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グループディスカッションの時間配分を説明する図です。

グループディスカッションの時間配分を決めるポイント

グループディスカッションにおいて非常に重要な時間配分。この記事では時間配分を決める際のポイントを解説します。要点を正しく把握し、グループディスカッションで活躍しましょう。

2017.12.12

グループディスカッションの時間配分を説明する図です。

はじめに

就活の選考で受けることになるグループディスカッション。苦手意識を持っている人は多いのではないでしょうか?
‌今回の記事のテーマは、グループディスカッションの時間配分。みなさんの中に、以下のような失敗をしてしまった経験のある人はいないでしょうか?

‌「制限時間内に結論を出すことができなかった。。」
‌「時間配分を決めたけど、ズレてから修正がきかなかった。」

‌適切な時間配分は、グループディスカッションを成功させるため非常に重要。この記事では、時間配分を決める際のポイント、及び時間配分にズレが発生した場合の対処法を説明します。みなさんがグループディスカッションで活躍するのに役立てば幸いです。

時間配分を決める際の基本方針

グルディスの時間配分について説明しています
まずは、グループディスカッションの時間配分を決めるうえで意識するべき基本方針について説明します。以下の3点を意識するようにしてください。

‌①時間配分を決めることにあまり時間は使わない

時間配分が重要とはいえ、それに時間を費やすがあまり本題の議論ができなければ元も子もありません。基本的に1~2分で時間配分を決めるようにしましょう。また何の議論にどれくらいの時間を割くかは紙に書いて可視化させておくのがおすすめ。タイムスケジュールを可視化しておけば、議論に没頭した際に時間を見落とすことはなくなります。また、チーム全体として議論のゴールを見失わなくなるはずです。

②時間配分がズレることを前提とする

筆者も就活生として20~30のグループディスカッションを経験しましたが、ほとんどのケースで、議論のはじめに設定した時間配分はズレました。想定した時間配分通りにはいかないことを頭に入れた上で、慌てずに対処するようにしましょう。時間配分がズレたときの対処法は後に詳しく説明します。

③プレゼンがある場合、プレゼンテーション準備に多くの時間を割く

グループディスカッションでは、プレゼンテーションの時間を多く取るようにしてください。グループディスカッションで犯してしまいがちなミスに、議論に時間を使いすぎて発表が疎かになるとことがあります。正しく議論ができたとしても、発表が投げやりであれば全体の評価が下がってしうでしょう。メガバンクの中には、「議論内容」と「発表での伝え方」を50%、50%で評価すると説明したこともあるところも。‌議論が煮詰まっていない場合でも、準備をおろそかにするのはやめましょう。

‌プレゼンテーションの準備に時間を割くために有効なのは、予め長めに準備の時間をとっておくこと。発表の準備は最後に取り組むものです。時間が押してしまうと、必然的に発表準備の時間が減ってしまうことになります。余裕を持った時間配分をしていれば、時間が押したときも対処できるはずです。

具体的な時間配分を決める例

時間配分を決めている図です
グループディスカッションの基本方針が分かったところで、グループディスカッションの時間配分の具体例を見ていきましょう。ここで取り上げる時間配分の例は絶対的なものではありません。制限時間やプレゼンの有無、アウトプットで求められる質によって異なります。あくまで参考例として、自分だったらどう時間配分をするか考えながら読んでみてください。

‌【お題】デパートの売上を2倍にするには?

ディスカッションをする際の条件は以下の通りとします。

【‌人数】
‌学生5人
【制限時間】
‌30分
【準備されているもの】
‌・ペン
‌・ポストイット
‌・ホワイトボード
‌【その他諸条件】
‌・ディスカッション終了後にプレゼンテーションを行うこと。発表時間は2分とする。
‌・1人1回は発言すること。
‌・ホワイトボードを使用すること。

定義づけ(5分)

漠然とデパートと言われても、5人とも思い浮かべるデパート像が異なります。従って、どの地域のデパートにするか、想定される顧客はどんな人か、売り上げ2倍はいつまでに達成するのか等、お題自体の定義や目的のすり合わせを行いましょう

アイデアのブレーンストーミング(6分)

ここでは、定義に順ずる打ち手(解決策)を分業し、各々で考えます。打ち手を出し終わったら、どんな些細な意見でもポストイットに記入してください。今回は重複を除いて30個のアイデアが出たと仮定しましょう。

アイデアの整理・選定(5分)

次に、30個のアイデアをそれぞれ整理し分類しましょう。分類が終わったら、そのアイデアの評価基準を決定します。評価基準の代表的な例としては、インパクト(その打ち手を実施したときの効果)や実現可能性(その打ち手を実施できる可能性)などがあります。その評価基準に基づいて30個のアイデアの中から1つの打ち手(解決策)を決定してください。場合によってはA案とB案を合体させたC案が選ばれることもあります。

打ち手(解決策)のブラッシュアップ(7分)

今回はC案が選ばれたと仮定しましょう。このままでは、C案に関して深堀りされたところで答えることは難しいはずです。そこで、C案に関してチーム5人で考えることにします。C案の魅力を深掘りするのは勿論ですが、時間があったらC案の弱みも考え、それに関して質問されても答えることができるように準備しておきましょう。

プレゼン準備(6分)

今回はホワイトボードを使うように指示されているので、ホワイトボードにまとめる組と原稿を作る組の2チームに分かれることにしました。発表の尺が気になっている場合は、一度通して練習するのもよいでしょう。

この時間に加えて、時間配分決めに1分使用したので、ちょうど30分になりました。例えばブレーンストーミングに時間がかかりすぎた場合は、他の時間(アイデアの整理・選定orプレゼン準備)のうち、どちらの時間を減らすべきか考え、柔軟に対処しましょう。最初に時間配分を考える際は、どこに時間がかかる可能性が高いか考え、それを踏まえた計画を立ててください。

時間配分がズレてしまったら

時間配分ミスを表現しています
先ほども述べたように、基本的に時間配分はズレます。具体例のように時間ぴったり上手くいくことはほとんどありません。ここでは、時間が足りなくなった場合余った場合の対処法を説明します。

‌時間が足りなくなってしまった場合

時間が足りなくなってしまった場合の対処法として主に考えられるのが以下の2つ。
議論の進捗を見て不要な時間を削る(ex アイデア出しに時間を使いすぎたので、評価基準は早めに決めるなど)
役割を分業する

‌役割の分業は時間を効率よく活用するのに欠かせません。最初の定義づけ等、共有が必要なところはありますが、個人の作業で進められるものも多々あります。人数を割く必要がない部分に全員で取り組むのではなく、役割を分担して他の必要な作業に人数を割くようにしてください。

時間が余ったときの対処法

グループディスカッションで明らかに制限時間よりも早く終わってしまった場合、何か検討事項を見落としている可能性あります。検討事項を振り返るなどしたほうが良いでしょう。何もせずだらだらするのはご法度。議論の質を高めようとする姿勢も評価の対象になります。より良いアウトプットをするために何ができるか考え、行動に移すことが大切です。

さいごに

グループディスカッションで時間配分を決めるときのポイントを説明してきました。時間配分は、議論を円滑に進める上でなくてはならないものです。また、時間設定をすることで、議論にメリハリがつき、集中して取り組めるというメリットもあります。ぜひ記事で説明したポイントを押さえて、グループディスカッションを円滑に進めてください。

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