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インターンのメールに返信する学生の写真です。

インターンのメールの書き方-返信の方法は?

多くの人が困る、インターンで送るメールの書き方。この記事では、インターンで送るメールの書き方をシーン別で説明します。メールのマナーをしっかり押さえて、有意義なインターンにしましょう。

2020.02.05

インターンのメールに返信する学生の写真です。

【就活メールマナー 目次】

【基本的なマナー】
‌‌‌‌【質問】
【面接・お礼】
【面接・辞退】
【インターン】
インターンのメールの書き方-返信の方法は?←Now

【OB訪問】

‌インターンのメールのポイントを解説

‌‌夏になると本格的に始まるインターンシップ。初めて企業とやりとりをする機会になるため、メールの送り方に困っている人も多いのではないでしょうか?

‌しかし、過度に心配する必要はありません。基本の型さえ押さえてしまえば、インターンのメールは全く難しくないのです。ここでは、インターンのシーンごとに送るメールの書き方を説明します。

‌ぜひ要点を理解して、インターンのメールをマスターしてください。

基本的な5つのメールマナー

インターンのメールの書き方を説明する前に、メールを送る時に守るべき5つのマナーを説明します。これから説明する5つのマナーは、インターンのメールに限らず、ビジネスメール全般に言えること。今後も必ず必要になるものなので、これを機会に覚えてしまいましょう。

‌①誤字脱字はNG

‌メールの誤字脱字は事前のチェックで防げるもの。それ故、誤字脱字がある状態で送ってしまうと、相手には雑に書いていたことが分かってしまいます。

‌あまりに誤字脱字が目立つメールは、相手を不快にさせかねません。メールを送る前に、表記ミスがないか必ず確認しましょう。

‌特に注意しなければならないのは、相手方の会社名氏名。これらの間違いは、誤字脱字の中でも特に失礼に当たるので、細心の注意を払わなければなりません。「株式会社」が会社名の前につくのか後につくのかも必ずチェックしましょう。

‌②適度に改行をする

‌改行がないメールは社会人の方にストレスを与えます。メールでは、区切りの良いところで改行するようにしましょう。学生ではなかなか実践している人が少ないので、これができるだけでもマナーが分かっている人だと思ってもらえるはずです。

③件名を見ただけで、メールの概要が分かるように

社会人は1日に何十通ものメールを受信します。送ったメールが他のメールに埋もれてしまうことなど日常茶飯事。自分が送ったメールをしっかりと読んでもらうためには、件名を見たときにどんな要件で送られてきたメールなのか分かる様にしておくことが大切です。

‌おすすめの件名の付け方は、自分の名前と用件をまとめて盛り込む方法。これによって、自分が送ったメールの緊急性や重要性が相手に伝わり、きちんと返信が返ってくる可能性が高まります。

‌【悪い例】

‌件名:ご質問
‌【良い例】
‌件名:【☓☓大学 抹茶太郎】インターンの持ち物に関するご質問

‌④夜にメールは送らない

メールを夜の時間に送るのはマナー違反。どうしてもすぐに連絡を取らなければ行けない場合を除いて、会社の営業時間が終わる前にメールを送るようにしてください。

‌おすすめの時間帯はです。企業が勤務を開始するときにメールが受信箱にあると、すぐに確認してもらえる可能性が上がります。

‌⑤メールの最初には宛名。締めには署名。

どんなメールでも、文面の最初には宛名を書き、締めの部分には署名を書きましょう。

‌宛名は、「企業名」「所属部署」「名前」の順で書きます。もし所属の部署が分からない場合は、そこは省略して書くようにしましょう。

【宛名の例】

‌Matcher株式会社
‌新卒採用グループ
‌マチャ太郎様

‌署名は、「所属の大学」「学部」「氏名」「メール」、「電話番号」を書いてください。

‌【署名の例】
‌------------------------------------
‌☓☓大学 経済学部
‌抹茶太郎
‌Mail: tarou-matcher@g-mail.com
‌TEL: 090-1111-1111
‌‌------------------------------------

‌‌‌インターンに応募する際のメール

まずは、インターンに応募するときのメールを紹介します。下記は応募メールの例文です。

‌件名:【☓☓大学 抹茶太郎】インターンの応募につきまして
‌Matcher株式会社
‌新卒採用グループ
‌マチャ太郎様

‌お世話になっております。
‌☓☓大学経済学部3年の抹茶太郎と申します。
‌この度、貴社のサマーインターンの募集を
‌拝見致しました。

‌広告業界のことを3日で理解できるというプログラムに
‌魅力を感じ、ぜひ参加させていただいと考えております。
‌つきましては、ぜひ選考の機会をいただけますと
‌幸いでございます。

‌お忙しいところ恐れ入りますが、
‌何卒宜しくお願い致します。
‌‌------------------------------------
‌☓☓大学 経済学部
‌抹茶太郎
‌Mail: tarou-matcher@g-mail.com
‌TEL: 090-1111-1111
‌‌------------------------------------

‌インターンの応募メールでは、インターンに参加したい旨を書くとともになぜ参加したいのかを伝えるようにしましょう。上記の例文では最低限の情報になっていますが、説得力がある志望動機を書けると、インターンへの熱意が伝わります。

‌詳しくは、下記記事を参考にしてください。

‌インターンの質問するときのメール

‌インターンについて不明点があったり聞きたいことがあったときに、メールで質問をしたいと考えるケースがあるでしょう。下記にインターンで質問する際のメールの例を挙げます。

‌‌‌件名:【☓☓大学 抹茶太郎】インターンの集合場所に関するご質問
‌Matcher株式会社
‌新卒採用グループ
‌マチャ太郎様

‌お世話になっております。
‌来週のサマーインターンに参加させていただきます、
‌☓☓大学経済学部3年の抹茶太郎と申します。

‌この度は、来週のサマーインターンの集合場所に
‌ついてご質問させていただきたく、
‌ご連絡させていただきました。

‌会場がオフィスと異なるところが指定されておりますが、
‌当日はオフィスに行かず、直接そちらに向かうかたちで
‌お間違いないでしょうか?

‌お手数をおかけ致しますが、
‌ご返信いただけますと幸いでございます。
‌何卒宜しくお願い申し上げます。
‌‌------------------------------------
‌☓☓大学 経済学部
‌抹茶太郎
‌Mail: tarou-matcher@g-mail.com
‌TEL: 090-1111-1111
‌‌------------------------------------
メールでインターンの質問をするときに大切なのは、メールの読み手が何を聞かれているのかが理解できること。質問が理解できないと、企業の人が聞き返さなければならず、手間をかけてしまいます。

‌先に「来週のサマーインターンの集合場所についてご質問させていただきたく、ご連絡させていただきました」といったかたちで、何の質問をするのか結論を先に述べましょう。こうすることで、読み手は何の質問をしているのか理解できます。

メールへの返信方法

メールを送っている写真ですインターンの選考中は、面接の日程調整などで来たメールに返信しなくてはならない場面が出てきます。下記は、日程調整で返信するときのメールの例文です。

‌Matcher株式会社
‌新卒採用グループ
‌マチャ太郎様

‌お世話になっております。
‌☓☓大学経済学部3年の抹茶太郎と申します。

‌ご連絡いただいた件につきまして、
‌下記の日時で伺えるかと存じます。

‌6月24日(月) 10:00~16:00
‌6月25日(火) 10:00~15:00
‌6月27日(木) 終日
‌6月28日(金) 14:00~

‌もしいずれもご都合がつかない場合は、
‌再度ご提案をさせていただければと存じます。
‌何卒宜しくお願い申し上げます。
‌‌------------------------------------
‌☓☓大学 経済学部
抹茶太郎
‌Mail: tarou-matcher@g-mail.com
‌TEL: 090-1111-1111
‌‌------------------------------------

‌面接の日程を返信する際は、できるだけ広い日時を提案するようにしましょう。提案する日程が少なすぎると、日程調整が難しくなり、何度もメールを返信し合わなければなりなくなります。スムーズにやりとりが進むように配慮してください。

‌インターンのお礼メール‌‌

‌最後は、インターンのお礼メール。インターンの参加後にお礼のメールを送ることで、企業に感謝を伝えることができます。下記がその例文です。
‌‌
‌Matcher株式会社
‌新卒採用グループ
‌マチャ太郎様

‌お世話になっております。
‌昨日のインターンに参加させていただきました、
‌☓☓大学経済学部3年の抹茶太郎と申します。

‌3日間に渡り沢山のことをご教示いただきまして、
‌誠にありがとうございました。
‌広告業界への理解が深まったとともに、
‌ワークを通して自分の課題が明確になりました。

ぜひ貴社の選考を受けさせて頂きたく存じますので、
引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。
‌‌------------------------------------
‌☓☓大学 経済学部
‌抹茶太郎
‌Mail: tarou-matcher@g-mail.com
‌TEL: 090-1111-1111
‌‌------------------------------------
‌インターンのお礼メールで大切なのは、インターンを通して何を得たのかをしっかりと伝えることです。また、お礼メールを送るのは早いに越したことはありません。インターンが終わったら、できるだけ早くお礼メールを送るようにしましょう。

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