【例文あり】OB・OG訪問で喜ばれるお礼メールの書き方やルール
2024/07/29
目次
1.
社会人に話を聞きに行き、企業の理解を深めるOB訪問。
OB訪問は普段会えない社会人と接点が持てる貴重な機会です。
時間を調整してくれたことへの感謝と今後の就活、そして就職後にも繋がれる関係を構築するために、お礼の連絡は欠かせません。
この記事では、OB訪問のお礼メールの書き方と注意点についてご紹介します。
また、場合に応じたお礼メールのテンプレートも載せているので、ぜひ参考にしてみてください。
お礼メールを送る理由
「OB・OG訪問の最後に口頭でお礼をいうだけではダメなの？」
と感じている方もいるのではないでしょうか？
口頭とは別でお礼のメールを送るべき理由は大きく3つあります。
▼お礼メールを送る理由
①社会人としての基本的なマナーであるから
②選考に有利に働く可能性があるから
③情報収集のチャンスが広がるから
以下で詳しく解説していきます。
①社会人としての基本的なマナーであるから
OB訪問のお礼メールは、社会人としての基本的なビジネスマナーです。
相手は忙しい中時間を割いてくれたのですから、感謝の気持ちを伝えることは当然のことです。
お礼メールを送ることで、礼儀正しい印象を与えることができます。
また、OB訪問の最後は、その日に学んだことがまとまっていないなどでバタバタしてしまい、感謝の気持ちを伝えるにも、簡単な言葉になってしまうでしょう。
メールで改めて送ることで、感謝の気持ちを丁寧に伝えることができます。
②選考に有利に働く可能性があるから
OB訪問のお礼メールは、選考に有利に働く可能性があります。
企業によっては、OB訪問を義務化していたり、採用担当者がOB訪問を受け入れた社会人にあなたの印象を聞くこともあります。
お礼メールを送ることで、熱意や礼儀正しさをアピールできるでしょう。
③情報収集のチャンスが広がるから
OB訪問のお礼メールは、情報収集のチャンスが広がる可能性があります。
OB・OGは、社内の情報や業界の動向など、最新の貴重な情報を持っています。
お礼メールを送り、関係性を構築することができれば、その後も質問や相談がしやすくなりますし、OB・OGのネットワークを紹介してもらえるかもしれません。
OB訪問のお礼をする際のルール
OB訪問のお礼を考えている人の画像アポイントの調整など、手間をかけて掴んだOB訪問の機会。
OBとの関係構築や学びや気づきを今後に活かすために守るべきルールがあります。
ぜひ参考にして、OB訪問を有意義なものにしましょう
▼OB訪問のお礼をする際のルール
①メールでお礼を伝える
➁その日のうちに返信する
③適切な敬語表現を用いる
①メールでお礼を伝える
お礼を伝える方法は、メールが最も効果的です。
FacebookなどのSNSを知っている場合でも、メールでお礼を伝えることができればベストでしょう。
理由は、SNSなどのメッセージよりもメールの方が残りやすいからです。
理由は、SNSなどのメッセージよりもメールの方が残りやすいからです。
また、学生のうちにメールの送り方や構成をマスターしておけば、将来働く上で役立ちます。
今後のためにも、メールに慣れておくことをおすすめします。
②その日のうちに送信する
メールは、「その日のうちに送信すること」を心がけてください。
もちろん、面談の最後やお別れする際にも、時間を取っていただいたことへの感謝は忘れず伝えるようにしましょう。
それに加えて、再度お礼メールを送ることで、「マナーが守れて気遣いができる人だ」との好印象を残すことができます。
もし、訪問の時間が遅く、連絡できる時間が夜遅くなってしまう場合は、次の日の午前中に送りましょう。
午後10時〜午前9時の連絡は避けることをおすすめします。
③適切な敬語表現を用いる
敬語は最低限のビジネスマナーです。
言葉遣いや敬意の払い方の点で相手によい印象を与えるためには、敬語をうまく使いこなすことが重要です。
敬語を使い慣れていない場合、尊敬語と謙譲語を使い間違えてしまうケースがあります。
尊敬語は、敬意の対象となる人がすることについて使うものです。
謙譲語は、自分や身内がすることについて敬意の対象に対してへりくだって使うものです。
間違いやすい敬語表現
就活でよく間違えられる敬語表現をご紹介します。
▼OBに書類を見てもらう時
〇「ご覧いただけますと幸いです」
×「ご拝受いただければ幸いです」
「拝受する」は自分の動作についてへりくだって言うときに使う表現（謙譲語）です。
▼OBの行動について言及するとき
〇「～していらっしゃる」
×「～しておられる」
「おる」は自分の動作についてへりくだって言うときに使う表現（謙譲語）です。
▼敬語になっていない表現
〇「承知しました」「かしこまりました」
×「了解しました」
「了解しました」は対等または目下の相手に使用します。
目上の方に対しては「承知しました」「かしこまりました」と伝えましょう。
〇「勉強になりました」
×「参考になりました」
「参考になる」は考えるための補足材料になるという意味になり、目上の人に対して使うのは失礼な表現です。
この他にも、二重敬語になっていないか、「させていただく」を多用しすぎていないか等、確認しましょう。
OB・OGに喜ばれるお礼メールの書き方【例文付き】
ここからは、OB訪問を受け入れてくれた社会人に喜ばれるメールの構成についてお伝えします。
みなさんもこれを参考に、好印象を与えることができるお礼メールを作成してみましょう！
▼お礼メールの構成
①件名と自己紹介
②OB訪問のお礼
③面談を通じて得た「学び」や「気づき」
④今後の抱負
⑤再度のお礼とお願い
⑥署名
①件名と自己紹介
件名欄には「用件」「大学名」「名前」を記入します。
メールが届いた際は、件名を見て、メールを開封するかどうかを決めることが多いです。
メールが届いた際は、件名を見て、メールを開封するかどうかを決めることが多いです。
『【本日の面談のお礼】◯◯大学|抹茶太郎』
のように、一目見て判断できるよう、簡潔に示しましょう。
また、誰宛てのメールであるのか、【相手の会社名・部署・名前】と自分自身が何者であるか【大学・学部・名前】を記載し、「平素よりお世話になっております」等の挨拶を付け加えます。
【例】
××株式会社 ○○部 △△課
山田 二朗 様
平素よりお世話になっております。
先ほどOB訪問させていただいた、就活大学の抹茶太郎と申します。
②OB訪問のお礼
社会人は忙しい業務の合間の時間や業務時間外にボランティアとして、OB訪問を受け付けてくれています。
わざわざ時間を調整して、相談に乗ってくれたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。
また、面談はカフェやレストランで行われる場合があり、食事や飲み物をご馳走になることも多いかと思います。
その際は、当日にお礼を伝えるのはもちろん、メールでも再度お礼を伝えるようにしましょう。
【例】
本日はお忙しい中、お時間を作っていただき、
さらには美味しいコーヒーをごちそうになり、誠にありがとうございました。
③面談を通じて得た「学び」や「気づき」
アドバイスをする側の社会人も学生に伝えるべき点が伝わったのか、どんな点が学びとして提供できたのかは気になるはずです。
そこで、面談を通して得た「学び」や「気づき」をまとめるようにしましょう。
自身のアウトプットの練習となるとともに、社会人にとっても、「どんな価値提供ができたか」わかるため、喜んでもらえるはずです。
【例】
志望動機は条件を絞り込むように作るべきというお話は大変勉強になりました。
④今後の抱負
面談で得たことを今後どう活かして行くか、今後の抱負を付け加えると、OB・OGとしても時間を取って良かったと思ってもらえるでしょう。
学びを次の行動に結びつけるかは、就活においても仕事においても重要になります。
みなさんにとっても、他人に今後の目標を宣言することで、普段の生活から目標を意識した行動ができるようになるはずです。
【例】
今回のOB訪問を経て、
山田さんのようにお客様のことを真剣に考える人と働きたいと感じました。
⑤再度のお礼とお願い
メールの最後に再度お礼を述べるとともに、何かお願いがあれば、伝えるようにしましょう。
「〇〇な点についてもっと知りたいので、△△な方がいらっしゃいましたら、ご紹介いただければ幸いです」「是非、〇〇さんと選考直前の時期に再度ご相談させていただきたいです」のように、伝えると良いかもしれません。
しかし、OB・OGも1人の学生に何度も時間を費やすほどの余裕がない場合もあります。
相手の方の様子を伺いながら、失礼のない範囲でお願いするようにしましょう。
【例】
今後、貴社の選考を突破するために精進して参りますので、
引き続き相談にのっていただけると幸いでございます。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
⑥署名
最後に「氏名」「学校名・学部・学科」「連絡先」を入れておきましょう。
あらかじめ作成し、テンプレートとして登録しておくと便利です。
署名欄は記号などで飾る必要はありません。
必要な情報を相手に読みやすく提示するようにしましょう。
【例】
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【大学】就活大学 法学部 政治学科
【氏名】抹茶 太郎（まっちゃ たろう）
【電話】090-7654-3210
【メール】taro-matcha@shukatsu .jp
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署名をテンプレート登録しよう！
就職活動をしていると、署名を何度も入力する手間がかかって大変ですよね！
ここでは、Gmailでの署名のテンプレート登録方法を簡単にご紹介します。
1：ブラウザでGmailを開き、右上の歯車マークを選択する。
2：全ての設定を表示を選択する。
3：全般タブを下にスクロールし、「署名」の【+新規作成】を選択する。
4：署名の名前を入力する。
（署名を複数設定するときに判別するための名前なので、自由に設定しましょう。）
5：登録したいテンプレートを入力する。
6：タブを一番下までスクロールし、【変更を保存】を選択する。
これで登録は完了です！
メールの最後に署名を挿入したい場合は、メッセージの入力欄下にある、ペンのマークから挿入したいテンプレートを選択しましょう。
他のメールでも、署名をテンプレート登録することができるものがあるようです。
自分が使っているメールでは、テンプレート登録ができるかどうか、ぜひ確認してみてください。
Matcherを使ってOB・OG訪問をしよう
OB・OG訪問をしてみたけれど、もっといろんな人の話しを聞いてみたい！
志望する企業のOB・OBが大学にいない！などの悩みを持っている人はいませんか？
そんなあなたにおすすめしたいのが、Matcherを使ったOB・OG訪問です。
Matcherとは
所属大学や住んでいる地域に関係なくOB・OG訪問ができるアプリです。
所属大学や、学部、学年に関係なく志望する業界・企業で働く社員に自ら申請をすることができます。
また申請承諾後は、メッセンジャー機能があるため、メールよりもメッセージのやりとりが簡単で、
「お礼メールを送り忘れた！」という事態も防ぐことができます。
効率よくOB・OG訪問ができるMatcherをぜひ活用してください！
Matcherをおすすめする５つの理由
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【そのまま使える】OB訪問後のお礼メールテンプレート
以上の要素を加味し、お礼メールのテンプレートを作成しました。
また、基本のお礼メールだけでなく
・お礼を忘れてしまった時のメール
・内定をもらった後に送るメール
など、ケース別で紹介します！
こちらを参考に、自身の学びや気づきを付け加えて、感謝の気持ちを伝えるようにしてください。
①OB訪問後のお礼メールテンプレート
【件名】
【OB訪問のお礼】〇〇大学 抹茶太郎
【本文】
××株式会社
○○部△△課
山田 二朗 様
平素よりお世話になっております。
先ほどOB訪問させていただいた、
〇〇大学の抹茶太郎と申します。
本日はお忙しい中、お時間を作っていただき、
誠にありがとうございました。
～～～OB訪問で勉強になったこと～～～
（山田様の話を伺えたことでさまざまな疑問点が解消でき、××業界や企業というものに関しての知識を深めることができました。
特に、「チームで動く仕事の面白さや難しさ、言葉や文化の壁の乗り越え方」についてのお話は非常に勉強になりました。）
～～～～～～～～～～～～～～～～～～～
貴社の選考を突破するために精進して参りますので、
引き続き相談にのっていただけると幸いでございます。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
-------------------------------------------------------
【大学】〇〇大学 〇学部 〇〇学科
【氏名】抹茶太郎
【電話】090-7654-3210
【メール】taro-matcha@shukatsu .jp
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②お礼を忘れてしまった時のメールテンプレ―ト
【件名】
【OB訪問のお礼】就活大学 抹茶太郎
【本文】
××株式会社
○○部△△課
山田 二朗 様
〇月〇日〇時よりOB訪問のお時間をいただきました、〇〇大学の抹茶太郎と申します。
先日は貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、お礼が遅くなり失礼がありましたこと、大変申し訳ございませんでした。
～～～OB訪問で勉強になったこと～～～
（先日、山田様のお話を伺うことが出来て、貴社の業務が世の中に大きな影響をもたらしていることを学び、より貴社に対して魅力を感じました。
また、山田様のように一つ一つの業務に対し目的や目標を持てる社会人になりたいと思いました。）
～～～～～～～～～～～～～～～～～～～
また今後もご質問させていただきたいこともあるかと存じますが、その折には何卒ご指導頂けますと幸いです。
就職活動が終了しましたら改めて結果のご報告をさせていただきたく思っております。
この度は丁寧にご対応下さいまして感謝を申し上げるとともに、失礼があり、誠に申し訳ございませんでした。
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【大学】〇〇大学 〇学部 〇〇学科
【氏名】抹茶太郎
【電話】090-7654-3210
【メール】taro-matcha@shukatsu .jp
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③内定をもらった後に送るメールテンプレ―ト
【件名】
【内定の報告と御礼】就活大学 抹茶太郎
【本文】
××株式会社
○○部△△課
山田 二朗 様
お世話になっております。
〇月〇日〇時よりOB訪問のお時間をいただきました、〇〇大学の抹茶太郎と申します。
その節はお時間をいただき、貴重なお話をしてくださって誠にありがとうございました。
この度、○○株式会社から内定をいただき、就職活動が終了したことをご報告いたします。
～～～OB訪問で勉強になったこと～～～
OB訪問時の山田さんの
「就職活動は、なりたい自分になるための通過点」
というお言葉が印象的で、その後の就活の軸になりました。
～～～～～～～～～～～～～～～～～～～
これから、○○株式会社で精一杯頑張りますので
今後何かのご縁がありましたら、何卒よろしくお願いいたします。
後悔なく、無事に就職活動を終えられたのは山田さんのおかげです。
心より御礼申し上げます。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
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【大学】〇〇大学 〇学部 〇〇学科
【氏名】抹茶太郎
【電話】090-7654-3210
【メール】taro-matcha@shukatsu .jp
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OB・OGにお礼を伝える際のマナー
ここまでお礼を伝える際に守るべきルールや、メール例文を紹介してきました。ここでは、その他のマナーについて解説します。
①お菓子など手土産は必要なし
直接会ってOB・OG訪問を行う場合、お菓子などの手土産は必要ありません。
社会人の方は忙しい中時間を割いて協力してくれていますが、OB・OG訪問はあくまでもボランティアに近いものだからです。
感謝の気持ちとしてどうしても、手土産を持参したいという方は、香りの強いものやアルコール類は避け、相手の負担にならないような菓子折りなどを持参しましょう。
②内定が決まったら報告のメールを送ろう
OB訪問のお礼メールというと、相談にのってもらった直後に送るものだと思われがちですが、内定を獲得した後に、再度報告とお礼を兼ねた連絡を入れると良いでしょう。
このときのポイントは2つあります。
1つは、OB訪問で得られたことが実際の選考に活きたと伝えることです。
アドバイスが役立ったとの報告が来たら、社会人もきっと喜んでくれるはず。
仮に、OB訪問を受け入れてくださった方と別の企業に就職することになっても、感謝を伝えると良いでしょう。
もう1つは、同じ会社に入るのでお世話になりますという旨を伝えることです。
これは同じ企業への入社が前提ですが、OB訪問という関係を超えて、長期的な関係を築くスタートになるでしょう。
是非、社会人になっても長期的に繋がれるような素敵なOB訪問をしてください。
③距離が近くなっても馴れ馴れしいメッセージは避けよう
OB訪問の際に、学生に対してフランクに接してくれる社会人の方がいます。
年齢が近かったり、地元や出身学校が同じだったり共通点があると、距離感は近くなるかもしれません。
だからといって、馴れ馴れしいメッセージを送るのは止めましょう。
タメ口はもってのほかです。
社会人が忙しい中、わざわざ時間を割いて学生に協力してくれているという立場は全く変らないので、話しやすい雰囲気を作ってくれたことに感謝をして、お礼は丁寧に行いましょう。
お礼メールに関する6つの疑問を解消！！
OB訪問後のお礼メールについて、よくある疑問に答えます。
一度は「これってどうなんだろう」と疑問に思ったこともあるかもしれません。
一度は「これってどうなんだろう」と疑問に思ったこともあるかもしれません。
ぜひここで不安や悩みを解消してください。
Q1,OB訪問のお礼は絶対にメール？
できるだけメールでお礼を伝えるべきだと解説してきましたが、場合によってはメールにこだわりすぎる必要はありません。
OB訪問をする際に、社会人の方から、LINEのアカウントや、Facebookのアカウントを教えてもらう場合もあるかと思います。
こちらのツールで連絡してほしいとお願いされた場合などは、メールにこだわるのではなく、教えてもらったツールでお礼の連絡を入れるようにしましょう。
また、深夜帯はメールも避けるのがベストです。
仕事をしていない、つまり活動時間外であるためプライベート時間の侵害にあたるからです。
なるべく相手が返信のしやすい時間帯に送ることを心掛け、時間を逃してしまった場合は、翌日に送るようにしましょう。
Q2,お礼メールを送るのが遅れてしまった！
お礼のメールは面談をしたその日中、あるいは翌日の午前中に送るべきだと前述しました。
しかし、企業の選考や面談が続くと忘れてしまっていたなんてことがあるかもしれません。
遅れてしまっても焦りすぎる必要はないです。
基本的には、採用の可否に関わることはありません。
遅くなってしまったことへの謝罪をしっかり述べて、感謝の連絡をするようにしてください。
Q3,お礼メールへの返信が来ない・・・
「お礼メールを送ったのに返信が来ない・・・何か悪い印象を持たれてしまったのか」と不安になることがあるかもしれません。
しかし、基本的に返信はないものと考えてよいでしょう。
執筆者自身もお礼メールをしっかり送ったのに返信が来なかった経験が何度もあります。
しかし、「忙しいだろうからそういうものだろう」と気にしていませんでした。
あまり考えすぎる必要はないと思います。
Q4,お礼メールへの返信には返すべき？
「お礼メールに返信が来た！これには返信するべき？迷惑だからやめるべき？」
これは悩むポイントですよね。
人によって考え方はさまざまですが、迷ったら返信しましょう。
相手は忙しい業務の間にメールを読んで返信してくれています。
ビジネスの世界では、自分から出したメールは「自分→相手→自分」で終わらせるのが理想とされています。
そのため、返信をくれたことに対して端的なお礼を伝えられればよいでしょう。
「お忙しいところ、ご返信くださりありがとうございます。今後もご相談させていただきたく思っておりますので、その際はご指導のほどよろしくお願いいたします。」と一言返してください。
Q5,OBの連絡先がわからない
大学のキャリアセンターでOBを探した場合、記載されている連絡先が企業の人事宛てであることがあります。
そういった方にOB訪問をした後に感謝を伝える場合は、人事に「感謝のメールを差し上げたいのですが、○○さんの連絡先がわかりません。差し支えなければ教えていただけると幸いです。」などと連絡してみましょう。
直接連絡することができれば、誠実さを伝えることができるでしょう。
Q6,選考に落ちてしまったけど感謝を伝えたい！
内定が出た後に改めて感謝を伝えることが大切だと前述しました。
しかし、必ずしもその企業で内定が獲得できるわけではありません。
選考途中で落ちてしまったけど、たくさん相談に乗ってくれたOBの方に改めてお礼を伝えたいという場合は、正直に伝えましょう。
「私の力及ばず、御社で〇〇の業務を担当し、〇〇さんと共に働くという夢は叶いませんでした。悔しい気持ちはありますが、〇〇さんからご指導、ご教授いただきました事を今後の就職活動に活かして参りたいと思います。」などと伝えられるとよいでしょう。
早速、OB・OG訪問に行ってみよう
「会社説明会に行くとどの企業も良く見えてしまう」「どうやって業界や企業を絞ればいいかわからない」
こうした悩みを抱える人におすすめしたいのが、就活相談プラットフォームのMatcherです。
Matcherとは
所属大学や住んでいる地域に関係なくOB・OG訪問ができるアプリです。
就職活動において、「近くに頼れる先輩がいない」「OB・OGの人にメールや電話をする勇気がない」「キャリアセンターに行くのが面倒だ」などの悩みはありませんか？
そういった人は、ぜひMatcherを活用してみてください。
Matcherをおススメする５つの理由
・大手企業からベンチャー企業の社会人3.5万人が登録している！
・出身大学関係なく、OB・OG訪問できる！
・住んでいる地域に関係なく、オンラインでOB・OG訪問できる！
・ワンクリックで簡単にOB・OG訪問依頼できる！！
・あなたにマッチ度が高い企業のみから特別選考スカウトが届く！！
以下のボタンから登録して、内定獲得への一歩を踏み出しましょう！
お礼メールにも力を入れよう
いかがでしたでしょうか？
OB訪問のお礼メールの書き方と注意点についてお伝えしてきました。
メールを受け取る社会人がどのような言葉をかけられたら嬉しいのか、考えながらメールを作成してみてください。
テンプレートをコピペしたような文章だと、気持ちは伝わりません。
特に、「学び」「気づき」「今後の抱負」は自分の言葉で考えるよう意識して、お礼を伝えましょう！
