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OB訪問のメールを書いている図です。

【テンプレ付き】OB訪問のメールで押さえるべき要点

OB訪問で送るメール、正しいマナーで送れていますか?この記事ではOB訪問のメールで押さえるべきマナーをお教えします。正しいメールの送り方を学んで、社会人にしっかりと誠意を示しましょう。

2017.11.10

OB訪問のメールを書いている図です。

OB訪問のメールは難しくない

OB訪問に関連するメールの種類は、「アポイントメント」、「リマインド」、「お礼」の三つです。ここでは、それぞれのメールを書く際の注意点、及びテンプレートを紹介します。基本さえ押さえてしまえば、メールを書くことは難しくありません。

‌※一連のOB訪問の流れは、下記記事を参考にしてください。

メールを書くときの3つのマナー

OB訪問におけるメールの書き方に入る前に、どのようなことを意識してメールを作成すべきなのか、その心得について紹介したいと思います。OB訪問の時だけでなく、社会人になってからも有用なものなので、覚えておくと良いでしょう。

誤字脱字と改行に注意!

まず注意しなければならないのは、誤字や脱字です。誤字脱字は「不注意な人」や「雑な人」といった印象を植え付けてしまいます。会う前からそのようなイメージを持たれてしまうのはもったいないので、メールを送る前に必ず文面を推敲するようにしましょう。

また、改行を考えることなくメールを書くと、横に長くなり読みづらい文章になってしまいます。メールでは、適度な文の長さで改行するようにしましょう。そうすることで、OB訪問を受け入れてくれる社会人にストレスなくメールを読んでもらえるはずです。

返信の速さと時間帯を意識!

OBの先輩とのメールはできるだけ早く返信することを意識しましょう。返信が遅いと、時間調整に余計な時間をかけさせてしまうと、迷惑がかかってしまいます。

ただし夜遅くにメールを送ることはマナー違反とされているので、メールを送る時間帯には気を付けましょう。おすすめの時間帯は朝です!朝に送っていれば、受信フォルダの上部にメールがあるはずなので、社会人の目につきやすくなります。また、時間帯問わず休日はメールを見ない可能性が高いので、送信するのはあまりお勧めできません。

日程・時間変更のメールはNG!

原則として、OB訪問のアポイントが決まったあとに日程変更・時間変更をするのは、ご法度です。しかし、もし変更しなければならなくなったら、できるだけ早くその旨を伝えてください。OB訪問の日程が直近になってからだと、メールを見ずに時間をあけておいてくださってしまう場合があります。OB訪問の日時変更のお願いとお詫びは、メールではなく電話でするようにしましょう。

アポイントのメールの書き方

OB訪問のメールのマナーを解説したところで、いよいよ実際にメールを送る際のポイントに入っていきます。

まずはOBの方に対するアポイントのメールです。大学のキャリアセンターの名簿で見つけた先輩のメールアドレスにメールをし、お時間をいただけないかお願いします。ここで注意しなければならないのは主に4つです。

件名に気を配る

社会人は非常に多忙な日々を過ごしています。1日に何十人とのやりとりすることなんて当たり前の世界です。ですので、OB訪問をしたいことと自分が何者であるかが一目でわかるよう、件名に「用件」、「大学名」、「名前」をタイトルに盛り込む必要があるのです。

メール件名の具体例
【OB訪問のお願い】○○大学の山田花子です。

メールアドレスをどこで知ったか伝える

 突然見ず知らずの学生からOB訪問の依頼を受けたら、どこでメールアドレスを知ったのか、不安を抱いてしまうかもしれませんね。どこでOB の方のことを知ったのかちゃんと伝えましょう。

熱意をもってお願いする!

 忙しく働く社会人に時間をいただくのですから、自分がOB訪問をしたい理由をはっきりと伝えなければなりません。OB訪問の準備として、企業研究は必須です。企業研究については、下記記事を参考にしてみてください。

日にちや時間の調整はこちらから提案する

 OB訪問をしたい日程の候補はこちらから伝えましょう。いずれの日程の都合もつかなかった場合は、再度こちらから提案しましょう。一方、時間の調整はみなさんがする必要がありますが、場所の設定はOB訪問する社会人にお任せしましょう。場所まで学生が指定しまうと、社会人の時間調整が大変になってしまうからです。

(テンプレートの例文)

【OB訪問のお願い】○○大学の山田花子です。
××株式会社
○○部△△課
鈴木 太郎 様
突然のご連絡恐れ入ります。
私、◆◆大学の山田花子と申します。
本日は大学のキャリアセンターの名簿で鈴木様のことを知り、
ご連絡させていただきました。
私は現在就職活動を控え、
広告業界に魅力を感じ、とりわけCMの制作で
多くの実績を持つ貴社に非常に興味を持ちました。
ぜひ××会社で活躍されている鈴木様にお話を伺いたく、
ご連絡させていただいた次第です。
下記日程でご都合よろしい日時はございますでしょうか?

5月20日(月)12:00~20:00
5月21日(火)13:00~20:00
5月22日(水)10:00~15:00

もしいずれの日程でもご都合つかない場合は、
再度提案させていただければと思います。
お忙しいところ大変恐縮ですが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
--------------------------------------------------
【大学】◆◆大学経済学部経済学科
【氏名】山田花子
【電話】080-1234-5678
【メール】hanako-yamada@shukatsu .jp
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OB訪問のアポがメールで取れなかったら・・・

メールでのアポの取り方を説明してきました。しかし、OB訪問のメールのやりとりは正直面倒。しかも、大半のケースで返信をもらうことができません
OB訪問のやりとりをもっと簡単にできないものか。このような問題意識から生まれたサービスがMatcherです。
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リマインドのメールの書き方

OB訪問を受け入れてもらえることになり、日程と場所が決まればあとは会いに行くだけです。ここで送るべきなのが「リマインドのメール」です。翌日OB訪問をする予定であることを再度OBの方にお知らせすることで、忘れられるのを防ぐことができます。

(テンプレートの例文)
【明日のOB訪問に関しまして】○○大学の山田花子です。
××株式会社
○○部△△課
鈴木 太郎 様
お世話になっております。
○○大学の山田花子と申します。
先日はOB訪問をご了承いただき、誠にありがとうございました。
明日は16:00にカフェ××(住所)でお待ちしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。
--------------------------------------------------
【大学】◆◆大学経済学部経済学科
【氏名】山田花子
【電話】080-1234-5678
【メール】hanako-yamada@shukatsu .jp
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 OB訪問の質問を事前にメールで送っておくメリット

限られた時間でよりたくさんのことを学びたいのであれば、自分がどんなことを聞きたいのか整理し、事前に伝えてみてください。OB訪問ですべき質問は、下記記事を参考に準備しましょう。

お礼メールで盛り込むべき内容

最後はOB訪問後のお礼メールです。忙しい中で時間を作ってくれたOBの方には、必ず感謝の気持ちを伝えましょう。お礼のメールを後で送ることができるようにきちんとアドレスを聞いておき、アドレスが分からずメールを送れなかったということがないように。OB訪問のお礼メールで盛り込むべき内容は以下の3点です。

時間を作ってくれたことに関してのお礼

社会人であるOB訪問先の先輩は、ただでさえ忙しい通常業務の中、後輩であるあなたのために時間を作ってくれています。はたまた貴重な休日をも返上してあなたのために時間を作ってくれて相談にのってくれているのです。しっかりとお時間をもらったことについてお礼の旨を伝えましょう。

OB訪問先で教えてもらったことについてのお礼

OB訪問にて参考となることが聞けた場合でも聞けなかった場合でも、この項目は入れるべき必須事項です。OB訪問先の先輩から教えてもらったことについてどのように感じて、それを基に今後自分はどのようにしていくつもりなのかを入れるだけで感謝が伝わります。

ご馳走になったことへのお礼

ご飯や飲み物などまでご馳走してくれることもしばしばあります。そんな時は、しっかりと文末に「P.S.」などを入れてかならず感謝を伝えるようにしましょう。

「P.S. 相談にのっていただきた上にパスタまでご馳走してくださり、誠にありがとうございました!凄く酸味と甘みのバランスが良くて美味しかったです!」など、ここでは「!(ビックリマーク)」などを使い感情の表現を伝えても問題はありません。

OB訪問を受け入れてくれた社会人のアドレスを知らない場合

OB訪問を受け入れてくれた社会人にメールアドレスを聞き忘れて、お礼のメールを送ることができないというケースが起こってしまうかもしれません。もしそうなったら、別のかたちで感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。具体的な方法としては、お礼の手紙を会社に送ることが挙げられます。お礼の手紙は、手書きということもあり、より一層感謝の気持ちを伝えることができます。オフィシャルな手紙は慣れていないかもしれませんが、ぜひ挑戦して感謝の気持ちを伝えてみてください。詳しい手紙の書き方の説明は、下記記事を参考にしてみてください!

 お礼メールの3つのルール

さて、お礼のメールで入れ込むべきことが分かったところで、次は基本的なルールについて説明します!ルールは大きく分けて3つあります。

お礼メールは翌日の午前中までに送る

お礼のメールを出すのが遅れてしまうと、いつ受け入れた学生か、どんな学生だったか忘れてしまうかもしれません。それに、すぐにお礼メールを受け取れたほうが、受け入れた側はうれしいですよね!鉄は熱いうちに打つということわざがあるように、会った翌日の朝までにはお礼メールをするようにしましょう。

挨拶・自己紹介・お礼を盛り込む

1でも述べた通り、社会人は1日に何十人とのやりとりすることが当たり前です。 自己紹介でも「どんな理由で会ったか」、「どこで会ったか」、「誰なのか」と、具体性を持たせることで相手に自分のことを思い出してもらいましょう。 また、このように具体性を持たせることによって、自分自身がその人と なぜ、どこであった、誰なのかの備忘録とすることもできるのです。

学んだことをお礼に盛り込む

 社会人は自分の経験則に基づいて、みなさんの進路についてアドバイスをするのですが、自分のアドバイスが本当にあなたの役に立ったのかなということが心配になります。そのため、先輩のアドバイスの中でも、何が印象に残っていて、それについて自分なりにはどう考えるようになったのかをお礼メールに盛り込むと良いでしょう。

(テンプレートの例文)
【OB訪問のお礼】○○大学の山田花子です
××株式会社
○○部△△課
鈴木 太郎 様
お世話になっております。
先日OB訪問させていただいた、
○○大学の山田花子です。
昨日はお忙しい中、お時間を作っていただき、
誠にありがとうございました。
どこにも教えてもらえなかった視点での鈴木さんのアドバイスは、
実に目からウロコでした。
また、今回のOB訪問を経て、
同時に鈴木さんのような広告マンになりたいという想いも強まり、
貴社の選考を受けさせていただきますので、
引き続き相談にのっていただけると幸いでございます。
改めまして、
昨日はお忙しい中お時間をいただきまして、
誠にありがとうございました。
p.s.
クリームパスタもごちそうさまでした!とても美味しかったです!
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【大学】◆◆大学経済学部経済学科
【氏名】山田花子
【電話】080-1234-5678
【メール】hanako-yamada@shukatsu .jp
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LINEやFacebookでのやりとりは失礼?

よくある学生の疑問に、LINE(ライン)やFacebook(フェイスブック)を交換してくれた際はそちらで連絡をとっていいのか? 失礼にならないのか?、というものがあります。結論からい言うと、交換したならそちらで連絡を取るようにしましょう!オフィシャルなメールアドレスではなくプライベートなLINEやFace bookのアカウントを教えてくれているということは、それだけフレンドリーに接してくれているということです。このように接してくれているにもかかわらずメールに送ってしまうということは、自らOBOGに壁を作っていることになってしまいます。礼儀の正しさは重要なことですが、行き過ぎると不快感を与えてしまうので、適切な距離感を意識しましょう。

‌最後に

OB訪問のメールの書き方は理解できましたでしょうか?
‌上で述べた通り、OB訪問は学生である今しかできない貴重なもの。ぜひ社会人と適切なコミュニケーションをとって、より良い機会にしてください。

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