【例文付】面接辞退メールの書き方や基本マナーを徹底解説！
2025/12/23
目次
10.
何らかの事情で面接を辞退する人は決して少なくありません。ただし、今までの選考で企業側が時間やコストを割いていることも事実です。そのため、決して無断で選考を中断することなく、面接辞退を伝える連絡をしましょう。
また、辞退の連絡があるかどうかは、応募者の印象を左右する重要な判断要素です。最後まで誠実に対応する人は、今後再応募する場合でもプラスに働く可能性が少なからずあります。
本記事では、面接辞退メールの基本マナーや例文をテンプレート付きでご紹介しています。また、面接を辞退する時に使える理由や、メール・電話の使い分けなども解説していますので、ぜひ参考にしてください。
面接辞退メールを送るときの基本マナー
面接辞退メールを送る際は、基本的なマナーを押さえることが非常に重要です。選考に時間をかけてくれた企業に失礼のないよう、マナーを守って誠実に対応しましょう。
▼面接辞退メールを送るときの基本マナー
・辞退を決めたらできるだけ早く連絡する
・連絡なしでの辞退は絶対にNG
・基本的に営業時間内にメールする
・辞退理由を正直に書きすぎない
・ビジネスメールとしての敬語・言葉遣い
以下で詳しく解説していきます。
辞退を決めたらできるだけ早く連絡する
面接や選考を辞退する場合は、辞退を決めた時点ですみやかに面接辞退メールを送りましょう。
企業は選考状況に応じて、面接官の手配や選考スケジュールの調整など、さまざまな準備を行っています。そのため、辞退の連絡が遅れてしまうと企業側に余計な負担をかけかねません。
早めに連絡を入れることで、企業も次の対応を取りやすくなり、双方にとってスムーズなやり取りにつながります。
連絡なしでの辞退は絶対にNG
連絡をしないまま面接や選考を辞退することは、絶対に避けてください。
無断での面接辞退はマナー違反です。連絡を入れずに面接や選考を辞退してしまうと、企業に強い不信感を与えてしまう可能性もあります。最初は抵抗があるかもしれませんが、面接や選考を辞退する場合は、必ず事前に面接辞退メールや電話で連絡を入れましょう。
基本的に営業時間内にメールする
面接辞退の連絡をする場合は、企業の営業時間内に行うのが基本マナーです。夜間や早朝、昼休みの時間帯に届く連絡は、担当者に余計な負担をかけてしまう可能性があるため、特別な指示や許可がない限り避けましょう。
営業時間を過ぎてしまった場合は、無理に連絡せずに翌営業日の適切な時間帯に面接辞退メールを送るのがおすすめです。メールの予約送信機能を活用すると、作成は早めに済ませつつ、営業時間内に届くよう調整できるため、ぜひ使ってみてください。
辞退理由を正直に書きすぎない
面接辞退メールで伝える辞退理由は最低限のもので構いません。
正直に「待遇でより良い企業から内定をいただいた」「社風が合わないと感じた」など伝えてしまうと、相手に不快感を与えてしまいます。あくまでも、お詫びや今までの感謝を伝える場である、と認識しましょう。
具体的な辞退理由は「OK・NG例｜面接辞退するときに使える理由まとめ」でもご紹介しています。ぜひ参考にしてください
ビジネスメールとしての言葉遣い・敬語
面接辞退メールに限りませんが、ビジネスメールでは正しい敬語や丁寧な表現を使うことが大切です。例えば、以下のような表現を押さえておくと、面接辞退メールで丁寧な印象を伝えられます。
▼面接辞退メールで使えるビジネスメール表現
「お世話になっております」
「このたびは誠にありがとうございました」
「誠に勝手ながら・大変恐縮ですが」
「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」
「何卒よろしくお願い申し上げます」
「お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします」
基本マナーを押さえた上で、誠実な文章を心がけましょう。
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OK・NG例｜面接辞退するときに使える理由まとめ
面接辞退メールでは、
「一身上の都合により、二次面接を辞退させていただきたくご連絡申し上げます。」
「誠に勝手ながら、次回の選考は辞退させていただきたく存じます。」
という風に、形式的な理由の表現を用いて構いません。
ただし、中には具体的な辞退理由を聞いてくる企業も存在します。そのため、辞退理由を準備しておくと良いでしょう。
以下は、面接辞退時に使える理由のOK例と、使用を控えるべきNG例をまとめた表です。事前に確認しておくと、スムーズにやり取りできます。
率直に理由を伝える際は、できるだけ前向きな言葉遣いを心がけましょう。また直接的に他社と比較したり、ネガティブな面を前面に伝えたりなど、相手を不快にさせるようなことを伝えるのは控えてください。【5STEP】面接辞退メールの基本構成
面接辞退を伝える方法は場合によって異なるということを説明してきました。ここからは、面接辞退のメールを送る際の文面の構成を紹介します。メールの文面は、以下の3部構成にしましょう。
ここからは、面接辞退メールを送る際の構成をご紹介します。メールの文面は以下の5部構成が基本です。
▼【5STEP】面接辞退メールの基本構成
①件名
②宛名
③本文
④お詫びの言葉
⑤署名
以下で詳しく解説していきます。
①件名
「面接辞退のご連絡」のように、一言で趣旨が伝わるような件名をつけましょう。
また、誰からの連絡か分かるよう「〇〇大学抹茶太郎」のように大学名と名前も件名に追加します。
▼具体例｜面接辞退メールの件名
面接辞退のご連絡：◯◯大学抹茶太郎（大学名＋氏名）
②宛名
面接辞退メールの宛名では、必ず正式名称で書きましょう。基本的には、企業から届くメールの表示に従うとよいです。
▼正しい宛名の書き方
株式会社◯◯ 新卒採用担当
◆◆様
（個人名がわからない場合：役職＋ご担当者様）
株式会社◯◯
新卒採用／インターンシップご担当者様
（複数人いる場合）
株式会社◯◯
◆◆様 ▲▲様
一方で略称を使ったり、敬称を忘れたりすると、失礼な印象を与えてしまいます。特に普段メールを書かないという人は、細心の注意を払いましょう。
▼宛名のNGな書き方
（略称を使用する）
（株）◯◯
◆◆様
（敬称をつけていない）
株式会社◯◯ 新卒採用担当
◆◆
③本文
本文は3つの要素を順に書き上げると、マナーに沿った誠意の伝わる文章に仕上がります。
・選考の機会をいただいたことに対して感謝を伝える
【参考】【テンプレあり】就活メールに署名は必要？書き方・設定方法を解説
・選考の機会をいただいたことに対して感謝を伝える
・面接選考を辞退する旨とその理由を簡潔に述べる
・謝罪の意と断り連絡の定型句を最後に添える
例文などの詳細は「【例文つき】面接辞退メールのテンプレート」の章でもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
④お詫びの言葉
本文でも謝罪の意は伝えられていますが、最後にお詫びの言葉を付け加えると、より誠実な印象を与えられます。
「本来であれば直接お詫びをお伝えすべきところ、メールでのご連絡となり恐縮ではございますが、何卒ご容赦ください。」
と最後に伝えられると、より丁寧な印象でメールを締めることができるでしょう。
⑤署名
署名とは、メールの最後に記載する自分の情報をまとめたものです。面接辞退メールに限らず、就活中のメールのやり取りでは署名を記載する習慣をつけましょう。
以下は署名のテンプレートです。コピーしてカスタマイズすると、すぐ使えるようになっています。
▼署名のテンプレート
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
◯◯大学△△学部◇◇学科
氏名（氏名ローマ字）
mail：〜〜@〜〜.com
TEL（携帯）：080-0000-0000
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
また、GmailやOutlookでは、署名のテンプレートを設定することも可能です。毎回署名を記入する必要がなくなって非常に便利なので、ぜひ以下の記事を参考に設定してみましょう！
【シーン別】面接辞退メールの例文を紹介
ここでは、実際に使える面接辞退メールの例文・テンプレートをご紹介します。一般的なテンプレートから、辞退理由別にも例文をまとめていますので、ぜひ参考にしてください。▼辞退理由別｜面接辞退メールの例文
・他社からの内定を得た場合
・家庭の都合
・体調不良
・言いづらい理由
以下で詳しく解説していきます。
一般的なテンプレート
まずは、どのような辞退理由でも使える一般的なテンプレートをご紹介します。
①件名
面接辞退のご連絡【〇〇大学 抹茶 太郎】
②本文
Matcher株式会社
採用戦略事業部 ◯◯様
③本文
平素よりお世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の抹茶 太郎でございます。
先日は、△次面接のご案内のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
この度、11月2日（金）13時より、貴社の面接にお伺いするお約束をしておりましたが、○○により、今後の選考を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。
貴重なお時間を割いていただきながらも、このような形のお返事となってしまい、大変申し訳ございません。
誠に身勝手な申し出となり、大変恐縮ではございますが、ご認識いただけますと幸いです。
④お詫びの言葉
本来、直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡になりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
⑤署名
======================
〇〇大学〇〇学科
抹茶太郎
TEL：090-1111-2222
MAIL：taro.matcher@gmali.com
======================
他社からの内定を得た場合
ここからは、辞退理由別に本文例をご紹介します。
お世話になっております。
△月△日◇時より、面接のお約束をいただいております、◯◯◯◯と申します。
申し訳ございませんが、先日他社から内定をいただき、そちらに入社することを決断したため、次回選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
身勝手な申し出で大変恐縮ですが、ご理解いただけますと幸いです。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
家庭の都合
お世話になっております。
△月△日◇時より、面接のお約束をいただいております、◯◯◯◯と申します。
私事で申し訳ございませんが、先日母が入院し、就職活動の続行が難しくなったため次回選考を辞退させていただければと思います。
身勝手な申し出で大変恐縮ですが、ご理解いただけますと幸いです。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
体調不良
お世話になっております。
△月△日◇時より、面接のお約束をいただいております、◯◯◯◯と申します。
このたびは誠に申し訳ございませんが、体調不良のため、予定しておりました面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
直前のご連絡となってしまい、ご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。
本来であれば直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、何卒ご容赦ください。このたびは貴重なお時間を調整いただき、誠にありがとうございました。
何卒よろしくお願い申し上げます。
言いづらい理由
お世話になっております。
△月△日◇時より、面接のお約束をいただいております、◯◯◯◯と申します。
一身上の都合により、次回選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
選考に多大なお時間を頂いた中、このような申し出をして大変申し訳ありませんが、ご理解いただけますと幸いです。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
【会話例つき】面接辞退を電話で伝える場合の流れ
基本的には面接辞退で構いませんが、時には電話で伝えなければならない場面もあります。ここでは、面接辞退を電話で伝える場合の基本的な流れと、理由別の会話例文をご紹介します。
面接辞退を電話で伝える際の基本的な流れ
面接辞退を電話で伝える際は、以下の流れに沿って連絡しましょう。
①最初にあいさつをする
あいさつと選考を受けていること、大学名と氏名を名乗り、担当者に繋いでもらいます。
②辞退の件を伝える
担当者に代わったら、再度氏名を名乗った後に面接辞退の旨を伝えましょう。
③辞退理由を答える
簡単に面接の辞退理由を伝えます。この後の「面接辞退を電話で伝える際の会話例文」の章を参考にしてみてください。
④電話を終了する
今まで時間を割いてもらったことへの感謝と、辞退についてお詫びをしてから、電話を切りましょう。
①最初にあいさつをする
あいさつと選考を受けていること、大学名と氏名を名乗り、担当者に繋いでもらいます。
②辞退の件を伝える
担当者に代わったら、再度氏名を名乗った後に面接辞退の旨を伝えましょう。
③辞退理由を答える
簡単に面接の辞退理由を伝えます。この後の「面接辞退を電話で伝える際の会話例文」の章を参考にしてみてください。
④電話を終了する
今まで時間を割いてもらったことへの感謝と、辞退についてお詫びをしてから、電話を切りましょう。
面接辞退を電話で伝える際の会話例文
ここからは、実際に使える電話での会話例文をご紹介します。
応募者：
担当者：
かしこまりました。お聞かせいただきありがとうございます。
応募者：
貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、大変申し訳ありません。それでは失礼いたします。
担当者：
はい、失礼いたします。
以下、辞退理由別の例文もご紹介します。
▼辞退理由別｜面接辞退を電話で伝えるときの例文
応募者：
お世話になっております。
▲月▲日◆時より、面接のお約束をいただいております、◯◯◯◯と申します。
新卒採用担当の◇◇様はご在席でしょうか。
担当者：
お電話代わりました、◇◇です。
応募者：
担当者：
お電話代わりました、◇◇です。
応募者：
お世話になっております。
▲月▲日◆時より、面接のお約束をいただいております、◯◯◯◯と申します。誠に恐れ入りますが、次回面接を辞退したくご連絡差し上げました。
担当者：
残念ですが、承知いたしました。差し支えなければ、辞退の理由をお聞かせ願えますでしょうか？
応募者：
（辞退理由を述べる）
担当者：
残念ですが、承知いたしました。差し支えなければ、辞退の理由をお聞かせ願えますでしょうか？
応募者：
担当者：
かしこまりました。お聞かせいただきありがとうございます。
応募者：
貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、大変申し訳ありません。それでは失礼いたします。
担当者：
はい、失礼いたします。
以下、辞退理由別の例文もご紹介します。
▼辞退理由別｜面接辞退を電話で伝えるときの例文
・他社からの内定を得た場合
・家庭の都合
・体調不良
・言いづらい理由
他社からの内定を得た場合
応募者：
先日他社から内定をいただき、今後のキャリアについて慎重に検討した結果、そちらに入社することを決断いたしました。
家庭の都合
応募者：私事で申し訳ないのですが、先日父が入院し、就職活動の続行が難しくなってしまいました。そのため、次回選考を辞退させていただければと思います。
体調不良
応募者：昨日から発熱症状があり、回復まで時間を要する見込みのため、今回の面接を辞退させていただければと思います。
言いづらい理由
応募者：
誠に恐れ入りますが、一身上の都合により、辞退したくご連絡を差し上げました。
誠に恐れ入りますが、一身上の都合により、辞退したくご連絡を差し上げました。
面接辞退はメール・電話どちらで連絡すべき？
面接辞退はメールと電話どちらでした方がいいのか、悩んだことがある人も多いのではないでしょうか？ここでは、面接辞退をメール・電話で伝える場面や理由をご紹介します。
メールが面接辞退の基本とされる理由
結論から言うと、面接辞退の連絡はメールの方が望ましいと言えます。
その理由は大きく以下の3つです。
▼面接辞退の連絡はメールの方が望ましい理由
その理由は大きく以下の3つです。
▼面接辞退の連絡はメールの方が望ましい理由
①人事担当者に確実に届けられるため
②伝えた内容を証拠として残すことができるため
③人事担当者へ負担をかけないようにするため
以下で詳しく解説します。
①人事担当者に確実に届けられるため
人事は他の学生の選考や会議などで日中、席を外していることが多いです。電話をかけても繋がらないケースがあり、再度時間を空けてかけるという手間が発生してしまいます。
仮に他の担当の方に伝言を頼んでも間接的な連絡のため、会社側の手違いで選考辞退の連絡が行き届かないおそれがあります。
②伝えた内容を証拠として残すことができるため
就活にて、電話で人事の方とコミュニケーションをとるときに緊張した経験がある人は多いのではないでしょうか？メールであれば、事前に伝えたい内容を文章でまとめ、チェックを重ねた上で、送付することができます。
また、メールは証拠として残るため、万一行き違いがあっても速やかに対処できるはずです。
また、メールは証拠として残るため、万一行き違いがあっても速やかに対処できるはずです。
③人事担当者へ負担をかけないようにするため
メールで連絡をすれば、相手の都合に左右されずに要件を伝えることができます。
人事担当者が忙しい時間帯であっても、対応の手を止める必要がないため、負担を最小限に抑えられるでしょう。
電話での面接辞退が望ましいパターン
面接辞退の連絡は、基本的にメールですべきと説明しました。しかし、場合によっては電話での連絡が望ましい場合もあります。以下の3つの場合に該当する際は、電話で面接辞退の旨を伝えるようにしてください。
▼電話での面接辞退が望ましいパターン
①当日にキャンセルをする場合
②メールアドレスや担当者がわからない場合
③メールの返信がこない場合
以下で詳しく解説します。
以下で詳しく解説します。
①当日にキャンセルをする場合
面接当日のキャンセルは少しでも早く担当者に伝える必要があります。メールだと担当者が確認するタイミングによっては事前に届かない可能性があります。電話で事前にキャンセルの旨を伝えるようにしましょう。
②メールアドレス、担当者がわからない場合
人事宛のメールアドレスがわからない、もしくはどの部署に繋げばいいのか不明な際は、直接会社に連絡をしましょう。
電話対応してくれた方が然るべき担当者に繋いでくれるはずです。
電話対応してくれた方が然るべき担当者に繋いでくれるはずです。
③メールの返信がこない場合
メールで連絡を入れたが、返信がない場合というのもあるでしょう。担当者が見落としているケースや不備があって届いていないケースも考えられます。心配なときは、1度電話を入れて確認するのがよいでしょう。
面接辞退時に考えるべき2つのこと
面接辞退のメールの送り方を説明する前に、面接辞退をする際に意識しておくべきポイントを説明します。ポイントは以下の2つです。
①辞退後の再受験はできない
面接辞退をした後に再度選考を受けることはできません。
面接辞退の連絡を入れる前に、必ず本当に辞退して良いのか考えてみましょう。面接を辞退した後に後悔をすることがないよう、意思決定は慎重に行うことをおすすめします。
②面接経験になる可能性がある
面接は、合否に関わらず貴重な就活経験の一つになります。
企業研究の深さや受け答えの内容、面接官からの質問傾向など、実際に面接を受けてみて初めて得られる学びも少なくありません。たとえ志望度が高くない企業であっても、本命企業の面接に向けた練習の場として活かせるか、を考慮しましょう。
【Q&A】面接辞退に関するよくある質問
就活生が面接辞退をする際によく疑問に思うことと、その解答をまとめました。
ぜひ参考にして下さい。
インターンの選考面接を辞退したら本選考に影響は出るのか？
前提として、インターンの選考結果は本選考に影響を与えません。しかし、インターン選考の辞退＝志望度の低さと捉えられて、本選考に反映される可能性はゼロではないでしょう。
志望度が高い企業のインターンシップは、特別な事情がない限り辞退しないのがおすすめです。どうしても参加できない、という場合は誠実な対応に加え、志望度の高さもメールで示せると良いでしょう。
面接辞退する人はどれくらいいる？
5月に行われたマイナビ2026年卒大学生キャリア意向調査によると、1回目の選考を通過したことがある人の中で、次の選考を辞退した経験がある人は53.8％と、半数以上という結果でした。
このように、新卒就活において面接や選考を辞退することは決して珍しいことではありません。そのため、面接辞退に過度な不安を感じる必要はないといえるでしょう。
大切なのは、新卒就活の基本マナーを理解したうえで、適切な書き方の面接辞退メールを送り、誠実に対応することです。ポイントを押さえて連絡すれば、企業に悪い印象を与えることなく、スムーズに面接辞退を行うことができます。
企業からの返信に対応する必要はある？
結論、返信への対応は不要です。
万が一辞退理由を聞かれた際は簡潔に理由を返信しておきましょう。
言いにくい事情であれば「一身上の都合」と回答すればよく、無理に伝える必要はありません。
企業から返事が来ない
企業から返事が来ない場合は再度メールを送りましょう。
「〇日に辞退のメールを送りましたが、再度連絡させていただきました」といった文言で連絡するとよいでしょう。
当日の連絡など緊急を要する場合は電話連絡をすることも有効です。
企業に引き止められた
場合によっては企業に引き留められる可能性もあります。
もちろん、引き留めに応じてもよいですが企業に引き留められたからといって選考を継続する必要はありません。
もちろん、引き留めに応じてもよいですが企業に引き留められたからといって選考を継続する必要はありません。
やっぱり選考を受けたくなった
面接を辞退した後に「やっぱり選考を受けたい」と思うこともあるかもしれません。
しかし、基本的に辞退後の再度の選考参加はできません。
そのため、選考を辞退する際は慎重に判断するようにしましょう。
辞退理由は正直に言うべき？
先ほども軽く触れましたが、辞退理由は差支えない範囲で伝えればよく、いいにくい理由であればあえて回答する必要はありません。
寝坊で面接に参加できなかったが、それでも辞退の連絡を入れるべき？
気まずいかもしれませんが、起床したタイミングで連絡をするのが望ましいです。
当日に就活生が来なかった場合、採用担当者は「事故にあったのかもしれない」「体調が悪いのだろうか」といった心配をしています。
そういった不安を解消するためにも必ず一報をいれ、丁寧に謝罪しましょう。
場合によっては面接を再度予約できるようになる可能性もあります。
Matcherに登録して簡単にOB・OG訪問をしよう！
ここまで面接辞退のメールマナーについてご説明してきました。このマナーOB訪問のやり取りにおいても参考にしてください。しかし、できればメールのやり取りすら回避したいもの。そこでおすすめなのがMatcherです。ここまで、面接辞退メールの基本マナーについて解説してきました。これらのマナーは、面接辞退に限らず、OB訪問など就活中のさまざまなメールのやり取りにも共通して役立つものです。
一方で、「メールの書き方に悩みたくない」「やり取り自体に不安を感じる」という就活生も少なくありません。
そのような方におすすめなのが、OB・OG訪問アプリのMatcherです。面倒な手続きは一切なく、簡単に申し込むことができます！
Matcher（マッチャ―）とは
所属大学や住んでいる地域に関係なくOB・OG訪問ができるアプリです。
就職活動において、「近くに頼れる先輩がいない」「OB・OGの人にメールや電話をする勇気がない」「キャリアセンターに行くのが面倒だ」などの悩みはありませんか？
そういった人は、ぜひMatcherを活用してみてください。
Matcherをおすすめする５つの理由
・大手企業からベンチャー企業の社会人3.5万人が登録している！
・出身大学関係なく、OB・OG訪問できる！
・住んでいる地域に関係なく、オンラインでOB・OG訪問できる！
・ワンクリックで簡単にOB・OG訪問依頼できる！
・あなたにマッチ度が高い企業のみから特別選考スカウトが届く！
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Matcherに登録する（無料）おわりに
本記事では、面接辞退メールの基本マナーや例文、辞退する前に考えるべきことなどをご紹介しました。
選考辞退を伝えることは気が引けるかもしれませんが、お互いの時間を無駄にしないためにも、早めかつ丁寧に意思を伝えることが大切です。本記事の内容を参考に、後悔のない就活をしましょう！
