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OB訪問で時間調整をしているイラストです。

【テンプレあり】OB訪問の正しい時間調整のやり方

業界や企業、仕事内容のリアルを知ることのできるOB訪問。OB訪問のアポイント獲得までのマナーを正しく理解していますか?時間調整の正しいマナーと、そのまま使えるパターン別のテンプレートをご紹介します。

2020.02.06

OB訪問で時間調整をしているイラストです。

【目次 OB訪問マナー】

【マナー総集編】
  • こいつはデキる!と思わせる、OB訪問時のマナー

  • 【服装】
    【時間調整】
    【テンプレあり】OB訪問の正しい時間調整のやり方←Now

    【メール】
    【電話】
    【手土産】
    【お礼】

  • ‌手間をかけずにアポイントを取るために

    ‌会社説明会や採用HPでは知り得ない、企業や仕事内容のリアルを知ることのできるOB訪問。

    ‌就活を成功させるための鍵は「如何に質の高い情報を獲得できるか」にかかっています。その1つの手段として有効なOB訪問に既に取り組んでいる人も少なくないでしょう。すでに、OB訪問をしている人から、以下のような声を良く聞きます。

    「メールを送ったのに返信が来ない」
    ‌「日程が合わず、何度も連絡をするのに手間がかかる」

    OB訪問のアポイントを獲得するにあたり、こうした悩みを抱える人も多いのではないでしょうか?忙しい社会人の先輩に時間を調整してもらうのに際し、こちらから日程や場所を提示するのは失礼だと考える人もいるでしょう。

    ‌そこで、本記事では、OB訪問のアポイント獲得までのマナーと最短のやりとりで、日程を抑えるためのコツを紹介してきます。メールのテンプレートでそのまま使える仕様の例文もあるので、ぜひ活用してみてください。

    ‌アポイントメールを送ろう

    OBやOGと繋がった場合、みなさんからメールを送ることがほとんどでしょう。ここでは、最速最小のやりとりでアポイントの日程を調節するための最初のメールの送り方についてご紹介します。

    ‌ここでは、時間と場所の調整を含め、5つのステップでご紹介します。

    ‌①自己紹介

    ‌まずは、簡単に自己紹介をしましょう。誰宛てのメールであるのか、【相手の会社名・部署・名前】と自分自身が何者であるか【大学・学部・名前】を記載します。

    ‌加えて「ご多忙のところ、大変失礼致します」等の挨拶を付け加えると良いでしょう。

    ‌②OB訪問をお願いする背景

    ‌OBOGの方にいきなり連絡するため、相手にとって不審に思われないよう、気を遣うことが大切。どこで、連絡先を知ったのかを伝えるようにしましょう。

    ‌「大学のキャリアセンターを通して・・」「〇〇さんの紹介で・・」との一言を添えると好印象です。また、なぜ今回OB訪問をお願いするに至ったのか、その理由を簡潔に述べると良いでしょう。

    ‌③相談したい内容

    ‌OB訪問の時間を充実させるために、どんな話を聞きたいのか、どんなことをお願いしたいのかを事前に伝えましょう。「なぜOB訪問をするのか」自分自身の目的が明確になるだけでなく、社会人の方もどんな話をすればよいか、事前に準備することができます。

    ‌貴重な時間を有効に活用するためにも、相談したい内容を明記するようにしてください。

    ④訪問可能な日時の提示

    ‌基本的には、みなさんから時間調整の提案をしましょう。分単位のスケジュールで動いている社会人の方に時間を空けてもらったにも関わらず、こちらの都合で断るのは、大変迷惑です。

    ‌そのため、こちらが確実に訪問できる日時を事前に伝えることで、コミュニケーションの負担を減らしましょう。スムーズに調整できれば、当日の面談も充実したものになるはずです。

    ⑤場所についての質問

    時間調整は学生が行うべきですが、場所の指定はOB・OGの方にお願いしましょう。これは社会人よりも学生の方が場所の融通がきくからです。OB・OGの方は多忙な仕事の合間を縫って時間を作ってくださいます。

    ‌もしかしたら仕事の出先で皆さんのOB訪問を受け入れてくれるかもしれません。そのような社会人に対して自分の都合の良い場所を指定するのは、失礼な行為に当たってしまいます。そのため、先方の都合に合わせて、伺うことのできるよう心の準備をしておきましょう。

    【例文】アポイントメールのテンプレート 

    上記5ステップを踏まえた、テンプレートを以下に作成しました。ぜひ参考にしてみてください。

    ‌<件名>
    ‌【OB訪問のお願い】○○大学の山田花子です。
    <本文>
    ‌××株式会社
    ○○部△△課
    鈴木 太郎 様
    突然のご連絡恐れ入ります。
    私、◆◆大学の山田花子と申します。
    本日は大学のキャリアセンターの名簿で鈴木様のことを知り、
    ご連絡させていただきました。
    私は現在就職活動を控え、
    広告業界に魅力を感じ、とりわけCMの制作で
    多くの実績を持つ貴社に非常に興味を持ちました。
    ぜひ××会社で活躍されている鈴木様に広告業界の
    ‌実際の仕事内容や、やりがいについてお話を伺いたく、
    ご連絡させていただいた次第です。
    下記日程でご都合よろしい日時はございますでしょうか?

    ‌5月20日(月)12:00~20:00
    5月21日(火)13:00~20:00
    5月22日(水)10:00~15:00

    ‌また、場所に関して、鈴木様のご都合に併せて
    ‌ご提示いただけますと幸いです。
    お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
    --------------------------------------------------
    【大学】◆◆大学 経済学部 経済学科
    【氏名】山田花子
    【電話】000-1234-5678
    【メール】hanako-yamada@shukatsu .jp
    --------------------------------------------------‌
    ‌このようなメールを送ると、やりとりを最小限に抑え、相手の方に負担をかけないアポイントの設定ができるはずです。

    ‌OBOGから返事が届いたら即座に対応しよう

    どんな内容であれ、返事をいただけた際は、それに対して返信をすべきです。アポイントが成立し、日程と場所が決まったら、確認した旨を伝えます。

    ‌都合が合わず、再度時間調整をお願いされたら、都度対応すべきです。残念ながら訪問を受け付けないとのことであれば、連絡していただいたことへの感謝を述べましょう。以下、パターン別の返信例をご紹介します。

    アポイント成立の場合

    鈴木 様‌
    お世話になっております。
    ‌早速のご連絡いただきありがとうございます。

    ‌日時と場所につきまして、
    ‌5月21日(火)13:00~ /××本社受付
    ‌上記、確認致しました。

    ‌当日鈴木様にお会いできるのを楽しみにしております。
    ‌引き続き、何卒よろしくお願い致します。

    ‌再度、時間調整の場合

    鈴木 様‌
    お世話になっております。
    ‌ご連絡いただきありがとうございます。
    ‌‌お忙しい中、ご検討いただけて幸いです。
    ‌大変恐縮ではございますが、下記日程で
    ‌再度ご調整いただければと存じます。

    ‌5月27日(月)終日
    5月28日(火)13:00~20:00
    5月29日(水)終日

    ‌引き続き、よろしくお願いいたします。

    アポイント不成立の場合

    鈴木 様‌
    お世話になっております。
    ‌OB訪問のお願いに関する件、承知致しました。
    ‌またの機会がございましたら、是非お話をお伺いできればと存じます。
    ‌お忙しい中、ご連絡いただきありがとうございます。
    ‌引き続き、何卒よろしくお願いいたします。

    ‌リマインドの連絡をしよう

    日程調整からしばらく時間が空いてしまった際は、前日にリマインドの連絡をするようにしましょう。急な仕事が入るなど、スケジュールが変更される可能性があるからです。

    ‌「明日の◯時より、よろしくお願いします」との連絡を前日に入れておくことで、当日会えないリスクを削減することができます。丁寧で仕事ができるとの好印象を与えることもできるので、是非実践してみてください。

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