面接辞退メールの正しい書き方のマナーとは？|例文あり
2023/08/08
目次
面接を辞退したいときは・・
「志望度の高い企業との選考が被ってしまった・・」「すでに内定をもらっていて、面接を辞退したい・・」
選考が本格化する中で、面接辞退を検討している人は多いのではないでしょうか？どの手段で連絡をするのが適切で、どんな伝え方をすれば平穏に断ることができるのか。悩む人も少なくないでしょう。
ビジネス経験のない就活生にとって、メールでの連絡に不安はつきもの。この記事では、面接を辞退する際のメールの送り方を説明します。みなさんが面接辞退のメールを書く際に参考になれば幸いです。
ビジネス経験のない就活生にとって、メールでの連絡に不安はつきもの。この記事では、面接を辞退する際のメールの送り方を説明します。みなさんが面接辞退のメールを書く際に参考になれば幸いです。
面接辞退の際に注意すべき3つのこと
面接辞退のメールの送り方を説明する前に、面接辞退をする際に意識しておくべきポイントを説明します。ポイントは以下の2つです。
①辞退の連絡はなるべく早く行う
面接を辞退する際は必ず連絡を入れましょう。無断欠席をするようなことがあると、みなさん自身だけでなく、大学の印象の悪化にも繋がってしまいます。社会に出る上での最低限のマナーとして、事前に連絡することを忘れないでください。
辞退の連絡は、できるだけ早く入れることが肝要。人事や面接を行う社員の方々は、忙しいスケジュールの中、事前に時間を確保してくれています。本来やるべき業務を止めて、新卒採用に労力を割いてくれているという事実を心に留めておきましょう。
また、裏では面接に進めなかった学生もいます。面接の枠は決められているため、早期の辞退によって、他の就活生の面接が新たに組まれる可能性もあります。辞退を決めたら速やかに連絡を入れるのが望ましいでしょう。
②辞退後の再受験はできない
面接辞退をした後に再度選考を受けることはできません。面接辞退の連絡を入れる前に、必ず本当に辞退して良いのか考えてみましょう。面接を辞退した後に後悔をすることがないよう、意思決定は慎重に行うことをおすすめします。
③無断での辞退は避ける
無断での選考辞退は避けましょう。
就活生の選考のために日程を抑えている先方に対して迷惑がかかってしまいます。
辞退連絡に気まずさがあるかもしれませんが、社会人の基本的なマナーとして必ず連絡を入れるようにしましょう。
面接辞退はメールですべき理由
「メールは失礼に当たらないか・・」
「電話で怒られたらどうしよう・・」
辞退の連絡をする際に、メールか電話かどちらで連絡をすべきなのか、迷う人は多いのではないでしょうか？結論から言うと、面接辞退の連絡はメールの方が望ましいと言えます。その理由は大きく以下の2つです。
①人事担当者に確実に届けられるため
人事は他の学生の選考や会議などで日中、席を外していることが多いです。電話をかけても繋がらないケースがあり、再度時間を空けてかけるという手間が発生してしまいます。
仮に、他の担当の方に伝言を頼んでも、間接的な連絡のため、不確実性が残るでしょう。実際、会社側の手違いで選考辞退の連絡が行き届いてなかったケースも見受けられるとのこと。
メールであれば、人事担当も手の空いた時間に確認できるため、業務の邪魔をすることなく、確実に届けられるでしょう。
仮に、他の担当の方に伝言を頼んでも、間接的な連絡のため、不確実性が残るでしょう。実際、会社側の手違いで選考辞退の連絡が行き届いてなかったケースも見受けられるとのこと。
メールであれば、人事担当も手の空いた時間に確認できるため、業務の邪魔をすることなく、確実に届けられるでしょう。
②伝えた内容を証拠として残すことができるため
就活にて、電話で人事の方とコミュニケーションをとるときに緊張した経験がある人は多いのではないでしょうか？
メールであれば、事前に伝えたい内容を文章でまとめ、チェックを重ねた上で、送付することができます。
また、メールは証拠として残るため、万一行き違いがあっても速やかに対処できるはずです。
メールであれば、事前に伝えたい内容を文章でまとめ、チェックを重ねた上で、送付することができます。
また、メールは証拠として残るため、万一行き違いがあっても速やかに対処できるはずです。
電話での面接辞退が望ましい場合とは？
面接辞退の連絡は、基本的にメールですべきと説明しました。しかし、場合によっては電話での連絡が望ましい場合もあります。以下の3つの場合に該当する際は、電話で面接辞退の旨を伝えるようにしてください。
①当日にキャンセルをする場合
面接当日のキャンセルは少しでも早く担当者に伝える必要があります。メールだと担当者が確認するタイミングによっては事前に届かない可能性があります。電話で事前にキャンセルの旨を伝えるようにしましょう。
②メールアドレス、担当者がわからない場合
人事宛のメールアドレスがわからない、もしくはどの部署に繋げばいいのか不明な際は、直接会社に連絡をしましょう。
電話対応してくれた方が然るべき担当者に繋いでくれるはずです。
電話対応してくれた方が然るべき担当者に繋いでくれるはずです。
③メールの返信がこない場合
メールで連絡を入れたが、返信がない場合というのもあるでしょう。担当者が見落としているケースや不備があって届いていないケースも考えられます。心配なときは、1度電話を入れて確認するのがよいでしょう。
面接辞退メールの構成とは？
面接辞退の伝える方法は場合によって使い分けることを説明してきました。ここからは本題。面接辞退のメールを送る際の文面の構成を紹介します。メールの文面は、以下の3部構成にしましょう。
①件名
「面接辞退のご連絡」のように、一言で趣旨が伝わるよう件名をつけましょう。
また、誰からの連絡か分かるよう「〇〇大学 抹茶 太郎」のように大学名と名前も件名に追加します。
②本文
本文は4つの要素を順に書き上げると、マナーに沿った誠意の伝わる文章に仕上がります。
・会社名/部署/担当者名を記載し、誰に宛てたメールか分かるようにする
・大学名/学部/名前を名乗る
・面接選考を辞退する旨とその理由を簡潔に述べる
・謝罪の意と断り連絡の定型句を最後に添える
③署名
「大学」「名前」「電話番号」「メールアドレス」を表記します。こちらは、先方からの連絡を貰う際に必要なので間違えないよう意識しましょう。
就活におけるメールの書き方についてさらに知りたい方は以下の記事も参考にしてみてください。
【参考】就活のメールで押さえておきたい基本的な5つのマナー
就活におけるメールの書き方についてさらに知りたい方は以下の記事も参考にしてみてください。
【参考】就活のメールで押さえておきたい基本的な5つのマナー
【状況別】面接辞退メールのテンプレート
上記のポイントを押さえて、面接辞退メールのテンプレートを作成しました。みなさんが面接辞退のメールを送るときに参考にしてください。
一般的なテンプレ
①件名
面接辞退のご連絡【〇〇大学 抹茶 太郎】
②本文
Matcher株式会社
採用戦略事業部 ◯◯様
平素よりお世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の抹茶 太郎でございます。
先日は、△次面接のご案内のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
この度、11月2日（金）13時より、貴社の面接にお伺いするお約束をしておりましたが、○○により、今後の選考を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。
貴重なお時間を割いていただきながらも、このような形のお返事となってしまい、大変申し訳ございません。
誠に身勝手な申し出となり、大変恐縮ではございますが、ご認識いただけますと幸いです。
本来、直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡になりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
③署名
======================
〇〇大学〇〇学科
抹茶太郎
TEL：090-1111-2222
MAIL：taro.matcher@gmali.com
======================
他社からの内定を得た場合
①（略）
△月△日◇時より、面接のお約束をいただいております、◯◯◯◯と申します。
申し訳ございませんが、先日他社から内定をいただき、そちらに入社することを決断したため、次回選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
身勝手な申し出で大変恐縮ですが、ご理解いただけますと幸いです。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
③（略）
家庭の都合
①（略）
△月△日◇時より、面接のお約束をいただいております、◯◯◯◯と申します。
私事で申し訳ございませんが、先日母が入院し、就職活動の続行が難しくなったため次回選考を辞退させていただければと思います。
身勝手な申し出で大変恐縮ですが、ご理解いただけますと幸いです。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
③（略）
言いづらい理由
①（略）
△月△日◇時より、面接のお約束をいただいております、◯◯◯◯と申します。
一身上の都合により、次回選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
選考に多大なお時間を頂いた中、このような申し出をして大変申し訳ありませんが、ご理解いただけますと幸いです。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
③（略）
面接辞退の時によくある質問
就活生が面接辞退をする際によく疑問に思うことと、その解答をまとめました。
ぜひ参考にして下さい。
インターンの選考面接を辞退したら本選考に影響は出るのか？
前提として、インターンの選考結果は本選考に影響を与えません。
そのため、インターンの選考面接を辞退したとしても、本選考に悪影響を与えることはないといってよいです。
しかし、無断での欠席は企業の心証を悪化させる可能性があるため避けるようにしましょう。
何時にメールを送るべき？
基本的に企業の営業時間内に送りましょう。
辞退を決めてからは、なるべく早く連絡を送ることが望ましいです。
企業からの返信に対応する必要はある？
結論、返信への対応は不要です。
万が一辞退理由を聞かれた際は簡潔に理由を返信しておきましょう。
言いにくい事情であれば「一身上の都合」と回答すればよく、無理に伝える必要はありません。
企業から返事が来ない
企業から返事が来ない場合は再度メールを送りましょう。
「〇日に辞退のメールを送りましたが、再度連絡させていただきました」といった文言で連絡するとよいでしょう。
当日の連絡など緊急を要する場合は電話連絡をすることも有効です。
企業に引き止められた
場合によっては企業に引き留められる可能性もあります。
もちろん、引き留めに応じてもよいですが企業に引き留められたからといって選考を継続する必要はありません。
もちろん、引き留めに応じてもよいですが企業に引き留められたからといって選考を継続する必要はありません。
やっぱり選考を受けたくなった
面接を辞退した後に「やっぱり選考を受けたい」と思うこともあるかもしれません。
しかし、基本的に辞退後の再度の選考参加はできません。
そのため、選考を辞退する際は慎重に判断するようにしましょう。
辞退理由は正直に言うべき？
先ほども軽く触れましたが、辞退理由は差支えない範囲で伝えればよく、いいにくい理由であればあえて回答する必要はありません。
寝坊で面接に参加できなかったが、それでも辞退の連絡を入れるべき？
気まずいかもしれませんが、起床したタイミングで連絡をするのが望ましいです。
当日に就活生が来なかった場合、採用担当者は「事故にあったのかもしれない」「体調が悪いのだろうか」といった心配をしています。
そういった不安を解消するためにも必ず一報をいれ、丁寧に謝罪しましょう。
場合によっては面接を再度予約できるようになる可能性もあります。
Matcherに登録して簡単OB訪問
ここまで面接辞退のメールマナーについてご説明してきました。このマナーOB訪問のやり取りにおいても参考にしてください。しかし、できればメールのやり取りすら回避したいもの。そこでおすすめなのがMatcherです。
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