【例文あり】OB訪問メールの書き方｜依頼からお礼まで網羅ガイド

2026/06/18

著者

Matcher編集部

OB・OG訪問サービス「Matcher」の編集チーム。就職活動やキャリア選択に関する情報を、学生の視点に立ってわかりやすく発信。Matcherの運営を通じて蓄積した知見をもとに、自己分析、業界研究、企業研究、ES・面接対策など、就職活動に役立つコンテンツを企画・制作する。

監修

西川晃平

Matcher株式会社代表取締役。OB・OG訪問サービス「Matcher」の立ち上げおよび運営を担う。就職活動における情報格差・機会格差の解消を目指し、学生が社会人に気軽に相談できる仕組みを構築。自身も学生からの就職活動相談に応じ、自己分析、ES添削、面接対策、キャリア選択など幅広い領域で支援を行う。

OB訪問メールの基本的な構成

OB訪問メールを送るべき5つのタイミングと目的

【例文あり】OB訪問の依頼メールの書き方

【例文あり】OB訪問のリマインドメールの書き方

【例文あり】OB訪問のお礼メールの書き方

【例文あり】OB訪問した相手に就活終了を伝えるメールの書き方

【例文あり】OB訪問を断られた場合の返信メールの書き方

‌OB訪問メールを書くときの5つのマナー‌

OB訪問メールに関するよくある疑問

10.

Matcherで実際にOB・OG訪問してみよう

11.

まとめ

OB訪問で「社会人にメールを送りたいが、書き方が分からない」という就活生に向け、各場面で使えるメールの例文やポイントをご紹介していきます。

丁寧な文面でメールを送るのは、最低限のビジネスマナーです。メールが正しく書けているか不安な方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

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OB訪問メールの基本的な構成

メールの構成は「①宛先、②件名、③宛名、④本文、⑤署名」という基本の型に当てはめて書くようにしましょう。

これらの要素でメールを構成することで、情報が分かりやすく伝わり、また、相手への配慮にも繋がります。

‌

①宛先

企業のHPなどにメールアドレスが記載されている場合はコピー＆ペーストをしましょう。
‌
‌メールアドレスを自分で入力する場合は打ち間違えるリスクがあります。間違っていないかどうか、しっかりと確認をしてから送るように心がけましょう。
‌
‌また、「宛先」は送り先の場所やメールアドレス、「宛名」は送り先の会社名や人物名のことを指します。

会社名・部署名・氏名（姓だけでも可）・役職（分かれば併記）などの「宛名」は、本文冒頭に記載しましょう。

②件名

件名には、メールの目的（例：OB訪問のお願い）と、差出人名（例：大学名・氏名）を簡潔に記載しましょう。

社会人側がメールボックスで検索しやすいように、大学名と氏名を明記します。ただ、件名が長くなりすぎないように学部や学科は省略するよう注意が必要です。

また、要件が分かりやすいように「【OB訪問のお願い】〇〇大学田中太郎」というように、【】や＜＞などの記号を用いて括りましょう。

③宛名

メールの宛名は企業の正式名称、部署名、相手の名前の順に書くのが一般的です。
‌
‌役職までわかっている場合は、役職も併せて書きましょう。会社名や人名を間違えないように注意し、誤字脱字を送信前に必ず確認しましょう。

④本文

「挨拶文」と「名乗り」を入れてから本題に入ります。

‌

挨拶文としては、初回メールでは「突然のご連絡失礼いたします」‌‌2回目以降のやり取りでは「お世話になっております」などを使います。名乗りでは、「学校名」「学部」「学科」「フルネーム」を入れましょう。自分が何者なのかを記した上で本題に入ります。
‌
‌本題では、OB訪問を依頼する経緯と、訪問の目的を記載してください。

・どこで相手を知ったのか、誰からの紹介か

・OB訪問を通して何を知りたいのか

・なぜその相手に聞きたいのか

を伝えるようにしましょう。

また、メール本文を書く時は、1行30文字以内を目安に、3〜5行くらいでまとめます。間に1行の空行を入れると読みやすいです。

⑤署名

署名には「氏名」「学校名・学部・学科」「連絡先」を入れておきましょう。
‌
‌あらかじめ作成しておくと、メールを送るたびに入力する手間が省けて便利です。記号などを入れる必要はありません。必要な情報を相手にわかりやすく伝えることが大切です。

OB訪問メールを送るべき5つのタイミングと目的

OB訪問メールは、以下の5つのタイミングで送ります。

▼OB訪問メールを送るタイミング

1. OB訪問の依頼メール

2. OB訪問のリマインドメール

3. OB訪問のお礼メール

4. 就活終了時のお礼メール

5. OB訪問を断られた際の返信メール

これらのタイミングでメールを送ることで、忙しい社会人に対して失礼のない対応ができ、また、しっかりとした学生であるという好印象を残すことにも繋がります。

以下では、各タイミングごとにメールを送る目的や注意するポイントなどをご紹介していきます。

タイミング1：OB訪問の依頼をするとき

OB訪問の依頼は、自己分析や業界・企業研究を深める参考となるように、就活開始直後や企業研究段階のタイミングで行うことが最適です。

また、OB訪問依頼をする際は、業界や企業の繁忙期を避けるようにスケジュールを提案しましょう。

▼OB訪問依頼を避けるべき時期

・年度末、決算月（3月）

・年末年始（12月下旬〜1月上旬）

・お盆（8月上旬〜中旬）

・クリスマスやバレンタインなどのイベント前後

上記の時期を避けることで、OB訪問依頼を受け入れてもらいやすくなります。

希望する日程の1ヶ月〜2週間前を目安にメールを送り、スケジュールに余裕を持ってOB訪問を依頼してください。

タイミング2：日程調整・確定の返信をするとき

OB訪問の依頼に対して社会人側から候補日の提案が来たら、スケジュールを確認して日程を確定する返信メールを送りましょう。メールの返信はなるべく24時間以内に行うのがビジネスマナーです。

日程確定のメールを送る際は、社会人側から提案された「日時」や「場所（またはオンラインの形式）」をそのままコピー＆ペーストして本文に転載しましょう。お互いの認識にすれ違いがないか、再度確認することができます。

もし、相手から具体的な候補日が提案されなかった場合は、学生側から3つほど日時を提案します。その際は、社会人側の休日に被らないよう、平日を中心に候補日を組むのが基本です。

タイミング3：訪問前日にリマインドをするとき

OB訪問の前日には、日時や場所を確認するリマインドメールを送りましょう。

多忙な社会人のスケジュールのなかで予定が流れていってしまわないように、前日の午前10〜12時を目安に連絡することがおすすめです。

また、リマインドメールを送る際は、当日質問したい項目のリストも一緒に送りましょう。質問項目を事前に共有しておくことで、社会人側も回答したい内容を事前に考えられるため、効率的なOB訪問に繋がります。

タイミング4：訪問後にお礼を伝えるとき

OB訪問後は、なるべく当日中〜翌朝までにお礼の連絡をいれましょう。訪問直後のタイミングでお礼メールを送ることで感謝の気持ちが伝わりやすくなり、誠実な印象を与えることができます。

また、お礼メールでは単に感謝を伝えるだけでなく、印象に残った話題や訪問を通じて得た学び・気づきに触れ、今後の関係構築につながる一言を添えましょう。

▼印象に残った話題への言及方法の例

・本日お伺いした、〜に関するお話が特に印象に残りました。

・◯の業務内容や△について具体的にお聞きでき、大変参考になりました。

・〜というお話から、貴社で働くイメージをより明確に持つことができました。

▼具体的な学びや気づきの伝え方の例

・今回のお話を通じて、〜の重要性について理解を深めることができました。

・◯に取り組む際には△の視点が重要であることを学びました。

・これまで抱いていた〜というイメージが変わり、新たな気づきを得ることができました。

▼今後の関係構築につなげる文言の例

・今後ともご指導いただけますと幸いです。

・また機会がございましたら、〜についてご相談させていただければ幸いです。

・今後の就職活動においても、◯や△について学びを深めてまいります。

・引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

タイミング5：就職活動終了の報告をするとき

OB訪問でお世話になった方には、就職活動が終了したタイミングでなるべく早く連絡しましょう。

OB・OG訪問の相手が入社先とは異なる企業の方であっても、社会人として再び関わる可能性はあります。そのため、内定先が決まって就職活動を終えたら、なるべく早く結果を報告することが大切です。

その際は、これまでの支援に対する感謝に加え、入社先が相手の企業ではない場合への配慮や、今後も関係を継続したいという意思が伝わる一文もお礼メールに盛り込みましょう。

▼支援への感謝の伝え方の例

・就職活動中は貴重なお時間を割いてご相談に乗っていただき、誠にありがとうございました。

・◯◯様からいただいたアドバイスのおかげで、自分の進路について深く考えることができました。

・OB・OG訪問で伺ったお話は、その後の企業選びに大変役立ちました。

・就職活動を進めるうえで、◯◯様からのご助言が大きな支えとなりました。

▼入社先が相手の企業でない場合の配慮の例

・慎重に検討を重ねた結果、△△社への入社を決断いたしました。

・さまざまな企業を比較・検討した結果、◯◯という理由から△△社への入社を決めました。

・貴社も大変魅力的でしたが、自身のキャリアプランを踏まえた結果、別の企業への入社を決意いたしました。

・今回ご縁をいただいたにもかかわらず別の進路を選択することとなりましたが、心より感謝しております。

▼今後の関係性の継続を示す文言の例

・今後ともご指導・ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

・入社後もご相談させていただく機会がございましたら幸いです。

・社会人として成長した姿をお見せできるよう努力してまいります。

・またお会いする機会がございましたら、ぜひご挨拶させていただければ幸いです。

・今後とも末永くよろしくお願いいたします。

【例文あり】OB訪問の依頼メールの書き方

ここからは、OB訪問で使うメールの例文やコツをご紹介していきます。

‌‌キャリアセンターの名簿などでOB・OG訪問がしたい、話してみたい社会人を見つけたら、まずはOB・OG訪問を依頼するメールを送りましょう。

例文｜依頼メールのテンプレート

件名：

【OB訪問のお願い】○○大学マチャ太郎

本文：

××株式会社

○○部△△課

鈴木太郎様

‌

突然のご連絡恐れ入ります。

‌

私、○○大学のマチャ太郎と申します。

‌本日は大学のキャリアセンターの名簿で鈴木様のことを知り、

ご連絡させていただきました。

‌私は現在就職活動を控え、

広告業界に魅力を感じ、とりわけCMの制作で

多くの実績を持つ貴社に非常に興味を持ちました。

‌ぜひ××会社で活躍されている鈴木様にお話を伺いたく、

ご連絡させていただいた次第です。

下記日程でご都合よろしい日時はございますでしょうか。

5月20日（月）12：00~20：00

5月21日（火）13：00~20：00

5月22日（水）10：00~15：00

もしいずれの日程でもご都合つかない場合は、

再度提案させていただければと思います。

‌お忙しいところ大変恐縮ですが、

何卒よろしくお願い申し上げます。

--------------------------------------------------

【大学】◆◆大学経済学部経済学科

【氏名】マチャ太郎

【電話】080-1234-5678

【メール】tarou-matya@shukatsu.jp

--------------------------------------------------

コツ｜依頼メールを書くときのポイント4選

ここでは、OB訪問依頼メールを書くときのコツを4つご紹介します。

1. 件名に「簡潔な要件」と「自分が誰か」を明記する

‌社会人は非常に多忙な日々を過ごしています。1日に何十人とのやりとりすることなんて当たり前の世界です。そのためメールを受け取った社会人が、誰からどういった要件で連絡が来たのかがすぐに分かるように工夫する必要があります。

件名に「簡潔な要件」「大学名」「名前」といった情報を盛り込むように意識しましょう。

‌
‌▼メール件名の具体例

【OB訪問のお願い】○○大学の山田花子です。

2. メールアドレスをどこで知ったか伝える

突然見ず知らずの学生からOB訪問の依頼を受けたら、どこでメールアドレスを知ったのか、不安を抱いてしまうかもしれません。

どこでOBの方のことを知ったのか、ちゃんと伝えましょう。
‌
‌▼メールアドレスをどこで知ったか伝える具体例

‌本日は大学のキャリアセンターの名簿で鈴木様のことを知り、

ご連絡させていただきました。

3. 熱意をもってお願いする

‌‌忙しく働く社会人に時間をいただくのですから、自分がOB訪問をしたい理由をはっきりと伝えなければなりません。
‌
‌その際は、訪問相手の経験や実績に触れ、「なぜお話を伺いたいのか」「なぜその企業に興味を持ったのか」などを具体的に伝えましょう。訪問の目的や熱意が明確になることで、依頼を受けてもらいやすくなります。

‌
▼相手に熱意を伝える文章の具体例
‌私は現在就職活動を控え、

広告業界に魅力を感じ、とりわけCMの制作で

多くの実績を持つ貴社に非常に興味を持ちました。

‌中でも鈴木様が手掛けられた◯◯のプロジェクトや、

第一線で活躍されているご経験に大変興味を持ちました。

貴社で働く魅力や広告業界で活躍するために必要な考え方

について理解を深めたく、ぜひ鈴木様にお話を伺いたいと考え、

ご連絡いたしました。

4. 日にちや時間の調整はこちらから提案する‌

‌OB訪問をしたい日程の候補はこちらから伝えましょう。いずれの日程の都合もつかなかった場合も、再度こちらから提案すべきです。

‌

学生側から具体的な候補日を複数提示することで、社会人側は提示された日程の中から都合のよい日時を選ぶだけで済みます。そのため、日程調整の負担を軽減できるだけでなく、やり取りの効率化にもつながります。

また、候補日は複数日（3〜5日程度）提示し、午前・午後・夕方など時間帯にも幅を持たせることが大切です。学生は訪問の機会をいただく立場であるため、社会人の都合に柔軟に対応できるよう、できるだけ選択肢を広く提示しましょう。

‌
‌▼日程調整文章の具体例
‌下記日程でご都合よろしい日時はございますでしょうか。

5月20日（月）12：00~20：00

5月21日（火）13：00~20：00

5月22日（水）10：00~15：00

もしいずれの日程でもご都合つかない場合は、

再度提案させていただければと思います。

【例文あり】OB訪問のリマインドメールの書き方

OB訪問を受け入れてもらえることになり、日程と場所が決まればあとは会いに行くだけ。ここで送るべきなのが「リマインドのメール」です。

翌日OB訪問をする予定であることを再度OBの方にお知らせすることで、忘れられるのを防ぐことができます。

例文｜リマインドメールのテンプレート

件名：

【明日のOB訪問に関しまして】○○大学マチャ太郎

本文：

××株式会社

○○部△△課

鈴木太郎様

‌

お世話になっております。

○○大学のマチャ太郎と申します。

‌先日はOB訪問をご了承いただき、誠にありがとうございました。

明日は16：00にカフェ××（住所）でお待ちしております。

‌何卒よろしくお願い申し上げます。

‌--------------------------------------------------

【大学】◆◆大学経済学部経済学科

【氏名】マチャ太郎

【電話】080-1234-5678

【メール】tarou-matya@shukatsu .jp

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コツ｜リマインドメールを書くときのポイント2選

‌ここでは、OB訪問のリマインドメールを書くときのコツを2つご紹介します。

1. 日時を再度お知らせする

‌リマインドメールで重要なのは、日時を再度お知らせすることです。

毎日多忙な日々を送っているであろう社会人の方々は、スケジュールが複雑な場合が多いです。メールで日時を読み間違えてしまっている可能性もあります。お互いが日時を正しく認識できているのかの確認をするために、リマインドメールには必ず約束の日時や場所を含めるようにしましょう。

‌もしオンラインでOB・OG訪問を行う場合は、当日使用するリンクなどもこのタイミングで送りましょう！

‌
‌▼日時を再確認する文章の具体例

明日は16：00にカフェ××（住所）でお待ちしております。

2. 当日にしたい質問を事前に送る

‌必ずしもやらなくてはならないわけではないですが、事前に質問を送っておくこともオススメです！社会人側に回答を考えておく時間ができるため、より正確な情報や考えなどを教えてもらえる可能性が上がります。

一方で、事前に質問を送っても必ず相手が目を通してもらえるとは限りません。そのため、もし自分に質問を事前に送る余裕があったら、という程度で大丈夫です。
‌

OB訪問ですべき質問は、下記記事を参考にしてみてください！

【参考】【最新版】OB訪問の質問80選！聞くことリストをご紹介

【例文あり】OB訪問のお礼メールの書き方

忙しい中で時間を作ってくれたOB・OGの方には、必ず感謝の気持ちを伝えましょう！

例文｜お礼メールのテンプレート

件名：

【OB訪問のお礼】○○大学マチャ太郎

本文：

××株式会社

○○部△△課

鈴木太郎様

‌

お世話になっております。

‌

先日OB訪問させていただいた、

○○大学のマチャ太郎です。

‌

昨日はお忙しい中、お時間を作っていただき、

誠にありがとうございました。

‌

鈴木さんからお聞きした業務のやりがいや、難しさ、

海外研修での発見などの話から、

今までよりも鮮明に貴社で働くイメージができるようになりました。

また志望動機についてのアドバイスもありがとうございました。

とても勉強になりました。

‌また、今回のOB訪問を経て、

同時に鈴木さんのような広告マンになりたいという意思も強まり、

貴社の選考を受けさせていただきますので、

引き続き相談にのっていただけると幸いでございます。

‌改めまして、

昨日はお忙しい中お時間をいただきまして、

誠にありがとうございました。

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【大学】◆◆大学経済学部経済学科

【氏名】マチャ太郎

【電話】080-1234-5678

【メール】tarou-macha@shukatsu .jp

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‌コツ｜お礼メールを書くときのポイント4選

‌ここでは、‌お礼メールを書くときのコツを4つご紹介します。

1. 挨拶・自己紹介を盛り込む

社会人は1日に何十人とやりとりすることが当たり前です。自己紹介でも「どんな理由で会ったか」、「どこで会ったか」、「誰なのか」と、具体性を持たせることでまずは相手に自分のことを思い出してもらいましょう！

‌

また、このように具体性を持たせることによって、自分自身がその人となぜ、どこであった、誰なのかの備忘録とすることもできるのです。
‌
‌▼挨拶・自己紹介文章の具体例

先日OB訪問させていただいた、

○○大学のマチャ太郎です。

2. 時間を作ってくれたことにお礼する

社会人であるOB訪問先の先輩は、ただでさえ忙しい通常業務の中、後輩である皆さんのために時間を作ってくれています。

‌

また貴重な休日を返上してあなたのために時間を作ってくれて相談にのってくれていいます！しっかりとお時間をもらったことについてお礼の旨を伝えましょう。
‌
‌▼時間を作ってくれたことに対するお礼文章の具体例

昨日はお忙しい中、お時間を作っていただき、

誠にありがとうございました。

3. OB訪問で教えてもらったことをお礼する

OB訪問にて参考となることが聞けた場合でも聞けなかった場合でも、この項目は入れるべき必須事項です。

社会人は自分の経験則に基づいて、みなさんの進路についてアドバイスをするのですが、自分のアドバイスが本当にあなたの役に立ったのか心配になる場合があります。

‌

‌そのため、先輩のアドバイスの中でも、何が印象に残っていて、それについて自分なりにはどう考えるようになったのかをお礼メールに盛り込むと良いでしょう。
‌
‌▼OB訪問で教えてもらったこのに対するお礼文章の具体例

鈴木さんからお聞きした業務のやりがいや、難しさ、

海外研修での発見などの話から、

今までよりも鮮明に貴社で働くイメージができるようになりました。

また志望動機についてのアドバイスもありがとうございました。

とても勉強になりました。

4. お礼メールは翌日の午前中までに送る

お礼のメールを出すのが遅れてしまうと、いつ受け入れた学生か、どんな学生だったか忘れてしまうかもしれません。

また、すぐにお礼メールを受け取れたほうが、受け入れた側はうれしいと感じるはずです。

会った翌日の朝までにはお礼メールをするようにしましょう！

【例文あり】OB訪問した相手に就活終了を伝えるメールの書き方

就職する会社がOB・OG訪問相手の企業であるかどうかに限らず、入社予定企業が決まったらその旨を伝えるメールを送りましょう。

先輩たちは、学生の皆さんの志望業界や企業について聞きながら、親身に相談に乗ってくれたはずです。その後皆さんがどのような活躍をされるのか期待している方もいるのではないでしょうか。

ぜひ就職活動が終わったら、OB・OG訪問した相手にお礼のメールを送ってみてください！

例文｜就活終了時のお礼メールのテンプレート

件名：

【就職活動終了のご報告とお礼】○○大学マチャ太郎

本文：

××株式会社

○○部△△課

鈴木太郎様

‌

お世話になっております。

‌

●月にOB訪問させていただいた、

○○大学のマチャ太郎です。

その節は貴重なお話を聞かせていただきありがとうございました。

この度○○株式会社に内定をいただき、

就職活動を終えたため、ご連絡させていただきました。

鈴木さんのお話をお聞きできたことで、

●●業界についてのイメージが深まり、

企業選びや選考にも活かすことができました。

改めまして、お忙しいなか相談に乗っていただき

誠にありがとうございました。

またご縁がありましたら、何卒よろしくお願いいたします。

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【大学】◆◆大学経済学部経済学科

【氏名】マチャ太郎

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‌なぜ就活終了の報告が大切なのか？

就職活動が終了したら、OB訪問でお世話になった方へ結果を報告することが大切です。就活終了の報告は単なる結果共有だけではなく、これまで支援してくれた相手との関係を円満に締めくくる意味もあります。

時間を割いて相談に乗ってくれた相手へ感謝を伝えることは、社会人としての基本的なマナーです。例えば、「◯◯様からいただいたアドバイスを参考に進路を決定できました」と報告することで、相手にも自分の支援が役立ったことを伝えられます。

また、OB訪問で築いたつながりは、将来的な人脈や業界内での評価につながる可能性があります。例えば、入社後に取引先として再会することもあるため、「◯◯様には就職活動中に大変お世話になりました。おかげさまで△△社への入社が決まりました」と丁寧に報告しておくことで、好印象を残し、将来の信頼関係の構築につながるでしょう。

【例文あり】OB訪問を断られた場合の返信メールの書き方

OB・OG訪問をお願いすれば、必ず受けてもらえるわけではありません。

通常の業務で忙しく、学生からの相談を受ける時間や余裕がない場合があります。そのような場合でも気を落とさずに、日程を検討してもらえたことに対するお礼のメールを送りましょう。

例文｜OB訪問を断られた場合のメールのテンプレート

件名：

【ご返信いただきありがとうございます】○○大学マチャ太郎

本文：

××株式会社

○○部△△課

鈴木太郎様

‌

お世話になっております。

○○大学のマチャ太郎です。

OB訪問についてご返信いただきありがとうございました。

また予定がつかないとのこと、承知いたしました。

突然のお願いにもかかわらず、

ご検討いただきありがとうございました。

また別の機会にお話をお聞きすることができれば光栄です。

何卒よろしくお願い致します。

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【大学】◆◆大学経済学部経済学科

【氏名】マチャ太郎

【電話】080-1234-5678

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OB訪問を断られたときの対処法

知り合いやキャリアセンターから紹介してもらった社会人にOB訪問を断られてしまった…という方におすすめしたいのが、大学関係なくOB訪問ができるMatcherです。

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断られても返信は必須！誠意を見せるチャンス

OB訪問の依頼を断られた場合でも、必ず返信を送りましょう。忙しい中で返信をくれたこと自体に感謝を伝えるのは、社会人としての基本的なマナーです。

例えば、「ご多忙の中、ご返信いただきありがとうございました。また機会がございましたらよろしくお願いいたします」と返信しましょう。

将来的に仕事で関わったり、別の機会に相談したりする可能性もあるため、丁寧な対応を心がけましょう。断られた場合でもきちんと返信することで、「誠実な人」という印象を残せます。

他のOB・OGを紹介してもらえないか打診する方法も

OB訪問を断られた場合でも、他の社員を紹介してもらえないか相談するのは有効な手段です。ただし、断りの返信を受けた直後に、まず感謝の気持ちを伝えたうえで依頼することが大切です。

例えば、「ご多忙の中、ご返信いただきありがとうございます。もし差し支えなければ、○○職種についてお話を伺える方をご紹介いただくことは可能でしょうか」といった形で依頼すると、失礼な印象を与えにくくなります。

また、「ご負担になるようでしたらお気になさらないでください」などの一文を添えることで、相手への配慮を示せます。紹介はあくまで善意によるものなので、強引にお願いしたり、紹介を前提として話を進めたりしないよう注意しましょう。

‌OB訪問メールを書くときの5つのマナー‌

‌OB訪問メールを書くとき、全体的に意識するべき5つのマナーについてご紹介します。

‌
‌▼OB訪問メールのマナー
・誤字脱字と改行に注意
・返信の速さと時間帯を意識
・直前の日程・時間変更でメールはNG
・メールの件名はそのままにする
・返信の引用は残したままにする
‌
‌失礼である印象を相手に与えないためにも、これらのマナーを意識しながらメールを送るようにしましょう。

1. 誤字脱字と改行に注意

まず注意しなければならないのは、誤字や脱字です。

誤字脱字は「不注意な人」や「雑な人」といった印象を与えてしまいます。会う前からそのようなイメージを持たれてしまうのはもったいないので、メールを送る前に必ず文面を推敲するようにしましょう。

メールでは、適度な文の長さで改行するようにしましょう。そうすることで、OB訪問を受け入れてくれる社会人にストレスなくメールを読んでもらえるはずです。メールを送る前に必ず全文を読み直し、読みやすさを確認してください。

‌OB訪問のメールでよく使う敬語

‌「会って話を聞きたいです」

→「お会いして、お話を伺いたく存じます」

‌

「いつが空いてますか？」

→「下記日時でご都合の宜しい日はございますでしょうか？」(日程をこちらから提案)

‌「了解です/分かりました」

→「承知致しました」

‌

敬語に苦手意識がある場合は、ラフな言葉を敬語に変換してもらえる‌以下のようなサービスを利用してみるのも良いでしょう。

‌【参考】3秒敬語

2. 返信の速さと時間帯を意識

OBの先輩とのメールはできるだけ早く返信することを意識しましょう。返信が遅いと、時間調整に時間がかかり、迷惑がかかってしまいます。
‌
‌▼返信する速さと時間帯に関するルール
‌・最低でも24時間以内に返信する
‌‌・メール返信は早いほうがベター
‌・メール返信のコア時間帯は平日朝9時〜11時
・メール返信を夜遅くにするのはNG

‌
‌メールを返信する際のおすすめ時間帯は平日の朝9時〜11時です。‌朝に送っていれば、受信フォルダの上部にメールがあるはずなので、社会人の目につきやすくなります。また、時間帯を問わず休日はメールを見ない可能性が高いので、送信するのはあまりおすすめできません。

3. 直前の日程・時間変更でメールはNG

当日や前日以外で日程や時間変更の連絡をする場合はメールが良いでしょう。忙しい社会人にとって電話で連絡されると仕事に影響を与えてしまう場合があります。メールでキャンセルする旨を伝え、日程を再設定したい場合は可能かどうか聞きます。日程変更の際は、相手への誠意を忘れずに、お詫びの言葉をしっかりと伝えましょう。

‌‌OB訪問の当日に予定をキャンセルする際は電話で連絡しましょう。メールは、相手がすぐに見てくれるとは限りません。そのため、直前に日程変更をお願いすると、相手がメールを見逃して、時間を空けておいてしまう可能性があります。電話で話した方が、相手もすぐに対応することができます。

4. メールの件名はそのままにする

メールに必ず件名をつけることは、ビジネスメールのマナーの基本です。新規メールは自分で件名を作成し、相手から届いたメールの返信の際には件名をそのままにしましょう。

ビジネスにおいては、基本的にひとつの話題に関するやりとりを１つのメールスレッドにまとめます。同じOB訪問に関する話題のやりとりなのに関わらず件名を変えてしまうと、どのような要件なのか、前後にどのような会話をしたのかが分かりにくくなってしまいます。

社会人は複数の相手と同時にメールのやり取りをしています。そのため、件名で用件を判断できるよう、むやみにメールの件名を変えないようにしましょう。また返信する時につく「Re:」については、削除する必要はありません。

5. 返信の引用は残したままにする

‌メールの返信をするとき、以前のメッセージ内容の履歴が自動で下方に残されていることに気がついたことがある人もいるのではないでしょうか。
‌
‌このような履歴のことを『全文引用』といいます。ビジネスメールにおいて『全文引用』は残したままの方が良いとされています。

これまでの履歴が残っていることにより、今までのやりとりを確認しやすくなるため、『全文引用』は削除せずにそのままにしておきましょう。

OB訪問メールに関するよくある疑問

‌ここでははじめてOB訪問をされる学生の方向けに、OB訪問に関するメールのやりとりの中で出てくるであろう疑問にお答えします。

ぜひ参考にしてみてください。

Q. 待ち合わせ場所は自分から提示するべき？

OB・OG訪問を依頼するアポイントメールで、自分の方から日時を提示するべきと書きました。その際に待ち合わせする場所も自分から提示するべきなのか、疑問に感じた方もいるかもしれません。

日程は学生側が提示する必要がありますが、場所の設定はOB・ OG訪問する社会人にお任せしましょう。

場所まで学生が指定してしまうと、社会人の時間調整が大変になってしまうからです。

基本的には社会人側が自ら場所を提示してくれる場合が多いですが、OB・OG訪問を受けることに慣れていない社会人の場合、忘れてしまうこともあります。そのような時は「当日はどちらでお待ち合わせするのがご都合よいでしょうか？」というような文面で、相手の場所の都合を聞いてみましょう！

‌Q. 土日に返信してもいい？

先ほど夜遅い時間のメールは控えるべきだとお伝えしましたが「それでは土日の返信はどうなのだろう？」と疑問に思った方もいるかもしれません。

結論からいうと、土日にメールの返信をしても大丈夫です。

学生側としては、平日は学校などがあるため、土日の方が就活関連のことを行いやすいのではないでしょうか。数日間返信がないよりは「お休みのところ失礼いたします」と冒頭に記載した上で返信があった方が、社会人側も状況を把握しやすいです。

また、会社にあるパソコンでしかメールを確認できない方や、土日は完全に休むと決めている方もいるので、休日の間に返信がなくても焦る必要はありません。

Q. 相手から送られてきたメール全てに返信したほうがいい？

メールの返信をしないのは「既読スルー」のように失礼なのではないか？と不安になりますよね。

基本的に、メールの返信は学生側が最後になるようにしておいた方がよいです。

▼OB訪問のやりとりの流れ

学生側：OB訪問依頼のメールを送る

社会人側：OB訪問を受け入れる

学生側：日程の候補を提案する

社会人側：都合の良い日程を返信する

学生側：日程調整完了&お礼をする

OB訪問のやりとりは基本的にこのような流れになる場合が多いです。予想外のことがない限りは、自然と学生側が最後にメールを送ることになるため、問題ないでしょう。

もし日程調整完了のメールに対して、社会人側から「当日はお願いします」というような内容の簡潔なメールがきた場合は、それ以上返信を行う必要はありません。

社会人側の新着メールを確認する手間も考えながら、失礼に当たらない範囲でメールの返信を行いましょう。

Q. ZOOMなどのリンクは自分から送るべき？

オンラインでのOB・OG訪問も頻繁に行われるようになった昨今。

当日使用するZOOMなどのリンクは社会人側から送ってもらえることが多いです。しかし、前日までにリンクが送られてこない場合は、自分で発行し、送るようにしましょう。

「当日はこちらのリンクからご入室いただく形でよろしいでしょうか？」のような文章をリマインドメールの中に含めてください。

もし40分しか通話できないなどの制限がツールにかかってしまっている場合は、「40分の通話制限がかかってしまっているため、お忙しいなか大変恐縮なのですが、当日使える通話リンクを発行していただいてもよろしいでしょうか？」というようにお願いしてみましょう。

Q. LINEやFacebookでのやりとりは失礼？

よくある学生の疑問に「LINEやFacebookを交換してくれた際はそちらで連絡をとっていいのか？失礼にならないのか？」というものがあります。

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‌結論から言うと、交換したツールで連絡を取るようにしましょう。社会人側から他ツールの連絡先を交換を提案された場合、頻繁に使用するツールでやり取りすることで連絡に気づきやすくしたいといった意図があると思われます。
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‌チャット形式で連絡を取る場合は、「お世話になっております」といった挨拶から文章を始め、「よろしくお願いします」で締めると良いでしょう。基本的にはメールよりも簡潔な内容にして問題ありません。