしいずれの日程でもご都合つかない場合は、
再度提案させていただければと思います。
お忙しいところ大変恐縮ですが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
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【大学】◆◆大学経済学部経済学科
【氏名】マチャ太郎
【電話】080-1234-5678
【メール】tarou-matya@shukatsu.jp
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依頼メールを書くときのコツ4選
ここでは、OB訪問依頼メールを書くときのコツを4つご紹介します。
コツ①件名に気を配る
社会人は非常に多忙な日々を過ごしています。1日に何十人とのやりとりすることなんて当たり前の世界です。ですので、OB訪問をしたいことと自分が何者であるかが一目でわかるように、件名に「用件」、「大学名」、「名前」をタイトルに情報を盛り込む必要があるのです。
▼メール件名の具体例
▼メール件名の具体例
【OB訪問のお願い】○○大学の山田花子です。
コツ②メールアドレスをどこで知ったか伝える
突然見ず知らずの学生からOB訪問の依頼を受けたら、どこでメールアドレスを知ったのか、不安を抱いてしまうかもしれません。
どこでOBの方のことを知ったのか、ちゃんと伝えましょう。
▼メールアドレスをどこで知ったか伝える具体例
▼メールアドレスをどこで知ったか伝える具体例
本日は大学のキャリアセンターの名簿で鈴木様のことを知り、
ご連絡させていただきました。
コツ③熱意をもってお願いする
忙しく働く社会人に時間をいただくのですから、自分がOB訪問をしたい理由をはっきりと伝えなければなりません。
OB訪問の準備として、企業研究は必須です。企業研究については、以下の記事を参考にしてみてください。
▼相手に熱意を伝える文章の具体例
私は現在就職活動を控え、
▼相手に熱意を伝える文章の具体例
私は現在就職活動を控え、
広告業界に魅力を感じ、とりわけCMの制作で
多くの実績を持つ貴社に非常に興味を持ちました。
ぜひ××会社で活躍されている鈴木様にお話を伺いたく、
ご連絡させていただいた次第です。
コツ④ 日にちや時間の調整はこちらから提案する
OB訪問をしたい日程の候補はこちらから伝えましょう。いずれの日程の都合もつかなかった場合も、再度こちらから提案すべきです。
社会人が提示してくれた日程に対して、自分の都合で断りにくいですよね。そういった状況にならないように、あらかじめ自分から日程を提示し、その中から社会人に選んでもらうようにしましょう。
▼日程調整文章の具体例
下記日程でご都合よろしい日時はございますでしょうか。
▼日程調整文章の具体例
下記日程でご都合よろしい日時はございますでしょうか。
5月20日（月）12：00~20：00
5月21日（火）13：00~20：00
5月22日（水）10：00~15：00
もしいずれの日程でもご都合つかない場合は、
再度提案させていただければと思います。
OB訪問のリマインドメールの書き方
OB訪問を受け入れてもらえることになり、日程と場所が決まればあとは会いに行くだけ。ここで送るべきなのが「リマインドのメール」です。
翌日OB訪問をする予定であることを再度OBの方にお知らせすることで、忘れられるのを防ぐことができます。
【例文】リマインドメールのテンプレート
件名：
【明日のOB訪問に関しまして】○○大学 マチャ太郎
本文：
××株式会社
○○部△△課
鈴木 太郎 様
お世話になっております。
○○大学のマチャ太郎と申します。
先日はOB訪問をご了承いただき、誠にありがとうございました。
明日は16：00にカフェ××（住所）でお待ちしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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【大学】◆◆大学経済学部経済学科
【氏名】マチャ太郎
【電話】080-1234-5678
【メール】tarou-matya@shukatsu .jp
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リマインドメールを書くときのコツ2選
ここでは、OB訪問のリマインドメールを書くときのコツを2つご紹介します。コツ①日時を再度お知らせする
リマインドメールで重要なのは、日時を再度お知らせすることです。毎日多忙な日々を送っているであろう社会人の方々は、スケジュールが複雑な場合が多いです。メールで日時を読み間違えてしまっている可能性もあります。
お互いが日時を正しく認識できているのかの確認をするために、リマインドメールには必ず約束の日時や場所を含めるようにしましょう。
もしオンラインでOB・OG訪問を行う場合は、当日使用するリンクなどもこのタイミングで送りましょう！
▼日時を再確認する文章の具体例
▼日時を再確認する文章の具体例
明日は16：00にカフェ××（住所）でお待ちしております。
コツ② 当日にしたい質問を事前に送る
必ずしもやらなくてはならないわけではないですが、事前に質問を送っておくこともオススメです！社会人側に回答を考えておく時間ができるため、より正確な情報や考えなどを教えてもらえる可能性が上がります。
一方で、事前に質問を送っても必ず相手が目を通してもらえるとは限りません。そのため、もし自分に質問を事前に送る余裕があったら、という程度で大丈夫です。
OB訪問ですべき質問は、下記記事を参考にしてみてください！
OB訪問のお礼メールの書き方
忙しい中で時間を作ってくれたOB・OGの方には、必ず感謝の気持ちを伝えましょう！
【例文】お礼メールのテンプレート
件名：
【OB訪問のお礼】○○大学 マチャ太郎
本文：
××株式会社
○○部△△課
鈴木 太郎 様
お世話になっております。
先日OB訪問させていただいた、
○○大学のマチャ太郎です。
昨日はお忙しい中、お時間を作っていただき、
誠にありがとうございました。
鈴木さんからお聞きした業務のやりがいや、難しさ、
海外研修での発見などの話から、
今までよりも鮮明に貴社で働くイメージができるようになりました。
また志望動機についてのアドバイスもありがとうございました。
とても勉強になりました。
また、今回のOB訪問を経て、
同時に鈴木さんのような広告マンになりたいという意思も強まり、
貴社の選考を受けさせていただきますので、
引き続き相談にのっていただけると幸いでございます。
改めまして、
昨日はお忙しい中お時間をいただきまして、
誠にありがとうございました。
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【大学】◆◆大学経済学部経済学科
【氏名】マチャ太郎
【電話】080-1234-5678
【メール】tarou-macha@shukatsu .jp
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お礼メールを書くときのコツ4選
ここでは、お礼メールを書くときのコツを4つご紹介します。コツ① 挨拶・自己紹介を盛り込む
社会人は1日に何十人とやりとりすることが当たり前です。自己紹介でも「どんな理由で会ったか」、「どこで会ったか」、「誰なのか」と、具体性を持たせることでまずは相手に自分のことを思い出してもらいましょう！
また、このように具体性を持たせることによって、自分自身がその人と なぜ、どこであった、誰なのかの備忘録とすることもできるのです。
▼挨拶・自己紹介文章の具体例
▼挨拶・自己紹介文章の具体例
先日OB訪問させていただいた、
○○大学のマチャ太郎です。
コツ② 時間を作ってくれたことにお礼する
社会人であるOB訪問先の先輩は、ただでさえ忙しい通常業務の中、後輩である皆さんのために時間を作ってくれています。
また貴重な休日を返上してあなたのために時間を作ってくれて相談にのってくれていいます！しっかりとお時間をもらったことについてお礼の旨を伝えましょう。
▼時間を作ってくれたことに対するお礼文章の具体例
▼時間を作ってくれたことに対するお礼文章の具体例
昨日はお忙しい中、お時間を作っていただき、
誠にありがとうございました。
コツ③ OB訪問で教えてもらったことをお礼する
OB訪問にて参考となることが聞けた場合でも聞けなかった場合でも、この項目は入れるべき必須事項です。
社会人は自分の経験則に基づいて、みなさんの進路についてアドバイスをするのですが、自分のアドバイスが本当にあなたの役に立ったのか心配になる場合があります。
そのため、先輩のアドバイスの中でも、何が印象に残っていて、それについて自分なりにはどう考えるようになったのかをお礼メールに盛り込むと良いでしょう。
▼OB訪問で教えてもらったこのに対するお礼文章の具体例
▼OB訪問で教えてもらったこのに対するお礼文章の具体例
鈴木さんからお聞きした業務のやりがいや、難しさ、
海外研修での発見などの話から、
今までよりも鮮明に貴社で働くイメージができるようになりました。
また志望動機についてのアドバイスもありがとうございました。
とても勉強になりました。
コツ④ お礼メールは翌日の午前中までに送る
お礼のメールを出すのが遅れてしまうと、いつ受け入れた学生か、どんな学生だったか忘れてしまうかもしれません。
また、すぐにお礼メールを受け取れたほうが、受け入れた側はうれしいと感じるはずです。
会った翌日の朝までにはお礼メールをするようにしましょう！
OB訪問した相手に就活終了を伝えるメールの書き方
就職する会社がOB・OG訪問相手の企業であるかどうかに限らず、入社予定企業が決まったらその旨を伝えるメールを送りましょう。
先輩たちは、学生の皆さんの志望業界や企業について聞きながら、親身に相談に乗ってくれたはずです。その後皆さんがどのような活躍をされるのか期待している方もいるのではないでしょうか。
ぜひ就職活動が終わったら、OB・OG訪問した相手にお礼のメールを送ってみてください！
【例文】就活終了時のお礼メールのテンプレート
件名：
【就職活動終了のご報告とお礼】○○大学 マチャ太郎
本文：
××株式会社
○○部△△課
鈴木 太郎 様
お世話になっております。
●月にOB訪問させていただいた、
○○大学のマチャ太郎です。
その節は貴重なお話を聞かせていただきありがとうございました。
この度○○株式会社に内定をいただき、
就職活動を終えたため、ご連絡させていただきました。
鈴木さんのお話をお聞きできたことで、
●●業界についてのイメージが深まり、
企業選びや選考にも活かすことができました。
改めまして、お忙しいなか相談に乗っていただき
誠にありがとうございました。
またご縁がありましたら、何卒よろしくお願いいたします。
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【大学】◆◆大学経済学部経済学科
【氏名】マチャ太郎
【電話】080-1234-5678
【メール】tarou-macha@shukatsu .jp
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OB訪問を断られた場合の返信メールの書き方
OB・OG訪問をお願いすれば、必ず受けてもらえるわけではありません。
通常の業務で忙しく、学生からの相談を受ける時間や余裕がない場合があります。そのような場合でも気を落とさずに、日程を検討してもらえたことに対するお礼のメールを送りましょう。
【例文】OB訪問を断られた場合のメールのテンプレート
件名：
【ご返信いただきありがとうございます】○○大学 マチャ太郎
本文：
××株式会社
○○部△△課
鈴木 太郎 様
お世話になっております。
○○大学のマチャ太郎です。
OB訪問についてご返信いただきありがとうございました。
また予定がつかないとのこと、承知いたしました。
突然のお願いにもかかわらず、
ご検討いただきありがとうございました。
また別の機会にお話をお聞きすることができれば光栄です。
何卒よろしくお願い致します。
--------------------------------------------------
【大学】◆◆大学経済学部経済学科
【氏名】マチャ太郎
【電話】080-1234-5678
【メール】tarou-macha@shukatsu .jp
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OB訪問を断られたときの対処法
OB訪問のメールのやりとりは正直面倒。しかも、大半のケースで返信をもらうことができません。OB訪問のやりとりをもっと簡単にできないものか。このような問題意識から生まれたサービスがMatcherです。
Matcherは、所属大学や学年に関係なく社会人に就活相談にのってもらえるサービス。学生時代頑張ったことをはじめ、ES添削や面接対策に38,000人以上の社会人が協力してくださいます。
比較的カジュアルにOB・OG訪問ができ、またアプリ内に自動メッセージ機能もあるため、社会人との連絡にかかる負担が軽減されます！
どのような社会人がいるのか気になった方は、ぜひこちらからお確かめください。
OB訪問メールを書くときの3つのマナー
OB訪問メールを書くとき、全体的に意識するべき3つのマナーについてご紹介します。失礼である印象を相手に与えないためにも、これらのマナーを意識しながらメールを送るようにしましょう。
マナー① 誤字脱字と改行に注意
まず注意しなければならないのは、誤字や脱字です。
誤字脱字は「不注意な人」や「雑な人」といった印象を与えてしまいます。
会う前からそのようなイメージを持たれてしまうのはもったいないので、メールを送る前に必ず文面を推敲するようにしましょう。
メールでは、適度な文の長さで改行するようにしましょう。そうすることで、OB訪問を受け入れてくれる社会人にストレスなくメールを読んでもらえるはずです。
メールを送る前に必ず全文を読み直し、読みやすさを確認してください。
マナー② 返信の速さと時間帯を意識
OBの先輩とのメールはできるだけ早く返信することを意識しましょう。
返信が遅いと、時間調整に時間がかかり、迷惑がかかってしまいます。
最低でも24時間以内に返信しましょう。返信に時間が要する場合にはその理由といつまでに返信できるかを日時を明記して返信するとベストです。
ただし、夜遅くにメールを送ることはマナー違反とされています。メールを送る時間帯には気をつけましょう。おすすめの時間帯は朝8時〜です。
朝に送っていれば、受信フォルダの上部にメールがあるはずなので、社会人の目につきやすくなります。また、時間帯を問わず休日はメールを見ない可能性が高いので、送信するのはあまりおすすめできません。
マナー③ 直前の日程・時間変更でメールはNG
基本的に、当日や前日以外で連絡する場合はメールが良いでしょう。忙しい社会人にとって電話で連絡されると仕事に影響を与えてしまう場合があります。
メールでキャンセルする旨を伝え、日程を再設定したい場合は可能かどうか聞きます。
日程変更の際は、相手への誠意を忘れずに、お詫びの言葉をしっかりと伝えましょう。
OB訪問の当日にキャンセルする際は電話で連絡しましょう。
メールは、相手がすぐに見てくれるとは限りません。
そのため、直前に日程変更をお願いすると、相手がメールを見逃して、時間を空けておいてしまう可能性があります。
電話で話した方が、相手もすぐに対応することができます。
OB訪問メールに関するよくある疑問
ここでははじめてOB訪問をされる学生の方向けに、OB訪問に関するメールのやりとりの中で出てくるであろう疑問にお答えします。ぜひ参考にしてみてください。
待ち合わせ場所は自分から提示するべき？
OB・OG訪問を依頼するアポイントメールで、自分の方から日時を提示するべきと書きました。その際に待ち合わせする場所も自分から提示するべきなのか、疑問に感じた方もいるかもしれません。
日程は学生側が提示する必要がありますが、場所の設定はOB・ OG訪問する社会人にお任せしましょう。
場所まで学生が指定してしまうと、社会人の時間調整が大変になってしまうからです。
基本的には社会人側が自ら場所を提示してくれる場合が多いですが、OB・OG訪問を受けることに慣れていない社会人の場合、忘れてしまうこともあります。そのような時は「当日はどちらでお待ち合わせするのがご都合よいでしょうか？」というような文面で、相手の場所の都合を聞いてみましょう！
ZOOMなどのリンクは自分から送るべき？
オンラインでのOB・OG訪問も頻繁に行われるようになった昨今。
当日使用するZOOMなどのリンクは社会人側から送ってもらえることが多いです。しかし、前日までにリンクが送られてこない場合は、自分で発行し、送るようにしましょう。
「当日はこちらのリンクからご入室いただく形でよろしいでしょうか？」のような文章をリマインドメールの中に含めてください。
もし40分しか通話できないなどの制限がツールにかかってしまっている場合は、「40分の通話制限がかかってしまっているため、お忙しいなか大変恐縮なのですが、当日使える通話リンクを発行していただいてもよろしいでしょうか？」というようにお願いしてみましょう。
LINEやFacebookでのやりとりは失礼？
よくある学生の疑問に、LINE（ライン）やFacebook（フェイスブック）を交換してくれた際はそちらで連絡をとっていいのか？ 失礼にならないのか？というものがあります。
結論から言うと、交換したならばそちらで連絡を取るようにしましょう。オフィシャルなメールアドレスではなくプライベートなLINEやFace bookのアカウントを教えてくれているということは、それだけフレンドリーに接してくれているということです。
このように接してくれているにもかかわらずメールに送ってしまうということは、自らOB・OGとの間に壁を作っていることになってしまいます。礼儀の正しさは重要なことですが、行き過ぎると不快感を与えてしまうので、適切な距離感を意識しましょう。
Matcherで実際にOB・OG訪問してみよう
この記事では、OB・OG訪問をする際のメールで書くべき内容やコツなどをご紹介してきました。
「正直、こうやって自分で色々文面考えたり、送ったりするのめんどくさい…」という方におすすめなのが、ボタンを選択するだけで社会人に自動でメッセージを送れるOB・OG訪問アプリ Matcher。
Matcher（マッチャ―）とは、
所属大学や住んでいる地域に関係なくOB・OG訪問ができるアプリです。就職活動において、「近くに頼れる先輩がいない」「OB・OGの人にメールや電話をする勇気がない」「キャリアセンターに行くのが面倒だ」などの悩みはありませんか？
そういった人は、ぜひMatcherを活用してみてください。
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