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企業へのメールについて書く記事の写真です。

企業へのメールで守るべき4つのポイント

就活で、1度は送る機会が生じる企業へのメール。この記事では、企業にメールを送る際に押さえるべき要点4つを紹介します。押さえるべきマナーを把握して、正しくメールを送れるようになりましょう。

2018.02.10

企業へのメールについて書く記事の写真です。
就職活動に際して、一度は送る企業へのメール。オフィシャルなメールを送る経験がほとんどない人にとって、メールの作成は不安になることばかりでしょう。けれども、ご心配なく。押さえるべきポイントさえ理解してしまえば、メールを苦に感じることはなくなります。
‌この記事では、企業へのメールで押さえるべきポイントを4つ紹介します。就職活動に留まらず社会に出た後も必要になるマナーなので、これを機にぜひ身につけてください。

‌用件が一目で分かる件名をつける

LINEやFacebookなどのSNSに慣れてしまうと、件名の重要性はあまりピンと来ないかもしれません。しかし、企業へのメールでは、適切な件名付けをしなければ見てもらえないリスクがあります。メールを開封し読んでもらうためには、件名から誰がどのような用件で送ってきたメールなのかが分かるようにしなければなりません。件名で用件を的確に伝え、かつコンパクトに伝えられるように意識してください。

悪い件名の例

①インターンの件
‌②面接について
‌③先日のお礼

‌適切な件名の例

①【〇〇大学 山田】インターンシップの募集に関するご質問
‌②【〇〇大学 鈴木】面接の日程調整につきまして
‌③【OB訪問のお礼】〇〇大学の高橋です

‌返信は必ず1日以内に

メールの返信を考えている様子就職活動をしていると、面接の日程に関するメールやOB訪問の連絡など、送られてきたメールに返信しなければならない場面が出てきます。メールの返信でいちばん大切なのは、とにかく早くメールを返すこと。とりわけ日程調整に関するメールは相手の都合があるので、返信が遅れると相手に迷惑がかかります。遅くても24時間以内には返信のメールを送るようにしてください。

書き出しには宛名を、締めには署名を

就職活動に限らず、ビジネスメール全般では、誰に向けて書かれたメールなのかを宛名で示し、誰が書いたメールなのかを署名で示さなければなりません。
‌宛名には、相手の所属企業、所属部署、氏名を書きます。具体例は以下の例を参考にしてください。

‌宛名の例

①全ての情報が分かっている場合
‌〇〇証券株式会社
人事部
‌山田太郎様

‌②部署が分からない場合

‌〇〇証券株式会社
‌山田太郎様

③氏名が分からない場合
〇〇証券株式会社
‌人事部
‌新卒採用担当者様

‌署名には、自分の所属大学、学部学科、氏名、住所、メールアドレス、電話(携帯・自宅)を書きます。メールアドレスは携帯電話のメールアドレスを避け、日常的に確認できるPC用のメールアドレスを記入するようにしてください。
‌また、署名はメールのデフォルト設定として登録しておくことも可能です。メールを送るときの手間が省けるので、ぜひ試してみてください。

‌署名の例

-‌----------------------------------
‌〇〇大学 法学部 政治学科
‌鈴木 花子(Hanako Suzuki)
‌〒222-2222
‌東京都新宿区☓☓1-3-16
‌mail: hanako-suzuki@dmail.com
‌TEL(携帯)080-0000-0000
‌TEL(自宅)03-0000-0000
‌-‌----------------------------------

‌誤字脱字には細心の注意を

メールで誤字脱字をチェックしている様子メールを送る前には、必ず誤字脱字がないかの確認をするようにしましょう。誤字脱字は、事前に確認しておけば防ぐことができるもの。にも関わらずこれらがある状態でメールを送ってしまっては、適当に送ってきたメールだと思われてしまいます。「どこかに誤りがあるはずだ」といったつもりでチェックをしてみてください。

‌各種メールの書き方のテンプレート集‌

企業へのメールで守るべきポイントを4つ説明しました。最後に具体的な例文として、企業に送るメールのテンプレートを紹介します。

‌インターン

インターンに関する質問

件名:【☓☓大学 山田太郎】インターンの集合場所に関するご質問
‌Matcher株式会社
‌新卒採用グループ
‌抹茶太郎様

‌お世話になっております。
‌来週のサマーインターンに参加させていただきます、
‌☓☓大学経済学部3年の山田太郎と申します。

‌この度は、来週のサマーインターンの集合時間に
‌ついてご質問させていただきたく、
‌ご連絡させていただきました。

‌会場がオフィスと異なるところが指定されておりますが、
‌当日はオフィスに行かず、直接そちらに向かうかたちで
‌お間違いないでしょうか。

‌お手数をおかけ致しますが、
‌ご返信いただけますと幸いでございます。
‌何卒宜しくお願い申し上げます。
‌‌------------------------------------
‌☓☓大学 経済学部
‌山田太郎(Taro Yamada)
‌363-1111
‌埼玉県川越市△△2-2-6
‌Mail: tarou-yamada@g-mail.com
‌TEL(携帯): 090-1111-1111
‌TEL(自宅)048-0000-8888
‌‌------------------------------------

インターンのお礼

件名:【インターンシップのお礼】抹茶大学の山田太郎です。
〇〇株式会社
‌新卒採用担当者様

‌先日のインターンシップに参加させていただきました、
☓☓大学の田中隆と申します。
3日間に渡りご指導いただきまして、
‌本当ににありがとうございました。

‌この度のインターンシップを通して、
‌自動車業界について深い理解ができたのに加え、
疲れてくると自分の注意力が散漫になってしまうという
‌自分の弱みにも気がつくことができました。

‌今回の学びを生かして、常に視野を広くすることを意識して
日々を過ごしていきたいと考えております。

‌また、3日間に渡りご指導くださった伊藤様にも御礼を
お伝えいただけると幸いでございます。

‌重ね重ね、この度は誠にありがとうございました。
ぜひ貴社の選考を受けさせて頂きたく存じますので、
引き続き何卒よろしくお願いいたします。
‌‌------------------------------------
‌☓☓大学 経済学部 経済学科
‌田中隆(Takashi Tanaka)
‌393-1881
‌埼玉県所沢市■■2-2-29
‌Mail: takashi-tanaka@g-mail.com
‌TEL(携帯): 090-1111-1111
‌TEL(自宅)048-0000-1111
‌‌------------------------------------

面接

‌面接のお礼メール

(件名)【5月7日の面接のお礼】抹茶大学の山田花子です。
〇〇株式会社
人事部 鈴木様
‌お世話になっております。
5月7日に面接のお時間をいただきました、
‌抹茶大学の山田花子と申します。
この度は、面接の機会をいただきまして、
‌誠にありがとうございました。

‌貴社で活躍するための心得をご教示いただくことができ、
非常に有意義であったとともに、
貴社への志望度がより一層高まりました。

ご多忙と存じますので、ご返信には及びません。
末筆ながら、ご面談のお礼を申し上げますとともに、
貴社のご発展と皆さまのご多幸をお祈り申し上げます。
---------------------------------------
〇〇大学 工学部 工学科
山田花子(Hanako Yamada)
〒225-3333
‌千葉県浦安市☓☓3-4-3
mail: hanako-yamada@dmail.com
TEL(携帯)080-1234-5678
‌TEL(自宅)050-3333-3322
---------------------------------------

さいごに

就活でメールを送る様子いかがでしたでしょうか?みなさんが安心して企業へメールを送れるようになっていたら幸いです。
‌企業へのメールの送り方は、就職活動が終わっても役に立つもの。ぜひ早くから社会人の基礎を身に着けましょう。

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