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OB訪問で時間調整をしているイラストです。

【メールテンプレあり】OB訪問の正しい日程調整の方法

業界や企業、仕事内容のリアルを知ることができるOB/OG訪問(以下OB訪問)。OB訪問実現のためにはメールでの日程調整が不可欠ですが、正しいやり取りの方法がわからない人も多いでしょう。この記事では日程調整時のマナーと、そのまま使えるパターン別例文をご紹介します。

2022.09.21

OB訪問で時間調整をしているイラストです。

‌手間をかけずにアポイントを取るために

‌会社説明会や採用HPでは知り得ない、企業や仕事内容のリアルを知ることのできるOB訪問。

‌就活を成功させるための鍵は「如何に質の高い情報を獲得できるか」にかかっています。その1つの手段として有効なOB訪問に既に取り組んでいる人も少なくないでしょう。すでに、OB訪問をしている人から、以下のような声を良く聞きます。

「メールを送ったのに返信が来ない」
‌「日程が合わず、何度も連絡をするのに手間がかかる」

OB訪問のアポイントを獲得するにあたり、こうした悩みを抱える人も多いのではないでしょうか?忙しい社会人の先輩に時間を調整してもらうのに際し、こちらから日程や場所を提示するのは失礼だと考える人もいるでしょう。

‌そこで、本記事では、OB訪問のアポイント獲得までのマナーと最短のやりとりで、日程を抑えるためのコツを紹介してきます。メールのテンプレートでそのまま使える仕様の例文もあるので、ぜひ活用してみてください。

‌OB訪問の日程調整の流れ


‌OBやOGと繋がった場合、みなさんからメールを送ることがほとんどでしょう。
‌ここでは、最速最短のやりとりでアポイントの日程を調節するための最初のメールの送り方についてご紹介します。

‌アポイントメールを送ろう

OBやOGと繋がった場合、みなさんからメールを送ることがほとんどでしょう。ここでは、最速最小のやりとりでアポイントの日程を調節するための最初のメールの送り方についてご紹介します。

‌ここでは、時間と場所の調整を含め、5つのステップでご紹介します。

‌①自己紹介

‌まずは、簡単に自己紹介をしましょう。誰宛てのメールであるのか、【相手の会社名・部署・名前】と自分自身が何者であるか【大学・学部・名前】を記載します。

‌加えて「ご多忙のところ、大変失礼致します」等の挨拶を付け加えると良いでしょう。

‌②OB訪問をお願いする背景

‌OBOGの方にいきなり連絡するため、相手にとって不審に思われないよう、気を遣うことが大切。どこで連絡先を知ったのかを伝えるようにしましょう。

「大学のキャリアセンターを通して・・」「〇〇さんの紹介で・・」との一言を添えると好印象です。また、なぜ今回OB訪問をお願いするに至ったのか、その理由を簡潔に述べると良いでしょう。

‌③相談したい内容

‌OB訪問の時間を充実させるために、どんな話を聞きたいのか、どんなことをお願いしたいのかを事前に伝えましょう。「なぜOB訪問をするのか」自分自身の目的が明確になるだけでなく、社会人の方もどんな話をすればよいか、事前に準備することができます。

‌貴重な時間を有効に活用するためにも、相談したい内容を明記するようにしてください。

④訪問可能な日時の提示

‌基本的には、みなさんから時間調整の提案をしましょう。分単位のスケジュールで動いている社会人の方に時間を空けてもらったにも関わらず、こちらの都合で断るのは、大変迷惑です。

‌そのため、こちらが確実に訪問できる日時を事前に伝えることで、コミュニケーションの負担を減らしましょう。スムーズに調整できれば、当日の面談も充実したものになるはずです。

⑤場所についての質問

時間調整は学生が行うべきですが、場所の指定はOB・OGの方にお願いしましょう。これは社会人よりも学生の方が場所の融通がきくからです。OB・OGの方は多忙な仕事の合間を縫って時間を作ってくださいます。

‌もしかしたら仕事の出先で皆さんのOB訪問を受け入れてくれるかもしれません。そのような社会人に対して自分の都合の良い場所を指定するのは、失礼な行為に当たってしまいます。そのため、先方の都合に合わせて、伺うことのできるよう心の準備をしておきましょう。

握手をするビジネスマンの姿

‌スムーズな日程調整のコツ4選!


「せっかくOBOGと繋がったのに、日程調整がうまくいかず会えなかった」
「やり取りが面倒でOB訪問が億劫…」

そんな学生のためにここではスムーズな日程調整のためのコツをお伝えします!

①OBOGから返事が届いたら即座に対応しよう

どんな内容であれ、返事をいただいた際は、それに対してなるべく早く返信をすべきです
‌メールを受け取ってから24時間以内の返信をオススメします。

‌ 返信が早ければOBもスケジュールを立てやすく、アポイントが成立する可能性も高まります。
それに加え、早く返信をすることでOB訪問へのモチベーションを先方に伝えることができます。

砂時計の画像

②OB訪問の依頼と日程調整を同時に行おう

OB訪問の依頼をする時、学生側の都合の良い日程を一緒に提示すればメールの回数をへらすことができます。

OBは普段の業務が忙しく、メールでのやり取りの時間は限られています。
メールを読むという作業1つでも効率的かつ手間を掛けさせないようにすることも重要です。

またメールの回数を減らすことで、学生の労力も削減できるため、この方法を強くお勧めします。

③日程は余裕を持って+複数提示する

次の日や1週間後の依頼ではOBのスケジュールがすでに埋まっている可能性があります。
‌そこでOB訪問の提示日程は、日程調整のメールから2週間後を目安にしておきましょう。

また、候補を複数用意しておくことも重要です。日程をまとめて提示することで不要なやり取りを減らすことができます。

余裕を持った日程を複数提示できれば、OBも選択肢が増えるのでアポイント成立の可能性も高まります。

④リマインドの連絡をしよう

日程調整からしばらく時間が空いてしまった際は、前日にリマインドの連絡をするようにしましょう。
‌急な仕事が入るなど、スケジュールが変更される可能性があるからです。
‌‌「明日の◯時より、よろしくお願いします」との連絡を前日に入れておくことで、当日会えないリスクを削減することができます。
‌丁寧で仕事ができるとの好印象を与えることもできるので、是非実践してみてください。‌

PCとスマホを操作する様子

【コピペOK!】OB訪問依頼メールの構成

下記テンプレートを元に、OB訪問依頼メールの構成を解説します。ぜひご参考にしてください。

‌<件名>
‌【OB訪問のお願い】○○大学の山田花子です。
<本文>
‌××株式会社
○○部△△課
鈴木 太郎 様
突然のご連絡恐れ入ります。
私、◆◆大学の山田花子と申します。
本日は大学のキャリアセンターの名簿で鈴木様のことを知り、
ご連絡させていただきました。
私は現在就職活動を控え、広告業界に魅力を感じ、とりわけCMの制作で
多くの実績を持つ貴社に非常に興味を持ちました。
ぜひ××会社で活躍されている鈴木様に広告業界の
‌実際の仕事内容や、やりがいについてお話を伺いたく、ご連絡させていただいた次第です。
下記日程でご都合よろしい日時はございますでしょうか?

‌5月20日(月)12:00~20:00
5月21日(火)13:00~20:00
5月22日(水)10:00~15:00

‌また、場所に関して、鈴木様のご都合に併せて
‌ご提示いただけますと幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
--------------------------------------------------
【大学】◆◆大学 経済学部 経済学科
【氏名】山田花子
【電話】000-1234-5678
【メール】hanako-yamada@shukatsu .jp
--------------------------------------------------‌

メールが大量に届くPCの画像

‌1.宛先

メールアドレスや社名を間違えるリスクを軽減するためにも、企業HPからコピペするようにしましょう。
社名の間違いは大変失礼ですし、メールアドレスを間違ってはメールが届きません。必ずダブルチェックをしてから送信するようにしましょう。

2.件名

社会人は1日に何十人もの人とメールのやり取りをします。そのため、OB訪問をさせてほしいこと、自分が何者であるかが一目でわかるように、件名に「用件」、「大学名」、「名前」をタイトルに盛り込む必要があります。

メール件名の具体例
【OB訪問のお願い】○○大学の山田花子です。

3.宛名


宛名は「企業名」、「所属部署」、「名前」の順で書きます。もし所属の部署が分からない場合は、そこは省略して書くようにしましょう。‌

【宛名の例】
‌Matcher株式会社
‌新卒採用グループ
‌マチャ太郎様

4.本文

「あいさつ文」と「名乗り」を入れてから本題に入るようにしてください。「あいさつ文」は初回メールで「突然のご連絡恐れ入ります」、2回目以降のやりとりでは「お世話になっております。」などを使用しましょう。

「名乗り」は、「学校名」「学部」「学科」「フルネーム」を入れます。
その後本題に入りますが、なるべく短い文章におさめるように心がけましょう。
【挨拶・名乗り例】
突然のご連絡恐れ入ります。
私、◆◆大学の山田花子と申します。

5.署名

メールの最後にあたる署名は、「所属の大学」、「学部」、「氏名」、「メールアドレス」、「電話番号」を書いてください。
テンプレートに保存しておくと入力の手間が省け便利です。
【署名の例】
☓☓大学 経済学部
‌抹茶太郎
‌Mail: tarou-matcher@g-mail.com
‌TEL: 090-1111-1111

メモをする人の手

‌【例文】パターン別OB訪問時に使えるテンプレート

OB訪問のアポイント時に必要になるメールのテンプレートをパターン別に作成しました。ぜひ参考にしてみてください。

初めてOB/OGにメールを送るとき

‌<件名>
‌【OB訪問のお願い】○○大学の山田花子です。
<本文>
‌××株式会社
○○部△△課
鈴木 太郎 様
突然のご連絡恐れ入ります。
私、◆◆大学の山田花子と申します。
本日は大学のキャリアセンターの名簿で鈴木様のことを知り、
ご連絡させていただきました。
私は現在就職活動を控え、
広告業界に魅力を感じ、とりわけCMの制作で
多くの実績を持つ貴社に非常に興味を持ちました。
ぜひ××会社で活躍されている鈴木様に広告業界の
‌実際の仕事内容や、やりがいについてお話を伺いたく、
ご連絡させていただいた次第です。
下記日程でご都合よろしい日時はございますでしょうか?

‌5月20日(月)12:00~20:00
5月21日(火)13:00~20:00
5月22日(水)10:00~15:00

‌また、場所に関して、鈴木様のご都合に併せて
‌ご提示いただけますと幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
--------------------------------------------------
【大学】◆◆大学 経済学部 経済学科
【氏名】山田花子
【電話】000-1234-5678
【メール】hanako-yamada@shukatsu .jp
--------------------------------------------------‌

メールの画面

アポイント成立の場合

鈴木 様‌
お世話になっております。
‌早速のご連絡いただきありがとうございます。
‌日時と場所につきまして、
‌5月21日(火)13:00~ /××本社受付
‌上記、確認致しました。
‌当日鈴木様にお会いできるのを楽しみにしております。
‌引き続き、何卒よろしくお願い致します。
(署名を入れる)

‌再度、時間調整の場合

鈴木 様‌
お世話になっております。
‌ご連絡いただきありがとうございます。
‌‌お忙しい中、ご検討いただけますと幸いです。
‌大変恐縮ではございますが、下記日程で
‌再度ご調整いただければと存じます。
‌5月27日(月)終日
5月28日(火)13:00~20:00
5月29日(水)終日
‌引き続き、よろしくお願いいたします。
(署名を入れる)

アポイント不成立の場合

鈴木 様‌
お世話になっております。
‌OB訪問のお願いに関する件、承知致しました。
‌またの機会がございましたら、是非お話をお伺いできればと存じます。
‌お忙しい中、ご連絡いただきありがとうございます。
‌引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
(署名を入れる)


阻止している記号

訪問後のお礼メールの書き方

件名:【インターンシップのお礼】抹茶大学の山田花子です。
‌××株式会社
○○部△△課
鈴木 太郎 様
お世話になっております。
先日OB訪問に伺った抹茶大学の山田花子と申します。
親身に相談に乗っていただき、誠にありがとうございました。

お忙しい中、貴重なお時間を頂き、
誠にありがとうございました。

○○様からお聞きしたCM制作の面白さや難しさなど
どれも新鮮な驚きでいっぱいでした。
資料だけではわからない世界を教えていただき、
いっそう●●業界への理解が深まりました。

今後ともどうぞよろしくお願い致します。

OB訪問先へ就職が決まった場合

‌××株式会社
○○部△△課
鈴木 太郎 様


抹茶大学の山田花子 と申します。
先日はOB訪問の機会を設けて頂き、誠に有難うございました。
内定のご報告をさせて頂きたく、ご連絡させて頂きました。
就職活動において、この度、貴社より内定を頂くことが出来ました。
第一志望としていた貴社から内定を頂くことができ、大変嬉しく思っております。
鈴木様との面談を通じ、〇〇という事業について具体的なイメージを持つことが出来たことで、志望動機をより具体的なものとすることができました。
お忙しい中、私の就職活動に協力して頂き、本当に有難うございました。

鈴木様の後輩として入社できることをとてもうれしく存じます。
今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い致します。

末筆ながら、鈴木様のご健康とご多幸を心よりお祈り申し上げます。
‌(署名を入れる)

別の企業に就職する場合

件名:就職活動終了のご報告とお礼(抹茶大学・山田太郎)
‌××株式会社
○○部△△課
鈴木 太郎 様
お世話になっております。
●月●日(水)に、OB訪問でお時間を頂きました、
抹茶大学の山田太郎です。

その節は貴重なお話を頂き、
誠にありがとうございました。

このたび、××会社から内定をいただき、就職活動に一段落がつきました。
残念ながら、●●様の後輩になる夢はかなわなかったのですが、
●●様のお話をお聞きできたことで、広告業界の業務や仕事に具体像を持つことができ、
私の就職活動の軸とこれからの仕事の指針になりました。
お忙しい中お時間を頂き、また、お気にかけていただき、誠にありがとうございました。
●●様のますますのご活躍を祈念しております。
(署名を入れる)

お礼の言葉を書いている様子

メールを書く際の注意事項

ここまでOB訪問のアポイントのために必要な、メールにまつわる知識を解説してきました。

ここからはOB訪問に限らず、企業間とのやり取りを行う際にありがちなミスを紹介します。

表記ミスに注意

①御社?貴社?それとも?

よくあるミスとして御社・貴社の間違いがあげられます。話し言葉に「御」、書き言葉に「貴」が付きます。
なお、御社、貴社以外の表現を活用する企業もありますので以下を確認し、これを機に覚えておきましょう。

【銀行、信用金庫】
話し言葉:御行 
書き言葉:貴行

【学校・学校法人】
話し言葉:御校 
書き言葉:貴校

【省庁】
話し言葉:御省、御庁
書き言葉:貴省、貴庁

【病院】
話し言葉:御院 書き言葉:貴院

【財団法人や社会法人など】
話し言葉:御法人
 書き言葉:貴法人 


文法ミス、誤字脱字に注意


‌メールの誤字脱字は防ごうと思えば防げるもの。
それ故、誤字脱字がある状態で送ってしまうと、相手に手抜きが伝わってしまいます。
あまりに誤字脱字が目立つメールは、相手を不快にさせかねません。メールを送る前に、ミスがないか必ず確認しましょう。
また基本的な文法が間違っていると、常識を疑われてしまう可能性もあります。必ず読み返して正しい日本語のメールを送信しましょう。

送る時間帯に注意

返信は24時間以内にするようにアドバイスしました。しかし、メールを夜の時間に送るのはマナー違反です。

緊急の場合を除いて、会社の営業時間が終わる前にメールを送るようにしてください。
‌おすすめの時間帯は朝です。OBの勤務開始時にメールが受信箱にあると、返信してもらえる可能性が上がります。


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