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面接辞退メールのイメージ図です。

【例文あり】これで安心!面接辞退メールの正しい書き方

「面接を辞退したいが、メールに何を書けば良いかわからない」と悩む人も多いのではないでしょうか?しかし、わからないからと言って、無断で辞退をするのは禁物です。ここでは、面接辞退の際の正しいメールの書き方についてご紹介します。

2020.02.05

面接辞退メールのイメージ図です。

【就活メールマナー 目次】

【基本的なマナー】
【質問】
【面接・お礼】
【面接・辞退】
‌【例文あり】これで安心!面接辞退メールの正しい書き方←Now

【インターン】
【OB訪問】
‌‌

‌面接を辞退したいときは・・

‌「志望度の高い企業との選考が被ってしまった・・」
「すでに内定をもらっていて、面接を辞退したい・・」

選考が本格化する中で、面接辞退を検討している人は多いのではないでしょうか?どの手段で連絡をするのが適切で、どんな伝え方をすれば平穏に断ることができるのか。悩む人も少なくないでしょう。

‌ビジネス経験のない就活生にとって、メールでの連絡に不安はつきもの。この記事では、面接を辞退する際のメールの送り方を説明します。みなさんが面接辞退のメールを書く際に参考になれば幸いです。

面接辞退の際に注意すべき2つのこと

面接辞退メールをするときに気を付けるべきことを書いています
面接辞退のメールの送り方を説明する前に、面接辞退をする際に意識しておくべきポイントを説明します。ポイントは以下の2つです。

①辞退の連絡はなるべく早く行う

面接を辞退する際は必ず連絡を入れましょう。無断欠席をするようなことがあると、みなさん自身だけでなく、大学の印象の悪化にも繋がってしまいます。社会に出る上での最低限のマナーとして、事前に連絡することを忘れないでください。

‌辞退の連絡は、できるだけ早く入れることが肝要。人事や面接を行う社員の方々は、忙しいスケジュールの中、事前に時間を確保してくれています。本来やるべき業務を止めて、新卒採用に労力を割いてくれているという事実を心に留めておきましょう。

‌また、裏では面接に進めなかった学生もいます。面接の枠は決められているため、早期の辞退によって、他の就活生の面接が新たに組まれる可能性もあります。辞退を決めたら速やかに連絡を入れるのが望ましいでしょう。

②辞退後の再受験はできない

面接辞退をした後に再度選考を受けることはできません。面接辞退の連絡を入れる前に、必ず本当に辞退して良いのか考えてみましょう。面接を辞退した後に後悔をすることがないよう、意思決定は慎重に行うことをおすすめします。

面接辞退はメールと電話どちらですべきか

電話とメールどちらですればいいか、迷っている様子
「メールは失礼に当たらないか・・」
「電話で怒られたらどうしよう・・」

辞退の連絡をする際に、メールか電話かどちらで連絡をすべきなのか、迷う人は多いのではないでしょうか?結論から言うと、面接辞退の連絡はメールの方が望ましいと言えます。その理由は大きく以下の2つです。

①人事担当者に確実に届けられるため

人事は他の学生の選考や会議などで日中、席を外していることが多いです。電話をかけても繋がらないケースがあり、再度時間を空けてかけるという手間が発生してしまいます。

‌仮に、他の担当の方に伝言を頼んでも、間接的な連絡のため、不確実性が残るでしょう。実際、会社側の手違いで選考辞退の連絡が行き届いてなかったケースも見受けられるとのこと。

‌メールであれば、人事担当も手の空いた時間に確認できるため、業務の邪魔をすることなく、確実に届けられるでしょう。

②伝えた内容を証拠として残すことができるため

就活にて、電話で人事の方とコミュニケーションをとるときに緊張した経験がある人は多いのではないでしょうか?メールであれば、事前に伝えたい内容を文章でまとめ、チェックを重ねた上で、送付することができます。

‌また、メールは証拠として残るため、万一行き違いがあっても速やかに対処できるはずです。

電話での面接辞退が望ましい場合とは?

面接辞退をする学生の様子
面接辞退の連絡は、基本的にメールですべきと説明しました。しかし、場合によっては電話での連絡が望ましい場合もあります。以下の3つの場合に該当する際は、電話で面接辞退の旨を伝えるようにしてください。

①当日にキャンセルをする場合

面接当日のキャンセルは少しでも早く担当者に伝える必要があります。メールだと担当者が確認するタイミングによっては事前に届かない可能性があります。電話で事前にキャンセルの旨を伝えるようにしましょう。

②メールアドレス、担当者がわからない場合

人事宛のメールアドレスがわからない、もしくはどの部署に繋げばいいのか不明な際は、直接会社に連絡をしましょう。電話対応してくれた方が然るべき担当者に繋いでくれるはずです。

③メールの返信がこない場合

メールで連絡を入れたが、返信がない場合というのもあるでしょう。担当者が見落としているケースや不備があって届いていないケースも考えられます。心配なときは、1度電話を入れて確認するのがよいでしょう。

押さえておくべき、面接辞退メールの3つの構成

メールを打っている様子
面接辞退の伝える方法は場合によって使い分けることを説明してきました。ここからは本題。面接辞退のメールを送る際の文面の構成を紹介します。メールの文面は、以下の3部構成にしましょう。

①件名

「面接辞退のご連絡」のように、一言で趣旨が伝わるよう件名をつけましょう。
また、誰からの連絡か分かるよう「〇〇大学 抹茶 太郎」のように大学名と名前も件名に追加します。

②本文

本文は4つの要素を順に書き上げると、マナーに沿った誠意の伝わる文章に仕上がります。
・会社名/部署/担当者名を記載し、誰に宛てたメールか分かるようにする
・大学名/学部/名前を名乗る
・面接選考を辞退する旨とその理由を簡潔に述べる
・謝罪の意と断り連絡の定型句を最後に添える

③署名

「大学」「名前」「電話番号」「メールアドレス」を表記します。こちらは、先方からの連絡を貰う際に必要なので間違えないよう意識しましょう。

面接辞退メールのテンプレート

メールを表しています
上記のポイントを押さえて、面接辞退メールのテンプレートを作成しました。みなさんが面接辞退のメールを送るときに参考にしてください。

①件名
面接辞退のご連絡【〇〇大学 抹茶 太郎】

②本文
Matcher株式会社
採用戦略事業部 ◯◯様

平素よりお世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の抹茶 太郎でございます。
先日は、△次面接のご案内のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
この度、11月2日(金)13時より、貴社の面接にお伺いするお約束をしておりましたが、一身上の都合により、今後の選考を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただきながらも、このような形のお返事となってしまい、大変申し訳ございません。
誠に身勝手な申し出となり、大変恐縮ではございますが、ご認識いただけますと幸いです。
本来、直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡になりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

③署名
======================
〇〇大学〇〇学科
抹茶太郎
TEL:090-1111-2222
MAIL:taro.matcher@gmali.com
======================

敬意を払った面接辞退を心掛ける

いかがでしたでしょうか?面接辞退メールを送る上で、気をつけるべきポイントについてご紹介してきました。

‌今回のテンプレートはそのまま、使用することも可能です。この記事を参考に、ビジネスメールの基本を身につけてください。

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ここまで面接辞退のメールマナーについてご説明してきました。このマナーOB訪問のやり取りにおいても参考にしてください。しかし、できればメールのやり取りすら回避したいもの。そこでおすすめなのがMatcherです。
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