就活までに身につけておくべき電話応対の4つのマナー
2019/02/08
目次
きちんとした電話対応をするために
多くの学生にとって、企業へ電話するという機会は就活が初めての経験だと思います。どのように電話したら良いのかわからず、非常に緊張しながら電話をかける人も多いでしょう。
しかし、電話のマナーは社会人なら誰でも身につけていなければならない基本的なスキルです。ぜひこの就職活動というイベントを生かして、電話に関するマナーを身につけてください！この記事では就活に必要な4つの電話マナーについて説明していきます。
まずはじめに自分の名を名乗る
みなさんがお店の予約やお問い合わせをするときは、おそらく「もしもし〜」から入り、最初から名前を名乗ることは少ないかと思います。しかし、社会人の電話での連絡の際には、はじめに会社名と氏名を名乗ることが当たり前です。企業は就活生が電話をかけたとしても、最初は企業への電話であると考えます。企業は所属大学と名前を名乗ってくれないと、みなさんが就活に関して電話をかけていることがわかりません。最初に名乗ることで、企業側とのコミュニケーションを円滑にすることができるので、必ず実践するようにしてください。
また、企業側から電話がかかってきたときも先に名乗るようにしましょう。もしもし？でうけるのではなく、はい、〇〇ですと言ったかたちで電話をとると、話をスムーズにすることができます。
電話をする時間帯に気をつける
全ての企業に共通しているわけではありませんが、一般的に始業してすぐの時間と、定時に近い時間は忙しい時間とされています。また、お昼の時間は昼食休憩などで多くの社員さんが席を外していることがあります。したがって、この時間には企業に連絡を取っても担当の方がいない場合が多いと頭に入れておくと良いでしょう。
また、業務時間外に電話をかけても繋がる可能性は低いですし、繋がったとしてもあまりマナーが良いとは言えない行為です。どうしても伝えなければならない用事がない限り、業務時間外に電話をかけるのは避けましょう。
適切な時間に電話をかけても出なかった時には、何時くらいに担当の方が戻られるのか伺いましょう。これをすることで、何度も電話をかけなくても担当の方と連絡を取ることができますよ。
不在の場合は自分からかけ直す
上のトピックでも少しだけ触れましたが、企業に電話をかけても担当者に繋がらないことがあります。このような場合は、折り返しをお願いするのではなく、戻る時間を聞いて、再度電話するようにしましょう。みなさん就活生は、説明会や面接などの用事が立て込んでおり、電話を直接取れる時間帯は限られていると思います。
企業の担当の方がせっかく折り返してくれても、電話に出れない可能性が高いということです。お互いなかなか連絡を取ることができないとなると、お互い負担がかかってしまいます。したがって一度目にかけた電話のタイミングで連絡が取れる時間を把握しておきましょう。もし折り返しの電話をしてくれると言われたら、必ずその時間はあけておき、電話を確実に取れる状態にしておいてください。
窓口の人への礼儀を忘れない
最後は、電話対応をしてくれた人へ感謝の意を伝えることです。よっぽど大きい企業でない限り、電話対応専門で働いている人はいません。みなさん自分の仕事があるなかで、その時間を割いて電話対応をしてくれているのです。担当の人と連絡が取れても取れなくても、必ず「ご対応いただきありがとうございました！」と感謝の気持ちを伝えましょう。
就活の選考そのものに関係してくるわけではありませんが、人として大切なことなのでぜひ実践してください。
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