OB訪問のアポを電話でとるときの要点
2019.07.05
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OB訪問を電話で頼むためには
就職活動の本選考を控え、OB・OG訪問をしたいと考える人が多いのではないかと思います。
OB訪問の際に避けては通れないのが、電話でのアポイントです。大学のキャリアセンターで名簿を見せてもらい、興味のある企業で働く先輩に電話でOB訪問のアポをとります。
多くの大学生にとって、社会人に電話するのは初めての経験。ましてや見ず知らずの社会人にいきなり電話で会ってくださいとお願いするのは、なかなか緊張することではないでしょうか？
しかし社会人の多くの人もOB訪問を経て企業に就職しています。失礼のないよう、マナーに気をつければ、きっと気持ちよくOB訪問を受け入れてくれるはずです。
この記事では、OB訪問をお願いするときの電話方法、そして気を付けるべきポイントを説明します。これらを徹底し、有意義なOB訪問をしてください。
※OB訪問の一連の流れについて知りたい場合は、下記記事を参考にしてみてください。
これさえ読めば安心！ 就活に効くOB訪問のやり方
(1)OB訪問をしたい社会人に取り次いでもらう
OB訪問のアポを取るためには、当然ながら訪問したい社会人に取り次いでもらわなければなりません。多くの学生さんがやってしまうこととして、名前だけを名乗り、OBの方に取り次いでもらうようお願いするというものです。
悪い例
学生：「山田花子と申しますが、鈴木さんはいらっしゃいますか？」これでは、電話をかけている人物がどんな人で、何のために電話をかけてきたのか分かりません。忙しく働いている社会人に対してお時間をいただくのですから、自分の身分と用件が伝わりやすいよう工夫するべきでしょう。また、お時間をいただくことに関して気を遣うことも大切です。
良い例
学生：「お忙しいところ恐れ入ります。○○大学三年生の山田花子と申しますが、△△課の鈴木太郎さんはいらっしゃいますか？」大学名と学年を伝えることで、最初に電話に出てくださる会社の方はOB訪問目的だと気づいてくれます。用件を聞かれることもありますが、学生であることを伝えてあれば、スムーズに取り次いでくれるでしょう。
その他、注意すべきこととしては、取り次ぎをお願いしたい先輩を「フルネーム」で呼び出すということです。企業の規模が大きいと、同じ苗字の人は何人もいる可能性があります。フルネームと所属の部署を伝えることで、話を聞きたい先輩にスムーズにつないでもらえます。
先輩が不在だった場合のやり取り
OB訪問をしたい先輩がいつでも会社内にいるわけではありません。そのような際は、先輩のお戻りの時間を伺います。戻ってくる時間をを教えてもらえたら、その時間に再度電話する旨を伝え、電話を切りましょう。
折り返しのお電話をくださる場合もありますが、その場合は電話に確実に出れる時間を伝えましょう。確実に出られる時間が分からない場合は、こちらから再度電話するよう申し出てください。
会話の例
会社：「申し訳ございません。ただいま鈴木は離席中でございます。」学生：「左様でございますか。お戻りのお時間は何時ごろになりますでしょうか？」
会社：「15:00前後になるかと思います。」
学生：「かしこまりました。ではその時間に改めてご連絡させていただきます。ご対応いただき、ありがとうございました。」
(2)日程・場所の調整
次は実際に訪問したいOBとの電話方法です。キャリアセンターの名簿に先輩個人の電話番号が掲載されている場合は、ここからのスタートなります。まず、自分の大学名、どこで先輩のことを知ったのかを伝え、今時間をいただけるか確認します。時間がいただけるようなら、OB訪問をしたい旨を伝えましょう。
ここで肝に銘じなければならないのは、OB訪問を受け入れてくれるのが当然だと思わないことです。時間をいただき、ご馳走までしてもらうこともあるのですから、なぜOB訪問をしたいのかを伝え、誠意を持ってお願いしましょう。
悪い例
学生：「○○大学の山田花子と申します。OB訪問したいのですが、お時間いただいてもよろしいでしょうか？」
良い例
学生：「○○大学の山田花子と申します。キャリアセンターの名簿で鈴木太郎さんを知り、お電話させて頂きました。現在、就職活動を控えており、企業研究にて御社に大変興味を持ちました。そしてぜひお話を聞かせていただきたいと考えました。お忙しいところ大変恐縮ですが、OB訪問のをお時間いただくことはできますでしょうか？」OB訪問を受け入れてくださると言っていただけた場合は、集合場所と日程調整に入ります。OBの方は忙しいので、まずこちらから日程を複数提示しましょう。もし提示した日程でOBの方の都合が会わなかった場合は、都合のつく日時を伺い、できるだけその予定に合わせましょう。
時間と場所が決まったら、もう一度お互いの認識に間違いがないか確認します。最後に電話する時間をいただいたお礼を述べて、電話を切ります。このときに、OBの方が受話器をおろしたのを確認してから電話を切るようにしてください。
会話の例
OB・OG：「OB訪問いいですよ！」学生：「ありがとうございます！○月◆日と▲日の14：00以降でご都合のよい時間帯はございますでしょうか？」
OB・OG：「◆日の16：00から、場所は××でお願いいたします！」
学生：「かしこまりました。では、◆日の16：00に××に伺います。本日はお時間いただきありがとうございました！」
【番外編】遅刻・キャンセルの連絡は電話で
当たり前のことですが、OB訪問での遅刻は絶対に避けるようにしましょう。具体的な対策としては、電車の時刻や待ち合わせ場所を事前に調べておくことや、待ち合わせ時間の15分前には到着しておくことなどが挙げられます。しかし、交通機関の乱れなど、どうしても時間に間に合わないことが出てくるかもしれません。そのときは必ず、電話でその旨を伝えましょう。メールだと見てもらえない可能性があり、無駄な時間を過ごさせてしまうからです。
電話で伝えなければならないことは、「遅刻の理由」、「どれほど遅刻するのか」、「遅刻に対するお詫び」の3点です。
良い例
学生：「お世話になっております。 本日◯時からOB訪問させていただく予定の◯◯と申します。学生：「お世話になっております。本日◯時からOB訪問させていただく予定だった◯◯と申します。本日体調を崩し、OB訪問に伺うことができそうにございません。貴重な時間をいただいたのに誠に申し訳ございません。大変恐縮ですが、再度日程の提案をさせていただくことは叶いますでしょうか？」
また、OB訪問のキャンセルをお願いするときも電話が望ましいです。キャンセルの理由には、体調不良やスケジュールの管理ミスなどがあるかと思いますが、とにかく早く連絡することが大切です。早めにキャンセルがわかれば、１日のスケジュールを組み直すことができます。社会人の貴重な時間を無駄にぜずに済むのです。
遅刻もキャンセルも基本的にあってはいけないことなので、絶対にしないように注意してください。
でもやっぱり電話でのアポが怖い方は...
さて、OB訪問のアポイントメントのための電話のかけ方について説明してきました。しかし、
もっと簡単に興味のある企業の社会人にOB訪問のアポイントをとる方法があります。それが、OB訪問支援サービス、Matcher(マッチャー)を使ったアポイントメントです。
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【社会人の所属企業例(一部)】
ゴールドマン・サックス証券、マッキンゼー、Google、三菱商事、電通、日本テレビ、P&G、味の素、サントリー、トヨタ自動車、オリエンタルランド、任天堂、リクルート、集英社、AGC、SONY、全日本空輸、外務省、DeNA、メルカリなど約3500社
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