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【例文あり】書類選考の結果通知メールってどうしたらいいの?

本格的に就活が始まると、書類選考の結果メールが届くようになりますね。そのメール、みなさんはどうしていますか?人によってはメールの送り方に困っている方もいるでしょう。今回は、書類選考の通知メールの対処法について例文を用いて解説します。

2022.09.15

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書類選考の結果通知メールに返信がいらないのはどんなケース?

「採用します」「お祈り申し上げます」といった書類選考の結果通知メールに返信をした方が良いのでしょうか?そのことで迷う方も多くいると思われます。


結論から言うと、書類選考メールには、基本的に返信をする必要はありません


理由としては、以下の2つが挙げられます。

①メールを一斉送信しているケース


‌人事は書類選考結果のメールをシステムやツールを用いて、一斉に送信しています。


数千、数万の候補者を一括して捌く人事にとって、応募者への連絡はかなりの負担となるでしょう。


そのため、学生1人1人に合わせたメッセージを送信するケースは少ないのです。

‌メールの中には「送信専用アドレスです」のように、返信ができないよう仕組み化されているものもあります。


返信が来ない前提の処理をしているため、丁寧な返信をしても仕方がないのです。

②人事が学生一人一人に返信をする余裕がないケース

 もし、書類選考の返信を義務づけたとしましょう。


応募者数万人が、随時メールを返信した場合を想像してみてください。

「確認しました」メールが溢れ、本来の大事な要件のメールを見落としてしまうかもしれません。

‌人事はただでさえ、忙しい職種の1つ。みなさんの返事を確認する余裕はありません。

そのため、「返信必須」のような特記事項がない限り、返信しなくても良いのです。


結果通知メールに返信をするべき4つのケース

書類選考メールの返信は基本的に必要ないと先に述べました。


しかし、返信が必要なケースもあります。


ここでは、返信をするべき4つのケースについて見ていきましょう。

①「要返信」との記載があるとき


‌メールの中に「要返信」と記載されていた場合、必ず返信するようにしましょう。


人事側もメールアドレスの不備や、迷惑メール設定などで、通知が確実に行き届いているか不安になるもの。


「確認できた」との旨を示すため、速やかに簡潔に返信するのが良いでしょう。


‌②一斉送信でなく、人事が個別に送っているとき


‌メールの文脈から、一斉送信のメールでなく、個別にメールが来ていると感じた際は、返信するよう心がけましょう。


稀に1人1人に寄り添った文章を、手間暇かけて作成してくれる企業もあります。


その思いに応えるよう、「お礼」の意を示すようにしましょう。


‌③次回選考の日程調整をするとき


‌次回の選考日程を調整する場合は、必ず返信するよう心がけましょう。


電話や採用HPで調整する場合がほとんどですが、まれにメールでそのまま日程を決める場合もあります。


その際は、余裕を持った日程を提示し、スムーズに選考の日時を確定させるようにしましょう。


人事担当の負担を削減することで、好感を持ってもらえるかもしれません。


‌日程調整の際に抑えるポイントや、会社訪問等のメールの例文に関しての記事です!ぜひ読んでみてください!

④面接辞退の連絡をいれるとき


‌次回選考の案内をもらったが、やむを得ない理由で辞退をする場合もあるでしょう。


選考辞退を決めたら、即座に連絡をするべきです。裏には、選考基準に惜しくも届かず、面接に進めなかった学生もいます。


面接の枠に限りがあるため、早期の辞退によって、他の就活生の面接が新たに組まれる可能性もあります。


連絡が遅れることで大きな迷惑となってしまうので、面接辞退の連絡を入れる際は必ず早めの連絡を心に入れておきましょう。


面接辞退のメールについて例文を用いて詳しくまとめた記事です!併せて読んでみてください。


結果通知メールに返信するメールの基本構成

メールの様子‌返信をするべきメールのケースについて理解することはできましたか?


ここからは、結果通知メールに返信する際のメールの基本構成についてまとめていきます!

①一目で内容がわかる件名


‌件名とは、このメールが「誰から、何についてのメールなのか」をわかるようにするための機能となります。


そのため、学生のみなさんの場合は「大学名+名前」を忘れずに書くようにしましょう!


就活メールにおける「件名」の書き方についてまとめた記事です!ぜひ読んでみてください


②本文【宛名・挨拶・要件・抱負・署名】の5つ


‌本文の内容として必要不可欠なものを紹介していきます。


下記の5つさえ抑えていれば間違いはありません。

①宛名を示す

②自己紹介をする

③連絡に対するお礼の意を示す

④今後の抱負を述べる

⑤署名を示す


この構成を意識すれば、間違いはありません。

誰に伝えたいのかをはっきりと示すことやお礼だけでなく、今後に向けての心意気を伝えることを大切にしてください。


宛名と署名に関してまとめた記事です!読んでみてください!


ビジネスメールの基本的なマナー

ビジネスメール‌普段からビジネスメールを意識してやり取りしている学生さんは少ないかと思われます。


友達とのやりとりと違い、ビジネスメールにはいくつか基本的なマナーが存在するので勉強していきましょう。


今回は特に重要なポイント2点をまとめていきます!


①件名だけで内容が伝わるようにする


‌メールにはLINEなどと違い、件名がつくのはご存じでしょうか?


件名は本文を見る前に内容を伝えることができる重要な項目になります。


相手はこの件名をみて、何についてのメールが来たのかを把握します。



そのため、全く内容がわからないものや、全然違うことを書いてしまうと、

受け取り側は「なんだこれ」となってしまうのです。


そのため学生は、OB訪問についての連絡なのか、面接についての連絡なのか、件名でしっかり伝えることが重要になります。


件名に書いてほしいものは主に2つ


①誰が送ってきたメールか

②どんな要件のメールか


上記のことを抑えるのが、基本的な件名の構造となります。


件名については、下記の記事でより詳しく記載してありますので、読んでみてください!


返信のスピードを早くする


‌就活のメールだけではなく、人と重要なやり取りをする際は、返信のスピードに気をつけましょう。


面接やOB訪問といった日程調整をする場合、相手側は自分のスケジュールをチェックして返信をしています。


相手側の予定に関わるものなので、少しでも早く返信することが重要です。


返信を早くすれば、社会人から「返信が早くて日程調整をしやすい学生さんだな」という良い印象を持ってもらえる可能性が高まります。


基本的には24時間以内に返すことを心掛けていきましょう!


【例文あり】書類選考の結果通知メールへの返信

メール 例文

今まで説明したことを踏まえ、書類選考通知メールに返信する際のテンプレートを紹介します。実際にみなさんがメールを送る際にお役立てください。

‌<件名>

書類選考通知の御礼【〇〇大学 抹茶太郎】

<本文>

▶︎宛名

株式会社△△商事

人事部 採用ご担当者様


▶︎自己紹介

‌お世話になっております。

〇〇大学 経済学部の抹茶太郎と申します。


▶︎お礼の意

この度、書類選考「合格」のご連絡と次回選考のご案内をいただき

誠にありがとうございました。 

このような機会を頂けて、大変嬉しく思っております。


▶︎抱負

より一層、身を引き締め、今後の選考に臨む所存でございます。

引き続き、何卒よろしくお願いいたします。


<署名>

======================

〇〇大学〇〇学科

抹茶太郎

〒123-4567

東京都新宿区1-2-3 マッチャーハイツ 101

TEL:090-1111-2222

MAIL:taro.matcher@gmali.com

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