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メールに返信している女性の写真です。

これで完璧!【例文】で分かる書類選考の返信パターン

「書類選考の結果通知の返信はどうするべきか」と疑問に思う人も多いのではないでしょうか?次の選考に向けて、少しでも好印象を持ってもらいたいとの気持ちもきっとあると思います。本記事では、パターン別の返信方法を例文をもとに見ていきましょう。

2019.02.08

メールに返信している女性の写真です。

書類選考の結果通知メールに返信するときは・・

書類選考の結果通知メールにどう返信すれば良いの?」
「そもそも返信する必要があるの?」

‌選考結果の連絡が届く度、こうした疑問を持つ人も多いのではないでしょうか?書類選考の結果通知メールへ返信すべきか否かは、時と場合によって異なるもの。ここでは、書類選考の結果通知メールが来たときの返信について説明します。みなさんがメールに返信する際に参考になれば幸いです。

返信の必要性が低い2つのケース

企業からのメールを返信しようか迷っている様子
そもそも書類選考の結果連絡に対し、返信の必要性がないケースもあります。こうした場合は、意味のないメール作成に自分の時間を使わないよう意識しましょう。

①書類選考結果が「不合格」のとき

書類選考結果が残念ながら不合格だった場合、返信の必要はありません。書類選考は、いわゆる企業の足切り。限りある面接枠に進む、厳選された候補者を選ぶためのふるい分けです。ここで、落選したという事実は企業の応募の基準に届かなかったことを意味します。

‌特に、数万件のエントリーを集める人気の大手企業では、多くの候補者を捌くため、「学歴」や「TOEICの点数」などの選考フィルターを設けている場合もあります。ここで、要件を満たしていない場合、丁寧な返信をいくら心がけても結果が覆る見込みは薄いでしょう。

‌書類選考の結果が「不合格」の際は、その結果を受け止め、次のチャンスに活かすよう切り替えることが大切。1つの結果に固執することがないよう気をつけましょう。

②メールに「返信不要」の旨が記載されているとき

ほとんどの企業は大量の応募者を効率良く捌くため、応募者への連絡をシステムやツールを活用して一括して行っています。筆者の就活時には、「※このメールは送信用アドレスを使っております。返信はご遠慮ください。」のように返信しても回答できない旨が記載されているものもありました。

‌書類選考の段階で、それぞれの就活生に個別の連絡が届く可能性は極めて少ないです。この場合、返信の有無が選考に影響することはありません。「返信不要」の記載があれば、無理に連絡をする必要はないと考えましょう。

返信の必要性が高い3つのケース

企業にメールの返信をしている様子
書類選考の結果が合格だった場合、即座に丁寧な返信をすると、好印象を持ってもらえる可能性があります。選考の可否に直結するとは言えませんが、マイナスになることはありません。以下の例文を参考に、正しい文書の作成法を理解し、実践してみてください。

①書類選考結果が合格のとき

書類選考を突破し、次回の選考の案内をもらった際は、速やかにお礼のメールを入れると良いでしょう。人事側も面接官の日程調整や会場の確保など、事前の準備に時間をかけています。面接の日程を組んでもらったことへのお礼の気持ちを簡潔に示すことで、礼儀正しいとの印象を抱いてもらえるかもしれません。

【お礼】テンプレート

<件名>
書類選考通知の御礼【〇〇大学 抹茶太郎】

<本文>
株式会社△△商事
人事部 採用ご担当者様

‌お世話になっております。
〇〇大学 経済学部の抹茶太郎と申します。

この度、書類選考「合格」のご連絡と次回選考のご案内をいただき
誠にありがとうございました。 
このような機会を頂けて、大変嬉しく思っております。

より一層、身を引き締め、今後の選考に臨む所存でございます。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。

<署名>
======================
〇〇大学〇〇学科
抹茶太郎
〒123-4567
東京都新宿区1-2-3 マッチャーハイツ 101
TEL:090-1111-2222
MAIL:taro.matcher@gmali.com
======================

②次回選考日程を調整するとき

書類選考通過の連絡と、次回の選考日程を調整する場合は必ず返信するよう心がけましょう。電話や採用HPで調整する場合がほとんどですが、稀にメールでそのまま日程を決める場合もあります。その場合は、以下のようにこちらから、余裕を持った日程を提示し、スムーズに選考の日時を確定させるようにしましょう。人事担当の負担を削減することで好感を持ってもらえる可能性があります。

【日程調整】テンプレート

<件名>
書類選考通知の御礼と次回選考の日時について【〇〇大学 抹茶太郎】
<本文>
株式会社△△エンジニアリング
人事部 採用ご担当様

‌お世話になっております。
〇〇大学 経済学部の抹茶太郎と申します。
この度、書類選考「合格」のご連絡と次回選考のご案内をいただき
誠にありがとうございました。 
次回の選考に向けて、より一層気を引き締め、当日を迎えられるよう
準備して参ります。

さて、ご指定いただいた日時の中で、
以下のお時間帯のご都合はいかがでしょうか。

・11月1日(水) 13:00~17:00
・11月2日(木) 10:00~18:00
・11月6日(月) 10:00~15:00

こちらでご検討いただけますと幸いです。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
<署名>
======================
〇〇大学〇〇学科
抹茶太郎
〒123-4567
東京都新宿区1-2-3 マッチャーハイツ 101
TEL:090-1111-2222
MAIL:taro.matcher@gmali.com
======================

③次回選考を辞退するとき

書類選考通過の連絡をもらったが、やむを得ない理由で辞退をする場合もあるかもしれません。選考辞退を決めたら即座に、連絡をするようにしましょう。選考基準に惜しくも届かず、面接に進めなかった学生もいます。面接の枠は決められているため、早期の辞退によって、他の就活生の面接が新たに組まれる可能性もあるでしょう。

‌速やかな連絡は、人事の負担を減らし、他の就活生にチャンスをもたらします。ただし、辞退後に再度応募することはできません。辞退を決断する前に、その選択が本当に正しいのか、もう一度確認すると良いでしょう。

【辞退】テンプレート

<件名>
書類選考通知の御礼と面接辞退のご連絡【〇〇大学 抹茶 太郎】
<本文>
株式会社△△エンジニアリング
人事部 採用ご担当様
平素よりお世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の抹茶 太郎でございます。

この度、書類選考「合格」のご連絡と次回選考のご案内をいただき
誠にありがとうございます。

折角の機会をいただけて、大変光栄なことと存じておりますが、
一身上の都合により、今後の選考を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただきながらも、このような形のお返事となってしまい、大変申し訳ございません。
誠に身勝手な申し出となり、大変恐縮ではございますが、ご認識いただけますと幸いです。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

<署名>
======================
〇〇大学〇〇学科
抹茶太郎
〒123-4567
東京都新宿区1-2-3 マッチャーハイツ 101
TEL:090-1111-2222
MAIL:taro.matcher@gmali.com
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