【完全版】就活用メールアドレスの作り方！NG例や注意点も解説
2023/06/27
目次
人事とのやりとりや選考結果などは、選考時に入力したメールアドレスを用いて連絡が行われます。
この記事では、就活に使うメールアドレスの作成方法や、注意するべきポイントなどについてご紹介していきます。
社会人の第一歩として、メールのマナーも合わせて確認していきましょう！
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就活用メールアドレスはどのドメインを使う？
「既に持っているメールアドレスを就活にも使っていい？」
「新しくメールアドレスを発行した方がいい？」
ESなどの登録時にメールアドレスを求められ、どのアドレスを登録すればいいのか分からなくなった方もいらっしゃるのではないでしょうか。
ここでは就活用のメールアドレス候補として、以下の3つをご紹介します。
① 大学から発行されるメールアドレス
② Gmailなどのフリーメールアドレス
③ 携帯キャリアのメールアドレス
それぞれの特徴や、就活における印象などを見ていきましょう。
① 大学から発行されるメールアドレス
大学入学時に「@〜ac.jp」というような大学名が入ったメールアドレスを発行したのではないでしょうか？
就職活動では、このような大学から発行されるメールアドレスを使用する学生が多いです。自分がどこの大学に在籍しているのか企業側に見えやすく、かつ、信頼性の高いアドレスになっていることが理由です。
登録時に大学のメールアドレスを入力するよう指定される場合もあります。就活を始める前に、大学のメールアドレスにログインできるかなどを確認しておきましょう。
② Gmailなどのフリーメールアドレス
Gmailなどのフリーメールアドレスは、スマホやPCなどと連携しやすく、またメールアドレスの新規発行も簡単なため、就活用アドレスとして使いやすいです。
フリーメールの例は以下です。
-Gmail
-Yahoo!メール
-Outlook
-icloudメール
中でもGmailは無料で使用できる容量が大きく、かつスマホでもアプリを使って簡単に同期できるためオススメです。Gmailのアカウントがあれば、カレンダーの管理、スライドやドキュメントの作成などもでき、就活情報を一元的に管理しやすいです。
フリーメールを使用するときは、迷惑メールフォルダに企業からのメールが自動的に入れられてしまう可能性があることに注意しましょう。就活サイトや企業からのメール内容は似ていることが多く、スパムメールであるとシステムに勘違いされてしまうことがあります。
メインの就活メールアドレスを大学のものに、サブをGmailなどのフリーメールアドレスにすることがオススメです。
③ 携帯キャリアのメールアドレス
「〜@ezweb.ne.jp」や「〜＠docomo.ne.jp」のような携帯電話キャリアが提供しているメールアドレスも就活に使うことは可能ですが、あまりオススメしません。
就活には、ESをはじめとする書類の管理が必要になります。携帯電話キャリアが提供しているアドレスは、一度に送れるデータ容量に上限があり、またパソコンとの連携が取りにくいです。
基本的には大学のメールアドレスとGmailなどのフリーメールアドレスを使うようにしましょう。
就活用メールアドレスを作るメリット
Gmailなどのフリーメールアドレスを利用する場合は、新たにアドレスを発行して就活用のメールアドレスを作ることがオススメです！
ここでは就活用のメールアドレスを、プライベート用とは別に作ることのメリットをご紹介します。
① 就活関連の情報を一括管理できる
就活が本格化すると、求人サイトや企業から採用選考に関する連絡が毎日複数通届きます。与えられる情報量が多いため、きちんと整理できる体制が整っていなければ重要な連絡を見逃してしまう可能性もあるでしょう。
選考案内や日程調整連絡などの大切なメールを見落としてしまわないためにも、就活専用のメールアドレスを作っておくことがオススメです。就活に関する情報だけが集まったメールフォルダがあることで、効率的に必要な情報を頭に入れることができます。
② 就活に必要な情報が探しやすくなる
もう一度確認したい情報があったとしても、どのメールアドレス宛てに届いたのかが分からなければ探すのに時間がかかってしまいます。
「日程調整の連絡、その後どうなったっけ？」「あの企業の特別選考、いつ始まるって書いてあったっけ」など、忙しく情報量の多い就活では大事な情報を忘れてしまいがちです。そのような時に、就活用のメールアドレスがあることで、どこを探せば情報が見つかるのかが明確になります。
就活用メールアドレスを作る時に気をつけるべきポイント
ここでは就活用のメールアドレスを作る時に気をつけるべきポイントについてご紹介します。
採用担当者は意外とメールアドレス名まで見ています。恥ずかしくないアドレス名を設定し、必要のない場面で自分の印象を残すことを避けましょう。
① 本名が入ったものにする
就活用のメールアドレスには、本名を必ず含めるようにしましょう。
名前とメールアドレスが一致している方が、企業側がメールアドレスを見つけやすく、負担がかかりません。英語で書く時のルールに従って、名前を先に、苗字を後に設定することがオススメです。
本名が入ったメールアドレスの例
kana.saejima@〜.com
takeshi.onuma@〜.co.jp
hanae.ishimoto@〜.ac.jp
② シンプルで覚えやすい長さにする
アドレスがすでに使われている組み合わせだと新規登録できません。本名だけだと既に使われてしまっていて登録できないなどの場合は、数字などを用いながら固有の組み合わせにしましょう。
この時、本名が数字列などよりも先に来るようにメールアドレスを設定することがオススメです。名前が先にあることで、誰のメールアドレスなのかが分かりやすくなります。
シンプルで覚えやすい長さのメールアドレスの例
kana.sejima0123@〜.com
takeshi3209@〜.co.jp
hanae.ishimoto8787@〜.ac.jp
就活用メールアドレス作成後に行うべき3つの設定
ここでは、就活用のメールアドレスを作成した後に行うべき3つの設定をご紹介します。
アドレスを作って終わりではなく、以下の作業を忘れないようにしましょう。
① スマホと同期する
メールの返信速度が速いほど、相手に好印象を与えることができます。そのため、選考日程調整連絡などのメールになるべく早く気がつけるよう、スマホと同期しておくことが重要です。
新しくメールアドレスを作成したら、自分の使っているスマホと同期してどこでもメールをチェックできるように設定しましょう。
② 署名を作成する
メールを送る際、自分の署名を文末に書くことはマナーのひとつです。とはいえ毎回自分の所属大学名、学部名、メールアドレス、電話番号、と書くのは面倒ですよね。
そのため、メールアドレスを作成したときに、署名機能を使って登録しておくと便利です。新規メールを作成するときに自動で自分の署名が文末に入力されるようになります。
署名の例
————————————
抹茶大学 経済学部 経済学科 4年
町屋晃平
Email: kohei.machiya@〜.ac.jp
電話番号：080-0000-0000
————————————
③ アカウント名を設定する
アカウント名を設定しておくと、相手に自分からメールが届いた時にメールアドレスの文字列ではなく、アカウント名が表示されるようになります。
英数字で書かれたアドレス名よりも差出人の名前を認知しやすく、誤ってメールを見逃されてしまうリスクを減らすことが可能です。
企業に悪い印象を与える就活用メールアドレス
企業に悪い印象を与える可能性のある、避けるべきメールアドレスについて紹介します。
自分のメールアドレスが該当しないか確認しましょう。
① 無意味な文字の羅列になっている
「bvdiwjaknjismkd@〜.com」のような無意味な文字の羅列は、誰からのメールなのかの認識が難しいため控えましょう。
企業側が学生の皆さんのメールアドレスを管理する時に、読みづらく、打ちにくいことから手間がかかってしまいます。また送ったメールをスパムだと勘違いされてしまう可能性も。
また就活ではメールアドレスを記入する機会も多いです。必ずしもコピーアンドペーストができるわけではないため、本名などの相手も自分も覚えやすいアドレスで登録してください。
② ハイフンやアンダーバーが複数個並んでいる
「kaoru______11@〜.co.jp」というようなアドレスは、アンダーバーが何個ついているのか分からないですよね。このように、どの文字列が何個並んでいるのかが読みにくいアドレスも避けた方が良いでしょう。
他にも「karu1000000@〜.co.jp」のように何個同じ数字や文字がついているのかカウントするのが難しいようなアドレスも、相手に手間をかけてしまうので控えましょう。
③ 恋人やペットの名前などのプライベートが押し出されている
恋人の名前やペットの名前などプライベートが押し出されているメールアドレスは、就活用には向いていないです。
お互いのことをまだよく知らないのにも関わらず、メールアドレスからプライベートな生活を知ってしまうのはお互いを恥ずかしい気持ちにさせてしまうかもしれません。
誰が見ても違和感がないようなメールアドレスになるように心がけましょう。
▼NGメールアドレス例
love.mika@gamail.com
dog-omame@gmail.com
drunker.yuki@yahoo.co.jp
keibadaisuki.ogawa@gamil.com
④ メッセージ性が強い
「naitei_hoshi」「ganbaru_tanaka」など意味のある文字列が並んだメールアドレスは、幼い印象を企業側に与えてしまうかもしれません。就活に対する意気込みは、メールアドレスではなくエントリーシートなどで表現するのがベストです。社会人のマナーとして、シンプルで誰でも入力しやすいメールアドレスを設定するようにしましょう。
▼NGメールアドレス例
gekokujyou.yusuke@gmail.com
kusokigyou.takeda@gamil.com
⑤ 電話番号などの個人情報が記載されている
メールアドレスに電話番号やクレジットカードの暗証番号などの個人情報を入れるのは、覚えやすいですが、危険なのでやめましょう。
いつ誰に悪用されるのか分かりません。アドレスに数字を含めること自体は問題ないですが、誕生日などの当たり障りのない数字にするよう注意してください。
実際にメールを送る時に気を付けること
就活に最適なメールアドレスのポイントについて説明してきました。では、就活のメールにおいて、メールアドレスの他に意識すべきポイントは何なのでしょうか？以下に3つのポイントを紹介します。メールの内容が一目で分かる件名づけ
企業に勤める人は、１日に大量のメールを受信しています。そのような状況でメールを読むか否かを判断する基準はメールに付けられた件名です。件名には、メールの概要と、メールの送り主が盛り込まれている必要があります。これを満たすことによって、メールが読まれずにゴミ箱行きになる可能性を軽減できるはずです。
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迅速な返信
就活中の企業の採用担当者は本当に多忙です。そのなかでもみなさんの面接の日程調整やリクルーター面談の調整をしてくださいます。みなさんが迅速に返信しなければ、採用担当者はうまく調整ができず、大きな負担を強いることになりかねません。遅くても24時間以内にはメールに返信をするようにしてください。宛名と署名づけ
企業に送るメールには、必ず宛名と署名をつけなければなりません。宛名とは誰に宛てたメールなのかを明示するもので、メールの文頭に書きます。一方署名はメールの送り主の氏名や住所、連絡先をまとめたもので、メールの締めに書きます。
署名の方は『就活用メールアドレス作成後に行うべき3つの設定』でご紹介した通り、自動でつけられるように設定しておくと便利です。
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大事なメールへのスター/フラッグづけ
スターやフラッグをつけることで、瞬時に必要なメールアドレスを引き出すことができます。
さらに、目印をつけておくことでメールを忘れないことができるため、連絡ミスや期限が過ぎてしまったなどの過ちを防止できます。
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