OB訪問のメール返信｜書き方や注意すべきマナーを例文とともに解説
2024/06/13
目次
メールのマナーは、ルールを知れば怖くない
興味のある業界や企業について知るために、社会人に会いに行って話を聞くOB訪問。就活まで社会人とコミュニケーションを取ったことのなかった人にとって、オフィシャルなメールのやりとりは、勝手が分からず難しいものと捉えられがちです。
しかし、ご心配なく。基本の型さえ知ってしまえば、メールのやりとりで迷うようなことはなくなります。この記事では、OB訪問のメールで返信をするときのポイントを5つ紹介します。
メールのマナーは、OB訪問に限らず社会に出てからずっと意識しなければならないもの。ぜひOB訪問を良い機会と捉え、メールの送り方をマスターしましょう。
OB・OG訪問のメールの書き方を詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。
- 【参考】【例文5選】OB・OG訪問メールの書き方をケースごとに解説！
OB訪問前日までに何をする？質問リスト送付のメールテンプレ付き！
【例文あり】OB・OG訪問で喜ばれるお礼メールの書き方やルール
OB訪問の返信メールの例
まずOB訪問の返信メール例文を2つご紹介します。みなさんが社会人の方とやりとりをするときの参考になれば幸いです。
OB訪問を承諾してもらった後に送る日程調整メール
株式会社西川物産
営業部
田中太郎様
お世話になっております。
〇〇大学経済学部の山田花子です。
OB訪問させていただけるとのこと、ありがとうございます。
〇〇様のお話を伺えることをとても楽しみにしております。
早速お伺いする日程を調整させていただきたいのですが、
下記の中でご都合の良いお日にちはございますでしょうか？
・1月18日（水） 終日
・1月20日（金） 13:00〜17:00
・1月23日（月） 14:00〜18:00
もしこちらの日程でご都合が悪い場合は、再度調整させていただければと存じます。
また場所についてですが、
〇〇様のご都合がよい場所がありましたら合わせてお教えいただけますと幸いです。
お忙しい中大変恐縮ですが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。
-----------------------------------------
〇〇大学経済学部経済学科3年
山田花子(Hanako Yamada)
mail: yamadahanako@g-mail.com
TEL(携帯):080-0000-0000
TEL(自宅):03-5666-6777
-----------------------------------------
希望日程が返ってきたときの返信メール
株式会社西川物産
営業部
田中太郎様
お世話になっております。
〇〇大学経済学部の山田花子です。
お返事いただきまして、
誠にありがとうございます。
それでは、1月23日の14:00に
貴社オフィスに伺います。
田中様にお会い出来ることを
楽しみにしております。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
-----------------------------------------
〇〇大学経済学部経済学科3年
山田花子(Hanako Yamada)
mail: yamadahanako@g-mail.com
TEL(携帯):080-0000-0000
TEL(自宅):03-5666-6777
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マナーに注意！OB訪問メール返信で気を付けるべきポイント6選
ここではOB訪問のメール返信の際に気をつけるべきポイントを6つご紹介します。
マナーに注意を払い、丁寧な印象を社会人に与えられるようにしましょう！
気を付けるポイント①誤字脱字と敬語に注意
OB訪問のメールで最も気をつけなければならないのが、誤字・脱字。OB訪問は、社会人の貴重な時間を割いてもらい、さらには時としてご馳走してもらいお話を聞かせてもらう機会です。お願いをする立場にある学生としては、礼儀をわきまえ、丁寧なコミュニケーションを心がけなければなりません。
誤字・脱字があると、丁寧なコミュニケーションをする意思がないと思われかねません。なぜなら誤字・脱字は、最後に見直せば気づくことができるものだから。送られてきたメールに誤字・脱字があったら、雑に書いたメールだと判断されてしまうでしょう。メールを書き終わったら、送信する前に読み返して、問題がないか確認するようにしましょう。
また、敬語にも注意が必要です。悪気がなくても、敬語を上手く用いることができない場合は相手を不快な思いにさせてしまうもの。ここで全てを取り上げることはできませんが、OB訪問のメールで使えるメールの敬語を下記にまとめます。みなさんがメールを送るときの参考にしてください。
OB訪問のメールでよく使う敬語集
・会って話を聞きたいです。→お会いして、お話を伺いたく存じます。・いつが空いてますか？→下記日時でご都合の宜しい日はございますでしょうか？(日程をこちらから提案)
・了解しました/分かりました。→承知致しました。
以下のようなサービスを利用してみるのも良いでしょう。
【参考】3秒敬語
気を付けるポイント②返信は必ず24時間以内に
社会人は、OB訪問を受けるために忙しい中で時間を確保しようとしてくださいます。みなさんとのやりとりが滞り、調整に時間がかかると、仕事に支障が出てしまう可能性も否定できません。
また、みなさんのメールの返信が遅ければ、本当に自分の話を聞きたいのかと不快な思いになるはずです。もしそのまま調整がうまくいき、話を聞くことができたとしても、熱心にみなさんの相談にのる気は起きないでしょう。
OB訪問のやりとりでは、遅くても24時間以内には、メールの返信をするようにしましょう。返信のスピードで話を聞きたいという姿勢を示すことができます。
気を付けるポイント③夜遅い時間のメール送信は控える
②で、返信はできるだけスピーディーにするべきと説明しました。しかし、メールを送信するのを避けた方が良い時間もあります。それは夜遅い時間です。
就活のエントリーシートの提出など、企業の専門の窓口にメールを送る際は、夜遅い時間でも問題ありません。
しかし、OB訪問は、社会人個人に送るメールです。夜にメールを送ってきたことに対し、相手のことを考えていないと不快な思いをする社会人も一定数います。OB訪問のメールは、急を要する事情(※)でない限り日中に送信するのが無難です。
(※)翌朝早い時間のOB訪問があるが、体調不良で行けないことが前日の夜に確定した場合など
気を付けるポイント④メールには必ず「宛名」と「署名」を
OB訪問でのやりとりなど、きちんとした体裁で送る必要のあるメールは、必ず「宛名」と「署名」をつけます。
宛名とは、メールを送信する人に宛てたメールであることを示すものです。OB訪問のメールの場合は、宛名に①社会人の所属企業、②社会人の所属部署(分かれば)、③社会人の名前を書きます。
一方署名には、メールの送り主、つまりみなさんの情報を記します。OB訪問で送るメールには、①所属大学・学部、②名前、③メールアドレス、④電話番号を書くようにしてください。
▼関連記事
【テンプレあり】就活メールの宛名や署名の書き方についての攻略法！
気を付けるポイント⑤メールの件名はそのままにする
メールに必ず件名をつけることは、ビジネスメールのマナーの基本です。新規メールは自分で件名を作成し、相手から届いたメールの返信の際には件名をそのままにしましょう。
ビジネスにおいては、基本的にひとつの話題に関するやりとりを１つのメールスレッドにまとめます。同じOB訪問に関する話題のやりとりなのに関わらず件名を変えてしまうと、どのような要件なのか、前後にどのような会話をしたのかが分かりにくくなってしまいます。
社会人は複数の相手と同時にメールのやり取りをしています。そのため、件名で用件を判断できるよう、むやみにメールの件名を変えないようにしましょう。
また返信する時につく「Re:」については、削除する必要はありません。
また返信する時につく「Re:」については、削除する必要はありません。
気を付けるポイント⑤返信の引用は残したままにする
メールの返信をするとき、以前のメッセージ内容の履歴が自動で下方に残されていることに気がついたことがある人もいるのではないでしょうか。
このような履歴のことを『全文引用』といいます。ビジネスメールにおいて『全文引用』は残したままの方が良いとされています。
これまでの履歴が残っていることにより、今までのやりとりを確認しやすくなるため、『全文引用』は削除せずにそのままにしておきましょう。
よくある疑問に回答します！こんな時の返信はどうする？
「土日にメールを返信してもいい？」
「メールの返信はどこまでするべき？」
「全然返信こないけど大丈夫？」
社会人を相手にしたメールのやりとりにおいて、このような疑問をもつ方も多くいらっしゃると思います。そこでここでは、OB訪問メールの返信に関するよくある疑問にお答えしていきます！
返信する際の疑問①土日に返信してもいい？
先ほど夜遅い時間のメールは控えるべきだとお伝えしましたが「それでは土日の返信はどうなのだろう？」と疑問に思った方もいるかもしれません。
結論からいうと、土日にメールの返信をしても大丈夫です。
学生側としては、平日は学校などがあるため、土日の方が就活関連のことを行いやすいのではないでしょうか。数日間返信がないよりは「お休みのところ失礼いたします」と冒頭に記載した上で返信があった方が、社会人側も状況を把握しやすいです。
また、会社にあるパソコンでしかメールを確認できない方や、土日は完全に休むと決めている方もいるので、休日の間に返信がなくても焦る必要はありません。
返信する際の疑問②返信はどこまでするべき？
メールの返信をしないのは「既読スルー」のように失礼なのではないか？と不安になりますよね。
基本的に、メールの返信は学生側が最後になるようにしておいた方がよいです。
学生側が日程調整依頼のメールを送り、社会人側が希望日程の返事を行い、それに対して日程調整完了の返信を学生側が行い、やりとりを終わらせるパターンが多いです。
もし日程調整完了のメールに対して、社会人側から「当日はお願いします」というような内容の簡潔なメールがきた場合は、それ以上返信を行う必要はありません。
新着メールを確認する手間も考えながら、失礼に当たらない範囲でメールの返信を行いましょう。
返信する際の疑問③全然返信が来ないけど大丈夫？
メールを送ったにも関わらず返信がこないと心配になってしまうと思います。
そのような時は、以下の2つの手順を踏みましょう。
・メールが送信できているか確認する
・3営業日経過しても必要な返信がない場合は、再度連絡してみる
メールが送信できているか確認する
そもそもメールがちゃんと送れていない可能性もあります。
メールの送信ボックスを確認して、いつメールを送信したのかを確認してみましょう。
3営業日経過しても必要な返信がない場合は、再度連絡してみる
「日程調整の候補日を提示したけれど、1週間経っても返事が返ってこない」というような場合は、再度連絡してみましょう。
メールがたくさん届いていて、そのなかに埋もれてしまっている可能性もあります。
「先日ご連絡した件ですが、その後いかがでしょうか？」というように、経過を伺うメールを送ってみると良いです。
また、お礼メールに「ご返信には及びません」と記載すると、担当者への気遣いを表すことができます。
返信する際の疑問④お礼メールに返信が来た時の対応は？
お礼メールに返信が来たときは「返信した方がよいのか」迷うこともあるでしょう。結論から言うと、返信はなるべく学生が最後になるようにしましょう。
担当者は、忙しい業務の間にメールを読み、返信をしてくれています。
そのため、感謝の意を伝えるためにも、返信メールに対しても返信するようにしましょう。
また、お礼メールに「ご返信には及びません」と記載すると、担当者への気遣いを表すことができます。
返信不要としていても返信が来ることがある
お礼メールに「返信不要」と記載しても、返信をくださる担当者の方もいます。
この時もなるべく返信するようにしましょう。
担当者の方は、返信不要と記載があるにも関わらず、わざわざメールを読んで返信してくださっています。
そのため、学生側も返信メールを書くことで相手の誠意に答えましょう。
なお、以下のように返信するのが良いです。
件名：Re:OB訪問のお礼（○○大学 佐藤）
○○株式会社
○○部
田中太郎様
お世話になっております〇〇大学の佐藤です。
お忙しい中、わざわざ返信をしてくださりありがとうございます。
また、ご相談させていただきたいと思いますが、その際は何卒よろしくお願い申し上げます。
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○○大学○○学部
佐藤次郎
電話：000-0000-0000
メール：jiro.satou＠××.com
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OB訪問後はお礼メールを送ろう
OB訪問をしたら満足してそのままになってしまいそうなところですが、OB訪問後のお礼メールをしっかりと送ることは重要です。
・OB訪問を受けてくれたことへのお礼
・どのような話が印象に残ったか
・企業や就活に対する見方がどう変わったか
・話を聞かせてくれたことへのお礼
このような内容を盛り込みながら、社会人にお礼メールを送ることを忘れないようにしましょう。
もっと詳しくOB訪問後のお礼メールについて知りたい方は、以下の記事もご参照ください。
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OB訪問のやりとりをもっと簡単に
OB訪問のメールの返信の仕方について説明してきました。冒頭でも述べた通り、メールのマナーは社会に出てからずっと必要になるものです。これを機会に、社会人としてのマナーを身につけましょう。
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