面接辞退の電話をストレスなく済ませるために

会社説明会や、突然入るリクルート面談。就活のスケジュールで毎日が忙しい人も多いのではないでしょうか？ 志望度の高い企業の面接が急遽決まったり、座談会が設けられたりと、イレギュラーな予定が入ることも多々あるでしょう。予定が合わず、志望度の低い企業の選考を断るケースもあるかもしれません。
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‌この記事では、やむを得ない事情で面接を辞退する際に、ストレスなく電話で断りを入れる方法について説明します。実際に電話をかけるときのトークスクリプトも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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‌電話で面接辞退をすべきケースとは？

面接辞退を申し入れる際は、メールと電話、どちらの手法で連絡をとるのが良いのでしょうか？結論を述べると、電話が適切かメールが適切かは、状況によって異なります。

メールは、担当者のスケジュールに関係なく送信することができ、内容を整理して送付できるというメリットがあります。しかし、一方的に発信するものなので、相手がいつそのメールを読むかを把握できないリスクもあるでしょう。もし面接時間までに担当者がメールを確認できなかった場合、無断で面接を辞退したのと同じ状態になってしまいます。そのため、基本的に電話での連絡を心がけ、特に以下の２つのケースでは、必ず電話で連絡をするようにすると良いでしょう。

面接前日や当日に辞退せざるを得ないケースに陥った際は、電話での連絡が必須となります。人事や面接官のスケジュールの確保と面接会場の準備が既に完了している可能性もあるため、一刻も早く伝えること、謝罪の意を示すことを忘れないようにしてください。

1度メールにて辞退の旨を伝えたが、他のメールに埋もれたり、手違いで届いてなかったりと、返信が来ないケースもあります。そんなときは、電話で確認するのが効率的です。
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‌「○月○日の○時にメールを差し上げたのですが・・」
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‌上記のように伝えれば、既に連絡していることの証明ができます。行き違いで印象を悪化させないよう、電話でのチェックをおすすめします。
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当たり前のことですが、面接の辞退を決断したタイミングで連絡をいれるようにしましょう。面接の枠数にはあらかじめ数が設けられており、早期の辞退は他の就活生へのチャンスに繋がる可能性もあります。人事の方が対応しやすいよう、配慮の心を忘れないようしてください。

電話をかける時間帯は大前提として、営業時間にかけるべきです。それ以外の時間帯は繋がらない、もしくは不在の場合が多く迷惑になります。
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‌営業時間は会社にもよりますが、概ね9時〜20時あたり。始業後すぐの時間や、終業直前は会議などが入ります。またお昼の時間帯はランチ等で外出していることも多いです。こうした時間帯は避けるよう考慮した上で、電話をかけるようしてください。
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‌仮に不在であっても、伝言を残すよう、対応してくれた方にお願いしましょう。

携帯電話やスマートフォンの場合は、どこからでも電話をかけることができますが、それ故に電話をかける場所には細心の注意を払う必要があります。
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‌注意すべきなのは電波と騒音。
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‌地下の建物や森の中など電波の悪いところからの電話は避けるようにしましょう。また、人混みの中や電車のホームなど騒音が気になるところでの通話も禁物です。いずれも、伝えるべき内容を相手に確実に届ける上での障害になってしまいます。急ぎの連絡はもちろん必要ですが、電話をかける場所への配慮も忘れないでください。
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今まで説明してきた内容を踏まえた上で、実際の電話のかけ方についてご紹介します。まずは、電話をする際に押さえておくべき流れをご確認ください。

では、上記4点を踏まえたトークスクリプトを紹介します。