就活のメールで押さえておきたい基本的な5つのマナー
2023/07/18
社会人と円滑なコミュニケーションをとるために
OB訪問や面接の日程調整や諸々の連絡など、就職活動の多くの場面でメールを用いてコミュニケーションをとる場面に数多く出会うことになります。
しかし、LINEを中心としたSNSでのコミュニケーションに慣れている皆さんは社会人とのメールのやり取りは経験が少なく、どのようなことに気をつけなければならないかわからない方も多いはず。
この記事ではそんな皆さんのために、就活中のメールに関して最低限守るべきマナーを5つに分けて紹介します。ぜひ覚えて、社会人と円滑なコミュニケーションを心がけてください。
【厳守】メールを送るときの5つのマナー
メールを送る時に守るべき5つのマナーを説明します。これから説明する5つのマナーはビジネスメールの基本的なマナーです。今後も必ず必要になる知識なので押さえておくようにしてください。
①誤字脱字には細心の注意を
メールの誤字脱字は防ごうと思えば防げるもの。それ故、誤字脱字がある状態で送ってしまうと、相手には雑に書いていたことが分かってしまいます。
あまりに誤字脱字が目立つメールは、相手を不快にさせかねません。メールを送る前に、表記ミスがないか必ず確認しましょう。
特に注意しなければならないのは、相手方の会社名や氏名。これらの間違いは、誤字脱字の中でも特に失礼に当たるので、細心の注意を払わなければなりません。
会社名は表記にミスがないか確認するとともに、「株式会社」が前につくのか後につくのかも必ずチェックしましょう。氏名は漢字に間違いがないかの確認が不可欠です。
【具体例】
Matcher(株)→◯ (株)Matcher→✖
②適度に改行をする
改行なしのメールは読み手を疲れさせてしまいます。メールでは、区切りの良いところで改行するようにしましょう。短文であれば二行、長文であれば一行で改行が望ましいでしょう。
また意味のかたまりごとに一行空けると読みやすくなります。いずれも学生ではなかなか実践している人が少ないので、これができるだけでもマナーが分かっている人だと思ってもらえるはずです。
③件名を見ただけで、メールの概要が分かる
みなさんはあまり想像できないかもしれませんが、社会人は１日に何十通・何百通ものメールをやり取りしています。自分に関係のないメールだと判断したら、開封すらしないことが普通です。
もし皆さんが必ず返信してほしいと思ってメールを出しても、件名がわかりにくかったら読んでもらえない可能性が高いのです。したがって、メールの件名は送り主が誰かすぐにわかり、かつ要件が一目でわかるようなものにすることを心がけましょう。
おすすめの件名の付け方は、自分の名前と用件をまとめて盛り込む方法。これによって、自分が送ったメールの緊急性や重要性が相手に伝わり、きちんと返信が返ってくる可能性が高まります。
件名の良い例
件名：【OB訪問のお願い】抹茶大学の抹茶太郎です。件名：【面接の日程調整につきまして】抹茶大学の抹茶太郎です。
件名：【☓☓大学 抹茶太郎】インターンの持ち物に関するご質問
件名の悪い例
件名：OB訪問について件名：面接日程について
件名：ご質問
④返信は24時間以内
辺信はできるだけ早くすることを心掛けましょう。遅くても24時間以内には必ず返信するようにしてください。
面談の日程調整にしてもOB訪問にしても、皆さんがメールのやりとりしている社会人は業務が忙しいなか皆さんのために時間を作ってくださいます。日程調整のメールへの返信が遅れてしまったら、仕事のスケジュール管理にも支障をきたしかねません。
なるべく社会人に迷惑をかけないよう、メールへの返信はできるだけ早くする必要があるのです。
しかし、メールを夜の時間に送るのはマナー違反。どうしてもすぐに連絡を取らなければ行けない場合を除いて、会社の営業時間が終わる前にメールを送るようにしてください。
おすすめの時間帯は朝です。企業が勤務を開始するときにメールが受信箱にあると、すぐに確認してもらえる可能性が上がります。
⑤文面の最初は宛名を、締めは署名を
どんなメールでも、文面の最初には宛名を書き、締めの部分には署名を書きましょう。宛名の例
Matcher株式会社新卒採用グループ
マチャ太郎様
宛名は、「企業名」、「所属部署」、「名前」の順で書きます。もし所属の部署が分からない場合は、そこは省略して書くようにしましょう。
署名の例
------------------------------------☓☓大学 経済学部
抹茶太郎
Mail: tarou-matcher@g-mail.com
TEL: 090-1111-1111
------------------------------------
メールの最後にあたる署名は、「所属の大学」、「学部」、「氏名」、「メール」、「電話番号」を書いてください。
マナーを押さえたメールの例文
マナーを押さえたメールの例文をご紹介します。1つ目がリクルーター面談のお礼メール。これはOB訪問のお礼メールでも使えます。
2つ目は選考辞退のメールです。内定辞退は直接か電話が望ましいですが、選考辞退であれば、礼を尽くしたメールで問題ありません。
【例文】リクルーター面談のお礼メール
件名：【リクルーター面談のお礼】マッチャー大学 町屋マチャ助
○○株式会社
△△様
お世話になっております。
マッチャー大学の町屋 マチャ助 です。
本日はお時間を取っていただき、誠にありがとうございました。
△△様から自動車部品営業の具体的な仕事内容、
やりがいをお話しいただき非常に有意義な時間となりました。
やりがいをお話しいただき非常に有意義な時間となりました。
専業メーカーとは異なる魅力にも気づくことが出来ました。
改めて御礼申し上げます。
△△様にお話頂いたことを糧に精進してまいります。
△△様にお話頂いたことを糧に精進してまいります。
今後ともよろしくお願いいたします。
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マッチャ大学 文学部
町屋 マチャ助
TEL：080-○○○○-××××
E-MAIL：m-machamacha@ocha.macha.jp
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【例文】選考辞退のメール
○○株式会社 採用事務局
採用担当者様
お世話になっております。
マッチャー大学の町屋 マチャ助 です。
先日はOB社員の方と面談する機会を設けていただき、
誠にありがとうございました。
誠にありがとうございました。
しかしながら諸般の事情により、今後の選考を辞退させて頂きます。
つきましては、現在予約させていただいている
5月11日(土) 09:30～10:30の面談もキャンセルさせて頂きたく存じます。
貴重なお時間を割いて面談をして頂いたにも関わらず、
このような形となり、大変申し訳ございません。
このような形となり、大変申し訳ございません。
誠に身勝手ではございますが、何卒ご容赦いただけますよう、お願い申し上げます。
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マッチャ大学 文学部
町屋 マチャ助
TEL：080-○○○○-××××
E-MAIL：m-machamacha@ocha.macha.jp
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ここまでメールのマナーについてご説明してきました。OB訪問のやり取りにおいても参考にしてください。しかし、できればメールのやり取りすら回避したいもの。そこでおすすめなのがMatcherです。
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【社会人の所属企業例(一部)】
ゴールドマン・サックス証券、マッキンゼー、Google、三菱商事、電通、日本テレビ、P&G、味の素、サントリー、トヨタ自動車、オリエンタルランド、任天堂、リクルート、集英社、AGC、SONY、全日本空輸、外務省、DeNA、メルカリなど約5000社
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