【一覧あり】インターンシップ辞退理由とメール・電話例文
2024/07/11
目次
6.
「インターンシップを辞退したいけど、どうやって連絡すればいいかわからない」という方に向けて、本記事では辞退理由一覧やメール・電話例文をご紹介します。
連絡をする前に、辞退に伴うリスクも確認しておくことがオススメです。
インターンシップを欠席したことのある学生の割合
「インターンシップは欠席してもいいのか？」「選考で不利に働かないか？」と心配な学生も少なくないと思います。
以下のグラフは、23卒の学生にインターンシップの欠席経験を調査した結果です。
オンライン型のインターンシップを辞退したことがある人は合計で35.9%でした。約3人に1人が欠席したことがあると分かります。
一方で対面型のインターンシップでは、約9割の学生が「欠席したことはない」と答えました。
インターンシップ辞退に伴う2つのリスク
インターンシップを辞退する前に考えておきたいのが、辞退することによる影響の大きさです。
以下のことを考慮して、インターンシップの辞退を決めましょう。
悪印象を与える恐れがある
企業側は、それぞれの学生と接触したタイミングを一括で管理している場合がほとんどです。
そのため本選考に応募したタイミングで、インターンシップ辞退の履歴が企業側に見られてしまう可能性もあるでしょう。
「ESでは意欲があるように見えるけど、インターンシップはドタキャンしている」というように、悪印象を与えてしまう恐れがあります。
選考優遇が得られなくなる
インターンシップに参加した学生のうち、「参加後に企業から何かしらのアプローチがあった」と答えた学生が78.1%でした。
そのうち「早期選考に案内された」学生は48.1%に上ります。インターンシップを辞退することで、このような選考優遇が得られなくなることもリスクのひとつでしょう。
企業によっては「ES免除」「一次面接免除」といった優遇を設けているところもあるため、インターンシップ辞退によって内定を貰う確率を下げてしまう可能性もあります。
また、コンサル系やベンチャーの中には、インターンシップの参加を本選考に進むための条件としている企業もあります。
辞退連絡を行う前に「不参加が選考に影響しないか？」を確認しておくことがオススメです。
インターン参加なしでも選考優遇が得られる方法とは
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【一覧あり】インターンシップの辞退理由例
実際の辞退理由として「もともとあまり興味がなかった」「どうしても行きたい遊びの予定がある」などもあるかと思いますが、実際に企業に参加辞退を連絡する際にはこのような理由はあまり使えないですよね。
このような場合は、「学業への専念が必要となり」「一身上の都合により」など他の表現で辞退を伝えるようにしましょう。
ここでは、長期と短期の場合に分けて、企業に連絡する際に使えるインターンシップの辞退理由例をご紹介します。
長期インターンの場合
複数日以上参加する必要のあるインターンシップを辞退する場合は、以下のような理由が挙げられます。
他社の長期インターンシップへの参加を決めた
他社の長期インターンシップ参加が決まったことは、正直に伝えてもOKです。
長期インターンシップは、「平日のうち週⚪️日以上」というように最低出勤日数が決まっている場合が多いです。このような場合は長期インターンシップの掛け持ちが難しく、選考に受かった企業のなかから取捨選択をすることが必要になります。
他社の長期インターンを優先したからといって、本選考に影響が出る可能性は低いです。
本選考時に「インターンシップには〇〇に挑戦できる環境を求めていたのですが、就職する企業には△△できる環境を求めており〜」と他社インターンを選んだ理由に根拠があることを説明できれば、志望度が低いと見なされることもないでしょう。
志望業界/職種が変わった
インターンシップの選考を受けていくなかで「志望業界が変わった」「志望職種が変わった」という場合は、素直にそのことを伝えて辞退してOKです。
インターンシップは「この業界に向いているのか？」「この仕事を楽しめるのか？」といったことを確かめるための工程でもあります。
自分が就職したい業界や職種がある場合は、そこで業務経験を積むことを優先しましょう。
学業への専念が必要になった
「単位がギリギリで平日に勤務できなさそう」「研究に専念しなければいけなくなった」といった方は、学業への専念が必要になったと伝えましょう。
企業によっては最低出勤時間のラインを柔軟に変更してもらえる場合もあるので、相談してみることもオススメです。
就活への専念が必要になった
「内定がもらえず焦っている」「就活がうまく行っていない」という方は、就活に専念が必要になったと伝えて辞退することが可能です。
企業によっては、勤務開始時期を遅らせるなどの対応をとってもらえる場合もあります。そのような場合は「再度見通しが立ったら、改めてご連絡させていただきます」と伝えましょう。
長期的な療養（怪我/病気等）が必要になってしまった
怪我や病気などにかかってしまった場合は、長期的な療養が必要になったと連絡しましょう。
企業によっては、「勤務開始時期の変更」や「オンライン勤務への変更」など特別な対応をとってもらえる場合もあるので、辞退の前に相談してみることもオススメです。
金銭的理由により
「最低時給では生活できない」「勤務上限時間で稼げる金額が少ない」といった金銭的理由により辞退しなければならない場合もあるでしょう。
そのような時は「改めて確認したところ、金銭的な事情によって御社で働けないため〜」と連絡して大丈夫です。
短期インターンの場合
1dayなどの短期インターンシップを辞退する場合は、以下のような理由が挙げられます。
体調不良により
風邪などによって急遽参加ができなくなることもあるかと思います。
当日体調不良になってしまった場合は、電話でその旨を連絡しましょう。もし電話がつながらなければ、「先ほどお電話したのですがつながらず、恐縮ですがメールで失礼します」とメールで連絡してください。
もしインフルエンザやコロナなどで数日前から体調が悪い場合は、前日の夜などに「現在コロナにかかってしまい、おそらく当日も参加できないと判断したためご連絡いたしました」と伝えましょう。
家庭の事情により
冠婚葬祭をはじめとする家庭の事情により参加できなくなってしまった場合は、そのことが分かった時点ですぐにメールで連絡するようにしましょう。
プライベートな理由なので、具体的なことは伝えなくても大丈夫です。
学業（補講/ゼミ/研究室）と日程が重なってしまった
「この日の補講に出ないと単位がもらえない」「ゼミの研究発表と重なってしまった」という場合は、その旨を事前にメールで連絡しましょう。
あくまでも大学生なので、学業優先で怒られることはありません。
課外活動（部活/サークル等）と日程が重なってしまった
「部活の大会と日程が重なってしまった」「サークルの発表会と日程が重なってしまった」という場合もあるかもしれません。
そのような場合は「事前に確認が漏れてしまっていたのですが」と断りを入れてから事情を説明するようにしましょう。
アルバイトと日程が重なってしまった
「間違えてシフトを入れてしまって、抜けられなくなってしまった」という場合も、謝罪をしてから辞退の連絡をするようにしましょう。
仮病を使って当日にドタキャンするよりは、事情を説明しながら事前に伝える方がベターです。
ネットの通信事情により
オンラインで開催されるインターンシップに参加する場合は「通信環境が不安定」といったネットの通信事情により参加ができなくなってしまうこともあるでしょう。
このような場合は既にインターンシップが始まってしまっていると思うので、進行の邪魔にならないように担当者にはメールで連絡しましょう。もし担当者の連絡先が複数提示されている場合は、電話で連絡してみてもよいでしょう。
インターンシップ辞退を伝えるタイミング
インターンシップを辞退しなければならないことが決まっても、連絡に躊躇してしまうことはありますよね。
ここではいつまでにインターンシップの辞退を伝えるべきかについてご紹介します。
辞退が決まった時点で連絡する
インターンシップ辞退をする場合、連絡は早ければ早いほど良いです。インターンシップの選考が途中の場合でも、辞退をする旨を担当者に連絡しましょう。
企業側は学生のインターンシップを受け入れるための準備をしています。せっかく全て手配したにも関わらず参加予定の学生が辞退になってしまったら、担当者がかけた手間が無駄になってしまいますよね。
辞退すること自体は仕方のないことですが、連絡は必ず早めにすることを心がけましょう！
体調不良などの場合は直前でもOK
体調不良などで急遽インターンシップを辞退しなければならないときもあるかと思います。ドタキャンによって印象が悪くなってしまわないかと不安になるかもしれませんが、きちんと連絡をし、説明を行えば大丈夫です。
インターンシップ前日の夜や、当日の朝に辞退しなければならない事態となった場合は、まず担当者にメールを送り、営業時間内になった際に電話を行うようにしましょう。
一方で『無断欠席』は、企業側に悪印象を与える可能性が大きいです。辞退連絡をしないまま開始時刻が過ぎてしまった場合でも、連絡が遅れてしまったことを謝罪しながら欠席理由について連絡をしましょう。
場合によっては、参加日程を別日に調整してもらえる可能性もあります。
インターンシップ辞退の連絡方法
インターンシップ辞退連絡をメールと電話どちらで行えばいいか迷っている方もいるかと思います。
そこで、ここではメールと電話の使い分けと、それぞれの方法で連絡する際の例文をご紹介していきます。
メールで辞退連絡を行う場合
連絡が直前でない限り、メールで辞退連絡を行うことをオススメします。
採用担当者としては、文面上で辞退連絡を受け取った方が氏名や大学名などを正確に確認できるため、出欠管理がしやすいです。また、採用担当者のタイミングで連絡を確認することができるため、多忙な業務を邪魔してしまうリスクも少ないです。
メールでインターンシップ辞退の連絡をする際は、これらの内容を含めるようにしましょう。
▼メールでの辞退連絡をする際に記載するべき項目
・参加予定のインターンシッププログラム名
・参加予定の日時
・所属大学名
・自分のフルネーム
・辞退理由と謝罪の文面
インターンシップ辞退連絡のメール例文
件名：
インターンシップ辞退のご連絡【〇〇大学 抹茶 太郎】
本文：
〇〇株式会社
人事部 ◯◯様
平素よりお世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の抹茶 太郎でございます。
先日は、インターンシップのご案内のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
この度、△月△日より開催される会への参加をお約束しておりましたが、一身上の都合により、今後の選考を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。
貴重なお時間を割いていただきながらも、このような形のお返事となってしまい、大変申し訳ございません。誠に身勝手な申し出となり、大変恐縮ではございますが、ご認識いただけますと幸いです。本来、直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡になりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
======================
〇〇大学〇〇学科
抹茶太郎
〒123-4567
東京都新宿区1-2-3 マッチャーハイツ 101
TEL：090-1111-2222
MAIL：taro.matcher@gmali.com
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電話で辞退連絡を行う場合
インターンシップ当日の朝に急遽辞退せざるを得なくなってしまった場合は、電話で連絡するようにしましょう。
直前での辞退連絡をメールで行うと、採用担当者が気付かずに無断欠席だと思われてしまう可能性があります。
また、「事前にメールで連絡をしたけれど担当者からの返信がない」という場合も、電話で辞退連絡が届いているかの確認をすることがオススメです。
「○月○日の○時にメールを差し上げたのですが・・」というように既に連絡していることを伝えましょう。
インターンシップ辞退連絡の電話例文
【電話が繋がったら…】
お忙しいところ失礼致します。
私、◯◯大学の抹茶太郎と申します。△月△日より開催されるインターンシップの件でお電話致しました。お手数ですが、人事部の◯◯様をお願いできますでしょうか？
【担当者に繋がったら…】
お忙しいところ失礼致します。
私、◯◯大学の抹茶太郎と申します。
ただいま、お時間を少し頂戴してもよろしいでしょうか。
先日は、インターンシップのご案内をいただき、ありがとうございました。
△月△日より開催される会への参加をお約束しておりましたが、〇〇の事情により辞退させていただきたく、ご連絡を致しました。
折角の貴重な機会をいただいたのにも関わらず、このようなお返事となってしまい、大変申し訳ございません。
今後とも何卒よろしくお願い致します。
それでは、失礼致します。
おわりに
いかがでしたでしょうか？
インターンシップ辞退による本選考へのリスクと、電話とメールそれぞれの辞退の申し入れ方についてご紹介しました。
急な辞退だとしても採用担当者から怒られることは滅多にないため、悪印象を与えないためにもしっかりと辞退連絡をするようにしましょう。
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