インターンの電話で失敗しないために
2019/02/08
目次
高まるインターンシップの重要性
インターンシップに参加するにあたって、避けては通れない社会人とのコミュニケーション。とりわけ就活生のみなさんにとって、企業に電話をかけることは非常に緊張するものなのではないでしょうか？しかし、ご心配なく。きちんと最低限のマナーを守れば、緊張などする必要はありません。ここでは、インターンに関して電話をかけるときのマナーとポイントについて説明します。ぜひ要点を押さえて、きちんとした電話応対を身に着けましょう。
電話をするときの基本マナー
まずは、企業に電話をかけるときの基本マナーから。これから説明するマナーは、インターンの電話であるか否かに関わらずビジネスマナーとして知っておくべきことです。ぜひこの機会に覚えて、社会人としての礼節を身につけましょう。自分から所属と名前を名乗る
友人や友達に電話をかけるときは、「〇〇だけど〜」という名乗り方で伝わります。しかし、企業に電話をするときはそうはいきません。企業は電話がかかってきたときには必ず名前とセットで所属を聞きます。所属とは、みなさんが属している団体や組織のこと。就職活動の場合は、所属大学が適切でしょう。
企業の人が電話に出たら、
「〇〇大学3年の、山田太郎と申します。」
といったように、所属と名前を先に伝えるようにしてください。
用件を伝えて取り次いでもらう
企業に電話をかけて、自分が話したい相手が出てくれることはほとんどありません。電話に出てくださった企業の方に担当者に代わってもらうようお願いする必要があります。
このときには、電話の用件と話をしたい担当者をセットで伝えてください。
例：
「この度は夏に開催されますサマーインターンについてお聞きしたいことがあり、ご連絡させていただきました。新卒の採用担当者様はいらっしゃいますでしょうか？」
電話をする時間帯に注意する
企業に電話をかける時間が営業時間内なのかチェックするのは非常に重要。朝早すぎたり夜遅すぎたりすると、営業時間外になっている可能性が低くありません。営業時間外の電話は、相手のことを考慮しないマナー違反の行為と見なされるので、絶対にしないようにしましょう。また、営業時間内でもお昼はご飯を食べに行っている可能性が高いので、昼食を食べる可能性が高い時間帯は避けて電話すると良いでしょう。
自分からの電話は、相手が切るのを待つ
ビジネスマナーとして、自分でかけた電話は自分から切ってはいけません。電話相手はが受話器を下ろすまでまで待ち、それが確認できたら電話を切るようにしましょう。
また、相手から電話がかかってきた場合は、「それでは失礼致します」と言い、一呼吸置いてから切るようにしてください。
冒頭でも述べたとおり、電話のマナーはきちんと守れてしまえばそこまで難しいものではありません。マナーを知ってしまえばあとは実践で慣れていくだけなので、インターンの電話をするときにも実践してみてください。
インターンの電話で考慮すべき2つのこと
電話の基本マナーを理解したところで、次はインターンで電話をかけることなったときに考慮すべきことを説明します。電話は企業の人とのコミュニケーション。お互いが快適にコミュニケーションをとれるように意識してください。メールと電話どちらで連絡をとるべきか考える
企業の採用担当者は、インターンのシーズンや本選考のシーズンが非常に多忙。みなさんが企業に電話をかけたときに離席になっているケースが多々あるでしょう。
このような場合は、電話で済まそうとしている用件が、電話でなければならないのか考えてみてください。例えば、明日のインターン開催に関する質問など、急を要する話であれば電話をした方が良いでしょう。また、インターンの辞退など、誠意を持って謝罪しなければならないことも電話が適切です。
しかし、上記以外の用件であれば、大抵の場合メールで事足りるのではないでしょうか？メールであれば、人事担当者が自分で時間を見つけて返信することができるので、負担が大きくありません。人事担当者の立場に立つと、適切なコミュニケーションの方法を意識してみてください。
折り返しは遠慮し、戻りの時間を聞く
みなさんが電話をかけていた時に人事担当者が離席していた場合、企業の方が「戻り次第折り返しのお電話をさせましょうか？」と言ってくださることがあります。ありがたいお話なのですが、基本的にこの申し出はお断りするようにしましょう。
折返しをお願いするというのは、企業の人に少なからず負担をかけてしまうということ。みなさんが電話に絶対に出れる保証ができれば良いのかもしれませんが、なかなかそうはいかないでしょう。
企業に電話をかけて不在だったときは、人事担当者が戻る時間を聞き、その時間に改めて電話をするようにしてください。
企業からの電話はできるだけ早い折り返しを
企業がみなさんの電話にかけてくる場合も多々あります。電話をかけてくるということは緊急性が高い内容の可能性があるので、もし出られなくても早めに折り返しの電話をするようにしてください。
インターンや就活中にかかってくる電話には、知らない番号でも出たほうが無難です。企業からの電話を迷惑電話だと考えて無視をしてしまうと、せっかくのチャンスをみすみす逃してしまうことになりかねません。
【実践編】インターンの電話例まとめ
ここからは実践編。インターン当日を迎えるまでにかける電話・受ける電話を、やりとりの例を挙げながら紹介していきます。人事に繋いでもらうときの電話のやりとり
学生「私、〇〇大学3年の鈴木と申します。」
受付
「お世話になっております。」
学生
「お世話になっております。本日は来週開催されるインターンにつきまして、質問がございましてご連絡させていただきました。新卒の採用担当者様いらっしゃいますでしょうか？」
受付
「承知いたしました。確認いたしますので少々お待ちくださいませ。」
人事が不在だったときの電話のやりとり
受付「お待たせして大変申し訳ございません。ただ今担当の者が席を外しているようでして。折り返しのご連絡をさせましょうか？」
学生
「こちらからご連絡させていただきます。担当者様のお戻りの時間は何時頃になりますでしょうか？」
受付
「ありがとうございます。あと1時間ほどすれば戻るかと思います。」
学生
「承知いたしました。それではその時間に改めてご連絡差し上げます。ご対応いただきありがとうございました。」
受付
「はい、それでは失礼致します。」
学生
「失礼致します。」
企業からかかってきた電話に折り返したときのやりとり
学生「私、〇〇大学3年の鈴木と申します。」
受付
「お世話になっております。」
学生
「お世話になっております。私は御社のインターンの選考を受けさせていただいているものなのですが、先程電話をいただきました。電話を撮り損ねてしまったためこちらからお電話させていただいておりまして、新卒の採用担当者様はいらっしゃいますでしょうか？
受付
かしこまりました。少々お待ちくださいませ。」
人事
「お電話代わりました。△△です。」
学生
「私、〇〇大学3年の鈴木と申します。先程はお電話に出れず、申し訳ございませんでした。」
以下用件
電話応対でインターン前の意思疎通を円滑に
いかがでしたでしょうか？みなさんが電話をしようとしている人事担当者は非常に多忙。できるだけ円滑にコミュニケーションがとれるように意識してください。
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