‌コンサル系やベンチャーの中には、インターンシップの参加を本選考に進むための条件としている企業もあります。
‌大手でも、インターンシップで結果を出すと、特別選考フローが用意されたり、リクルーターがついたり、優遇される場合があるのです。
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‌つまり、せっかく勝ち取ったアピールの機会を失うという意味では、結果的に本選考に影響するのかもしれません。
‌売り手市場の中、インターンシップを通して発掘した優秀な学生を囲い込もうとする動きは、より一層強くなるでしょう。
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‌辞退を決断する前に、参加しないことへのデメリットを考えた方が良いでしょう。

‌‌インターンシップの辞退を伝えるタイミングは？

‌インターンシップを辞退しなければならないことが決まっても、連絡に躊躇してしまうことはありますよね。

ここではいつまでにインターンシップの辞退を伝えるべきかについてご紹介します。

インターンシップ辞退の連絡は「早いほど良い」

インターンシップ辞退の連絡は、早ければ早いほど良いです。

インターンシップの選考が途中の場合でも、辞退をする旨を担当者に連絡しましょう。

企業側は学生のインターンシップを受け入れるための準備をしています。

せっかく全て手配したにも関わらず参加予定の学生が辞退になってしまったら、担当者がかけた手間が無駄になってしまいますよね。

辞退すること自体は仕方のないことですが、連絡は必ず早めにすることを心がけましょう！

無断欠席は悪印象を与える可能性大

体調不良などで急遽インターンシップを辞退しなければならないときもあるかと思います。

ドタキャンによって印象が悪くなってしまわないかと不安になるかもしれませんが、きちんと連絡をし、説明を行えば大丈夫です。

インターンシップ前日の夜や、当日の朝に辞退しなければならない事態となった場合は、まず担当者にメールを送り、営業時間内になった際に電話を行うようにしましょう。

『無断欠席』は企業側に悪印象を与える可能性が大きいです。

辞退連絡をしないまま開始時刻が過ぎてしまった場合でも、連絡が遅れてしまったことを謝罪しながら欠席理由について連絡をしましょう。

場合によっては、参加日程を別日に調整してもらえる可能性もあります。

インターンシップを辞退する理由は？

他の学生がどのような理由でインターンシップを辞退するのか気になりますよね。

こちらのグラフは、インターンシップの欠席理由について学生にアンケートをとった結果です。

‌グラフを見て分かる通り、インターンシップの最も多い欠席理由は「学業（授業、ゼミ、研究室）と重なってしまった」で31.2%でした。

続いて、「他社のインターンシップを優先した」「体調不良により」が26.9%で同率2位でした。

【参考】株式会社ディスコ『インターンシップ特別調査　～キャリタス就活2023 学生モニター調査（2022年4月）』

実際の辞退理由として「他社のインターンシップを優先した」「もともとあまり興味がなかった」などもあるかと思いますが、実際に企業に参加辞退を連絡する際にはこのような理由はあまり使えないですよね。

このような場合は、「どうしても外せない用事ができてしまい」「一身上の都合により」など他の表現で辞退を伝えるようにしましょう。

もし今後その企業の選考を受けないという確信がある場合は、正直に理由を説明しても大丈夫です。

辞退の連絡は電話かメールか？

インターンシップ辞退を申し入れる際、電話かメール、どちらの手法で連絡をとるのが良いのでしょうか？結論を述べると、電話が適切かメールが適切かは、状況によって異なるでしょう。
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‌メールは、担当者のスケジュールに関係なく送信することができ、内容を整理して送付できるというメリットがあります。
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‌しかし、一方的に発信するものなので、相手がそのメールをいつ読むかを把握できないリスクもあるのです。もし担当者がメールを確認できなかった場合、無断でキャンセルをしたと判断されてしまいます。
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‌そのため、基本的に電話での連絡を心がけ、特に以下の２つのケースでは、電話で連絡をするべきでしょう。
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①辞退の連絡が直前のケース

インターンシップ前日や当日に辞退せざるを得ないケースに陥った際は、電話での連絡が必須となります。インターンシップはチームでの活動が多いため、急なキャンセルは人事側の想定を乱すことになりかねません。一刻も早く伝えること、謝罪の意を示すことを忘れないようにしてください。

②メール送付後の返信が来ないケース

1度メールにて辞退の旨を伝えたが、他のメールに埋もれたり、手違いで届いてなかったりと、返信が来ないケースもあります。そんなときは、電話で確認するのが効率的です。

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‌「○月○日の○時にメールを差し上げたのですが・・」

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‌上記のように伝えれば、既に連絡していることの証明ができます。行き違いで印象を悪化させないよう、電話でのチェックをおすすめします。

‌インターンシップの辞退連絡は何時にするべき？

特に電話の場合、インターンシップの辞退連絡をするのに時間帯を気にする必要があります。

基本的に連絡を行う際は、以下の3つの時間帯を避ければ大丈夫です。

・営業時間外

・出社後1〜2時間

・お昼休憩の12〜14時頃

まず連絡するタイミングを考える際は、企業のホームページで営業時間を調べましょう。

営業時間外は基本的に避け、また、忙しくなりやすい出社後1〜2時間や、お昼休憩の時間帯も対応できない可能性が高いので少し待ってから連絡すると良いです。

一方で、急遽インターンシップを辞退しなければならなくなった場合は、すぐにメールをした方が良いです。

採用担当者にとって負担の少ないタイミングを考えながら、辞退の連絡を行いましょう。

‌【例文】電話とメールそれぞれの正しい辞退の仕方

電話とメールの使い分けや特徴について簡単にご紹介してきました。ここでは、正しい辞退方法について、電話のトークスクリプトとメールのテンプレートをそれぞれ紹介しているので、是非参考にしてみてください。

‌‌電話で辞退するときのトークスクリプト

お忙しいところ失礼致します。

私、◯◯大学の抹茶太郎と申します。△月△日より開催されるインターンシップの件でお電話致しました。お手数ですが、人事部の◯◯様をお願いできますでしょうか？

→担当者に繋がる

お忙しいところ失礼致します。

私、◯◯大学の抹茶太郎と申します。

ただいま、お時間を少し頂戴してもよろしいでしょうか。

先日は、インターンシップのご案内をいただき、ありがとうございました。

△月△日より開催される会への参加をお約束しておりましたが、諸般の事情により、こちらを辞退させていただきたく、ご連絡を致しました。折角の貴重な機会をいただいたのにも関わらず、このようなお返事となってしまい、大変申し訳ございません。

‌今後とも何卒よろしくお願い致します。

それでは、失礼致します。

‌

‌→　相手が電話を切ったのを確認した上で、静かに切る。

メールで辞退するときのテンプレート

件名

インターンシップ辞退のご連絡【〇〇大学抹茶太郎】

本文

〇〇株式会社

人事部　◯◯様

平素よりお世話になっております。

〇〇大学〇〇学部の抹茶太郎でございます。

先日は、インターンシップのご案内のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

‌

この度、△月△日より開催される会への参加をお約束しておりましたが、一身上の都合により、今後の選考を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただきながらも、このような形のお返事となってしまい、大変申し訳ございません。誠に身勝手な申し出となり、大変恐縮ではございますが、ご認識いただけますと幸いです。本来、直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡になりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

署名

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〇〇大学〇〇学科

抹茶太郎

〒123-4567

東京都新宿区1-2-3 マッチャーハイツ 101

TEL：090-1111-2222

MAIL：taro.matcher@gmali.com

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辞退するときは極力丁寧に

いかがでしたでしょうか？
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‌インターンシップ辞退による本選考へのリスクと、電話とメールそれぞれの辞退の申し入れ方についてご紹介しました。
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‌辞退の仕方が不明だからとの理由で志望度の低いインターンシップに参加することがないよう、適切な選択と正しい辞退のやり方を心がけてください。
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