面接辞退で人事に納得してもらえる理由とは？
2019/02/07
目次
5.
面接辞退の理由を求められたら・・
「面接前日に急な予定が入ってしまった・・」
「選考はクリアしたけど、志望度が下がってきた・・」
複数の会社にエントリーし、説明会や選考を同時に進める就活。多忙なスケジュールの中で、やむを得ない理由で面接辞退をしなければならない人は少なくないでしょう。
しかし、これまでに選考を通してお世話になっている企業に辞退の連絡をするのは気が引けるもの。人事に直接連絡するとなると尚更、憂鬱に感じるかもしれません。そんなみなさんのために、本記事では人事に納得感を持って辞退を受け入れてもらうための理由づけについてご紹介します。
しかし、これまでに選考を通してお世話になっている企業に辞退の連絡をするのは気が引けるもの。人事に直接連絡するとなると尚更、憂鬱に感じるかもしれません。そんなみなさんのために、本記事では人事に納得感を持って辞退を受け入れてもらうための理由づけについてご紹介します。
面接辞退をする上で注意すべき3つのこと
「面接辞退の仕方が分からない！」
「手続きが億劫だ・・」
上記のような理由で無断でキャンセルをするのは禁物。社会人としてのマナーに反しますし、何より迷惑がかかります。まずは、選考を辞退する上で注意すべき点について押さえていきましょう。
「手続きが億劫だ・・」
上記のような理由で無断でキャンセルをするのは禁物。社会人としてのマナーに反しますし、何より迷惑がかかります。まずは、選考を辞退する上で注意すべき点について押さえていきましょう。
①辞退を決断したら即座に連絡する
当たり前のことですが、これが最も大切。辞退の連絡を先延ばしにすればするほど、企業側への負担が大きくなります。みなさんにとっては、たった１回の面接にすぎないかもしれません。
しかし、人事は面接官のスケジュールの確保や会議室の手配など多くの手間をかけています。また、面接自体の枠にも限りがあり、直前の連絡は、その枠を無駄遣いすることになります。同じく、選考を受けている就活生に迷惑をかけないためにも、辞退を決めたら即座に連絡するようにしましょう。
しかし、人事は面接官のスケジュールの確保や会議室の手配など多くの手間をかけています。また、面接自体の枠にも限りがあり、直前の連絡は、その枠を無駄遣いすることになります。同じく、選考を受けている就活生に迷惑をかけないためにも、辞退を決めたら即座に連絡するようにしましょう。
②場面に応じた連絡手段を選択する
企業への連絡の手段として、メールと電話の大きく2つがあります。この2つにはそれぞれメリットとデメリットがあり、場合に応じた使い分けが必要です。ここではケースに応じた使い分けについて見ていきます。それぞれの辞退の手順については、こちらの記事を参考にしてください。
電話がベターな場合
・辞退連絡が前日、もしくは当日の場合
・メールでの連絡に対する返答がない場合
・人事宛のメールアドレスや担当者がわからない場合
メールがベターな場合
・担当者が忙しく、電話がつながらない場合
・営業時間外にやむを得ず連絡をしたい場合
・面接当日までに時間的余裕がある場合
・電波や騒音など周囲の状況で、声が届きにくい場合
上記のように、急を要する場合は電話での連絡が好ましいでしょう。担当者に直接繋がれば、確実に辞退の旨を伝えることができます。対して、メールも伝えるべき内容を整理し、いつでも、どこでも連絡できるため便利です。
しかし、人事担当に伝わっているかの確認が取りづらいというリスクもあります。どちらか一方の連絡で基本的には問題ないですが、不安な人はメールと電話両方で確認すると確実でしょう。
しかし、人事担当に伝わっているかの確認が取りづらいというリスクもあります。どちらか一方の連絡で基本的には問題ないですが、不安な人はメールと電話両方で確認すると確実でしょう。
③適切な辞退理由と謝罪の意を伝える
人事も一定数の辞退者が出ることを想定していますが、やはりその「理由」は気になるもの。引き止めたいという思いがあるのも当然で、整合性のない理由を告げられると、突き詰めたくなるものです。
断りの際は、簡潔に納得感のある理由を伝える必要があるでしょう。これについては、次の章で紹介します。また、ここまで時間を割いて選考をしてくれたことへの感謝と期待に添えなかったことへの謝罪の意を示しましょう。せっかく築いてきた関係値を壊すことのないよう、丁寧な対応を心がけてください。
断りの際は、簡潔に納得感のある理由を伝える必要があるでしょう。これについては、次の章で紹介します。また、ここまで時間を割いて選考をしてくれたことへの感謝と期待に添えなかったことへの謝罪の意を示しましょう。せっかく築いてきた関係値を壊すことのないよう、丁寧な対応を心がけてください。
失礼に当たらない、面接辞退に適切な5つの「理由」
面接辞退の連絡を入れる上で意識すべきことを紹介してきました。ここからは本題。面接辞退をする際に適切な理由を説明します。以下の5つの理由であれば、企業に追求されることは無いでしょう。①他社からの内定をもらったため
他社からの内定をもらい、これ以上の選考を受ける必要がない場合は、素直に申し出るのがよいでしょう。みなさん自身にとっても企業側にとっても必要のない時間を削ることに繋がります。
②急な予定が入ったため（選考、説明会等）
急遽、志望度の高い企業の説明会や選考が入ることもあるかもしれません。その際は「現状最も魅力を感じている企業からのお声がけをいただきまして、そちらを優先したく・・」のように正直に伝えることがかえって好印象となるでしょう。大体の場合再度調整してもらうことは難しいのですが、場合によっては別日での日程調整を検討してくれるかもしれません。
③自分の軸と合致しないため
面接での選考や様々な社員さんの話を聞き、企業理解を深める中で、ミスマッチを感じることもあるでしょう。説明会の情報と社員の話す内容の差異から違和感を感じたり、将来やりたいこととのズレを察したら、辞退するのが妥当です。その場合は、どこにミスマッチを感じるのかを明確にし、伝えるよう心がけてください。
④体調が優れないため
体調が優れず、選考の参加が難しいケースもあるでしょう。その際は、その旨を適切に伝えましょう。企業側も参加を強要することはできません。早めの連絡をし、体調の回復に専念しましょう。
⑤諸般の理由で/一身上の都合により
必ずしも辞退の理由を述べる義務はありません。家庭の事情など、伝える必要のない場合は「諸般の理由で」のような伝え方をしても問題ありません。
これはダメ！不適切な面接辞退の理由
面接辞退として適切な理由をお伝えしてきました。ここでは、面接辞退の理由として不適切なものを取り上げます。
人事担当が突き詰めたくなるような、うやむやな理由、相手への配慮がない理由はみなさん自身の印象の悪化に繋がるでしょう。以下に挙げる辞退理由は、絶対に伝えないようにしてください。
人事担当が突き詰めたくなるような、うやむやな理由、相手への配慮がない理由はみなさん自身の印象の悪化に繋がるでしょう。以下に挙げる辞退理由は、絶対に伝えないようにしてください。
①人事と合わなかった
「人事と馬が合わなそう」「面接官の態度が良くなかった」という理由で辞退の意思決定を行うのも禁物。実際に一緒に働く仲間が人事である可能性は低いはずです。もちろん、接する人々から感じる社風を考慮に入れるべきですが、人事の印象という表面的な理由に捉われないよう注意してください。
②福利厚生に納得できない
「残業が多いから」「給料が低いから」「家賃手当がないから」といった福利厚生面の不満を理由にするのは辞めましょう。それを伝えても、改善することはありません。働き方や給与面を直接の理由にすることは避けると良いでしょう。
③活躍できる自信がない
「自信を持てない」「迷っている」等の悩みは、突っ込まれる可能性が大いにあります。本当は断りたかったのに、別の日程を調整されたり、個別の面談を設定されたりすれば、元も子もありません。他にも、「やりたいことと違う気がする」のようにぼんやりした理由付けは、深堀されるきっかけを与えてしまいます。明確に、断る意思を固めた際は、自信を持って簡潔に理由を告げるようにしましょう。
上手に面接辞退をしよう
いかがでしたでしょうか？
誰もが不安に感じる選考辞退の連絡における、理由の付け方についてご紹介してきました。たった1度しかないファーストキャリア。自分にぴったりの企業に出会えるよう、自分軸を大切に意思決定をしてください。
みなさんの就活が「素敵な時間」になることを祈っております。
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