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OB訪問のメールに返信している人の写真です。

【OB訪問】メールの返信をするときの4つのポイント

2017.10.18

OB訪問のメールに返信している人の写真です。

メールのマナーは、ルールを知れば怖くない!

興味のある業界や企業について知るために、社会人に会いに行って話を聞くOB訪問。就活まで社会人とコミュニケーションを取ったことのなかった人にとって、オフィシャルなメールのやりとりは、勝手が分からず難しいものと捉えられがちです。
しかし、ご心配なく。基本の型さえ知ってしまえば、メールのやりとりで迷うようなことはなくなります。この記事では、OB訪問のメールで返信をするときのポイントを5つ紹介します。メールのマナーは、OB訪問に限らず社会に出てからずっと意識しなければならないもの。ぜひOB訪問を良い機会と捉え、メールの送り方をマスターしましょう。

①誤字脱字と敬語に注意

OB訪問のメールで最も気をつけなければならないのが、誤字・脱字。OB訪問は、社会人の貴重な時間を割いてもらい、さらには時としてご馳走してもらいお話を聞かせてもらう機会です。お願いをする立場にある学生としては、礼儀をわきまえ、丁寧なコミュニケーションを心がけなければなりません。
‌誤字・脱字があると、この丁寧なコミュニケーションをする意思がないと思われかねません。なぜなら誤字・脱字は、最後に見直せば気づくことができるものだから。送られてきたメールに誤字・脱字があったら、雑に書いたメールだと判断されてしまうでしょう。メールを書き終わったら、送信する前に読み返して、問題がないか確認するようにしましょう。

‌また、敬語にも注意が必要です。悪気がなくても、敬語を上手く用いることができない場合は相手を不快な思いにさせてしまうもの。ここで全てを取り上げることはできませんが、OB訪問のメールで使うであろうメールの敬語を下記にまとめます。みなさんがメールを送るときの参考にしてください。

‌OB訪問のメールでよく使う敬語集

‌・会って話を聞きたいです。→お会いして、お話を伺いたく存じます。
・いつが空いてますか?→下記日時でご都合の宜しい日はございますでしょうか?(日程をこちらから提案)
‌・了解しました・分かりました。→承知致しました

②返信は必ず24時間以内に

社会人は、OB訪問を受けるために忙しい中で時間を確保しようとしてくださいます。みなさんとのやりとりが滞り、調整に時間がかかると、仕事に支障が出てしまう可能性も否定できません。
‌また、みなさんのメールの返信が遅ければ、本当に自分の話を聞きたいのかと不快な思いになるはずです。もしそのまま調整がうまくいき、話を聞くことができたとしても、熱心にみなさんの相談にのる気は起きないでしょう。
‌OB訪問のやりとりでは、遅くても24時間以内には、メールの返信をするようにしましょう。返信のスピードで話を聞きたいという姿勢を示すことができます。

‌③夜遅い時間のメール送信は控える

②で、返信はできるだけスピーディーにするように説明しました。しかし、メールを送信するのを避けた方が良い時間もあります。夜遅い時間です。就活のエントリーシートの提出など、企業の専門の窓口にメールを送る際は、夜遅い時間でも問題ありません。しかし、OB訪問は、社会人個人に送るメールです。夜にメールを送ってきたことに対し、相手のことを考えていないと不快な思いをする社会人も一定数います。OB訪問のメールは、急を要する事情(※)でない限り日中に送信するのが無難と言えるでしょう。

‌(※)翌朝早い時間のOB訪問があるが、体調不良でいけないことが前日の夜に確定した場合など

‌④メールには必ず「宛名」と「署名」を

OB訪問でのやりとりなど、きちんとした体裁で送る必要のあるメールは、必ず「宛名」と「署名」をつけます。
‌宛名とは、メールを送信する人に宛てたメールであることを示すものです。OB訪問のメールの場合は、宛名に①社会人の所属企業、②社会人の所属部署(分かれば)、③社会人の名前を書きます。
‌一方署名には、メールの送り主、つまりみなさんの情報を記します。OB訪問で送るメールには、①所属大学・学部、②名前、③メールアドレス、④電話番号を書くようにしてください。

OB訪問の返信メールの例

最後に、OB訪問の返信メールを紹介します。みなさんが社会人の方とやりとりをするときの参考になれば幸いです。

‌希望日程が返ってきたときの返信メール

‌株式会社西川物産
‌営業部
‌田中太郎様

‌お世話になっております。
‌〇〇大学経済学部の山田花子でございます。

‌お返事いただきまして、
‌誠にありがとうございます。
‌それでは、1月23日の14:00に
‌貴社オフィスに伺います。

田中様にお会い出来ることを
‌楽しみにしております。
‌当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
‌-----------------------------------------
〇〇大学経済学部経済学科3年
‌山田花子(Hanako Yamada)
‌‌mail: yamadahanako@g-mail.com
‌TEL(携帯):080-0000-0000
‌TEL(自宅):03-5666-6777
‌‌-----------------------------------------

OB訪問のやりとりをもっと簡単に

OB訪問のメールの返信の仕方について説明してきました。冒頭でも述べた通り、メールのマナーは社会に出てからずっと必要になるものです。これを機会に、社会人としてのマナーを身につけてください。
‌社会人とのやりとりをもっと簡単にできるのがMatcher(マッチャー)。Matcherは所属大学や学年に関係なく、OB訪問ができるサービスです。
‌アポイントは1クリックで申請するだけ。承認が降りたら、チャットでのやりとりで、日程調整をすれば完了です。
‌今回説明した最低限のマナーと時間を取ってもらうことへの感謝を忘れず、ぜひ沢山の社会人に話を聞きに行ってみてください。
社会人に会いに行く(無料)

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