【コピペOK】OB訪問の日程調整メール例文と注意事項をご紹介
2024/02/22
目次
1.
6.
OB訪問を実行するにあたり、まず初めに行うことが日程調整です。
OB訪問の日程調整は依頼者、つまり就活生が日程調整を行うのがマナーといっても過言ではありません。
ただ、まだ会ったことのない社会人に対して日程調整をどのように行うのが失礼にあたらないか心配に感じている方もいるかと思います。そこで本記事では、OB訪問での日程調整の基本的な流れから、スムーズに行うコツ、そのまま使えるテンプレなどをご紹介します。
✩この記事でわかること
✅OB訪問前に社会人とどのような連絡を取るべきか
✅OB訪問の日程調整メールの書き方
✅OB訪問の日程調整後にどのような連絡を取るのか
✅就職活動でメールを送るときに意識するべきこと
OB訪問についてもっと知りたい！という方は以下の記事も参考にしてみてください。
✩この記事でわかること
✅OB訪問前に社会人とどのような連絡を取るべきか
✅OB訪問の日程調整メールの書き方
✅OB訪問の日程調整後にどのような連絡を取るのか
✅就職活動でメールを送るときに意識するべきこと
OB訪問についてもっと知りたい！という方は以下の記事も参考にしてみてください。
OB訪問の日程調整の流れ
ここでは、最速最短のやりとりでOB訪問、アポイントの日程を調整するための最初のメールの送り方についてご紹介します。
日程調整はOB訪問に限らず、今後の選考や仕事で頻繁に行うでしょう。
そのため、ここでしっかり抑えとくと良いです。
①自己紹介
まずは、簡単に自己紹介をしましょう。
件名では「【OB訪問のお願い（要件）】○○大学 山田花子（氏名）」のように、自分の名前を入れるのがマナーです。
この件名で注意してほしいことは
・要件は一言で短めに
・相手の名前は不要
の2点です。
本文では、誰宛てのメールであるのか、【相手の会社名・部署・氏名】と自分自身が何者であるか【大学・学部・氏名】を記載します。
加えて「ご多忙のところ、大変失礼致します」等の挨拶を付け加えると良いでしょう。
②OB訪問をお願いする背景
OB・OGの方にいきなり連絡するため、相手にとって不審に思われないよう、気を遣うことが大切です。
どこで連絡先を知ったのかを伝えるようにしましょう。
「大学のキャリアセンターを通して・・」「〇〇さんの紹介で・・」との一言を添えると好印象です。
OB訪問する目的を明確にしよう
加えて、なぜOB・OG訪問がしたいのか、目的を簡単に説明できると良いです。
「企業について詳しく知りたいと思ったため、OB訪問を依頼させていただきました。」
など、一言で良いので簡単に伝えることで、相手に熱意が伝わります。
③相談したい内容
OB訪問の時間を充実させるために、どんな話を聞きたいのか、どんなことをお願いしたいのかを事前に伝えましょう。
「なぜOB訪問をするのか」自分自身の目的が明確になるだけでなく、社会人の方もどんな話をすればよいか、事前に準備することができます。
貴重な時間を有効に活用するためにも、相談したい内容を明記するようにしてください。
④訪問可能な日時の提示
基本的には、みなさんから時間調整の提案をしましょう。
分単位のスケジュールで動いている社会人の方に時間を空けてもらったにも関わらず、こちらの都合で断るのは、大変迷惑でマナー違反です。
そのため、こちらが確実に訪問できる日時を事前に伝えることで、コミュニケーションの負担を減らしましょう。
スムーズに調整できれば、当日の面談も充実したものになるはずです。
⑤場所についての質問
時間調整は学生が行うべきですが、場所の指定はOB・OGの方にお願いしましょう。
これは社会人よりも学生の方が場所の融通がきくからです。
OB・OGの方は多忙な仕事の合間を縫って時間を作ってくれます。
もしかしたら仕事の出先で皆さんのOB訪問を受け入れてくれるかもしれません。
そのような社会人に対して自分の都合の良い場所を指定するのは、失礼な行為に当たってしまいます。
そのため、先方の都合に合わせて、伺うことのできるよう心の準備をしておきましょう。
ちなみに、ここ数年のOB訪問はオンライン上で行うのが主流です。
⑥返信が来たら日程確定メールを送る
OB・OGから了承と時間、場所を指定する返信が来たら、OB訪問の日程（予定）が確定したことを報告しましょう。
その際に、きちんとお礼と日程や場所を確認するためのメールを送ります。
【コピペOK】OB訪問日程調整依頼メールの構成
下記テンプレートを元に、OB訪問依頼メールの構成を解説します。ぜひご参考にしてください。
＜件名＞
【OB訪問のお願い】○○大学の山田花子です。
＜本文＞
××株式会社
○○部△△課
鈴木 太郎 様
突然のご連絡恐れ入ります。
私、◆◆大学の山田花子と申します。
本日は大学のキャリアセンターの名簿で鈴木様のことを知り、
ご連絡させていただきました。
私は現在就職活動を控え、広告業界に魅力を感じ、とりわけCMの制作で
多くの実績を持つ貴社に非常に興味を持ちました。
ぜひ××会社で活躍されている鈴木様に広告業界の
実際の仕事内容や、やりがいについてお話を伺いたく、ご連絡させていただいた次第です。
下記日程でご都合よろしい日時はございますでしょうか？
5月20日（月）12：00~20：00
5月21日（火）13：00~20：00
5月22日（水）10：00~15：00
また、場所に関して、鈴木様のご都合に併せて
ご提示いただけますと幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
--------------------------------------------------
【大学】◆◆大学 経済学部 経済学科
【氏名】山田花子
【電話】000-1234-5678
【メール】hanako-yamada@shukatsu .jp
--------------------------------------------------
1.宛先
メールアドレスや社名を間違えるリスクを軽減するためにも、企業HPからコピペするようにしましょう。
社名の間違いは大変失礼ですし、メールアドレスを間違ってはメールが届きません。
必ずダブルチェックをしてから送信するようにしましょう。
2.件名
社会人は1日に何十人もの人とメールのやり取りをします。
そのため、OB訪問をさせてほしいこと、自分が何者であるかが一目でわかるように、件名に「用件」、「大学名」、「名前」をタイトルに盛り込みましょう。
【メール件名の具体例】
【OB訪問のお願い】○○大学の山田花子です。
3.宛名
宛名は
(1)「企業名」
(2)「所属部署」
(3)「名前」
の順で書きます。
もし所属の部署が分からない場合は、そこは省略して書くようにしましょう。
(1)「企業名」
(2)「所属部署」
(3)「名前」
の順で書きます。
もし所属の部署が分からない場合は、そこは省略して書くようにしましょう。
【宛名の例】
Matcher株式会社
新卒採用グループ
マチャ太郎様
4.本文
「あいさつ文」と「名乗り」を入れてから本題に入るようにしてください。
「あいさつ文」は初回メールで「突然のご連絡恐れ入ります」、2回目以降のやりとりでは「お世話になっております。」などを使用しましょう。
「名乗り」は、「学校名」「学部」「学科」「フルネーム」を入れます。
その後本題に入りますが、なるべく短い文章におさめるように心がけましょう。
【挨拶・名乗り例】
突然のご連絡恐れ入ります。
私、◆◆大学の山田花子と申します。
5.署名
メールの最後にあたる署名は、「所属の大学」、「学部」、「氏名」、「メールアドレス」、「電話番号」を書いてください。
テンプレートに保存しておくと入力の手間が省け便利です。
【署名の例】
☓☓大学 経済学部
抹茶太郎
Mail: tarou-matcher@g-mail.com
TEL: 090-1111-1111
OB訪問の日程調整後に使えるテンプレート7選
OB訪問のアポイント時に必要になるメールのテンプレートをパターン別に作成しました。是非参考にしてみてください！①OB/OG訪問が成立した場合
＜本文＞
鈴木 様
鈴木 様
お世話になっております。
早速のご連絡いただきありがとうございます。
日時と場所につきまして、
5月21日（火）13：00~ /××本社受付
上記、確認致しました。
当日鈴木様にお会いできるのを楽しみにしております。
引き続き、何卒よろしくお願い致します。
（署名を入れる）
②OB/OG訪問を断られた場合
＜本文＞
鈴木 様
鈴木 様
お世話になっております。
OB訪問のお願いに関する件、承知致しました。
またの機会がございましたら、是非お話をお伺いできればと存じます。
お忙しい中、ご連絡いただきありがとうございます。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
（署名を入れる）
③OB訪問の時間調整を行いたい場合
＜本文＞
鈴木 様
鈴木 様
お世話になっております。
ご連絡いただきありがとうございます。
お忙しい中、ご検討いただけますと幸いです。
大変恐縮ではございますが、下記日程で
再度ご調整いただければと存じます。
5月27日（月）終日
5月28日（火）13：00~20：00
5月29日（水）終日
引き続き、よろしくお願いいたします。
（署名を入れる）
④OB訪問の日程を変更したい場合
＜件名＞
OB訪問日日程変更のお願い（抹茶大学・山田太郎）
＜本文＞
OB訪問日日程変更のお願い（抹茶大学・山田太郎）
＜本文＞
××株式会社
○○部△△課
鈴木 太郎 様
お世話になっております。
抹茶大学 経済学部 経済学科の山田太郎です。
お忙しいところ恐縮ですが、メールにて失礼いたします。
この度はOB訪問の日程変更をお願いしたく、ご連絡いたしました。
5月20日14時にOB訪問のお時間を頂戴しておりましたが、大学の研究発表の都合でどうしても伺えなくなってしまいました。
予定を空けていただいたにも関わらず、申し訳ございません。
ご多忙中かとは存じますが、以下の日程のいずれかをご検討いただけると幸いです。
・〇月〇日（曜日）〇時
・〇月〇日（曜日）〇時
・〇月〇日（曜日）〇時
ご迷惑とお手数をおかけし申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
（署名を入れる）
⑤OB訪問後にお礼メールを送る場合
＜件名＞
【OB訪問のお礼】抹茶大学の山田花子です。
＜本文＞
【OB訪問のお礼】抹茶大学の山田花子です。
＜本文＞
××株式会社
○○部△△課
鈴木 太郎 様
お世話になっております。
先日OB訪問に伺った抹茶大学の山田花子と申します。
親身に相談に乗っていただき、誠にありがとうございました。
お忙しい中、貴重なお時間を頂き、
誠にありがとうございました。
○○様からお聞きしたCM制作の面白さや難しさなど
どれも新鮮な驚きでいっぱいでした。
資料だけではわからない世界を教えていただき、
いっそう●●業界への理解が深まりました。
今後ともどうぞよろしくお願い致します。
（署名を入れる）
⑥OB/OG訪問先へ就職が決まった場合
＜件名＞
内定のご報告とお礼（抹茶大学・山田太郎）
＜本文＞
××株式会社
内定のご報告とお礼（抹茶大学・山田太郎）
＜本文＞
××株式会社
○○部△△課
鈴木 太郎 様
抹茶大学の山田花子と申します。
先日はOB訪問の機会を設けて頂き、誠に有難うございました。
内定のご報告をさせて頂きたく、ご連絡させて頂きました。
就職活動において、この度、貴社より内定を頂くことが出来ました。
第一志望としていた貴社から内定を頂くことができ、大変嬉しく思っております。
鈴木様との面談を通じ、〇〇という事業について具体的なイメージを持つことが出来たことで、志望動機をより具体的なものとすることができました。
お忙しい中、私の就職活動に協力して頂き、本当に有難うございました。
鈴木様の後輩として入社できることをとてもうれしく存じます。
今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い致します。
末筆ながら、鈴木様のご健康とご多幸を心よりお祈り申し上げます。
（署名を入れる）
⑦別の企業に就職する場合
＜件名＞
就職活動終了のご報告とお礼（抹茶大学・山田太郎）
＜本文＞
就職活動終了のご報告とお礼（抹茶大学・山田太郎）
＜本文＞
××株式会社
○○部△△課
鈴木 太郎 様
お世話になっております。
●月●日（水）に、OB訪問でお時間を頂きました、
抹茶大学の山田太郎です。
その節は貴重なお話を頂き、
誠にありがとうございました。
このたび、××会社から内定をいただき、就職活動に一段落がつきました。
残念ながら、●●様の後輩になる夢はかなわなかったのですが、
●●様のお話をお聞きできたことで、広告業界の業務や仕事に具体像を持つことができ、
私の就職活動の軸とこれからの仕事の指針になりました。
お忙しい中お時間を頂き、また、お気にかけていただき、誠にありがとうございました。
●●様のますますのご活躍を祈念しております。
（署名を入れる）
Matcherを使って効率的にOB訪問をしよう！
Matcherは、所属大学・学部・学年に関係なく、自分の志望する企業・業界で働く社会人にOB訪問ができるサービスです。
従来のOB・OG訪問は
・キャリアセンターを通さなければいけない
・同じ大学の先輩でなければいけない
・OB訪問サービスに登録できる大学が限られている
・ベンチャーや中小企業のOB訪問ができない
・OBと繋がれても、メッセージが取りづらい
など、OB訪問は就活の中で重要であるにも関わらず、やりづらさがありました。
Matcherはそんなやりづらい点を解消したサービスで、登録している社会人の所属企業も大手からベンチャー、スタートアップ、中小企業と様々です。
またメッセンジャーなので、メッセージも取りやすく、日程調整も行いやすいでしょう。
もっとMatcherのサービスについて知りたい方は、以下の記事をご覧ください！
Matchrerに登録する(無料)OB訪問の日程調整をスムーズに行うコツ5選！
社会人も忙しい中、時間を割いて学生に対応してくれています。そのため長々と連絡を取り合うことは、望ましくないです。
最悪の場合、OB訪問をキャンセルされてしまいます。
ここでは、スムーズな日程調整を行うためのコツを5つ解説するので、是非ご覧ください！
【関連記事】OB訪問のマナー│前日〜OB訪問後のマナーを各段階ごとに紹介
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①OBOGから返事が届いたら即座に対応しよう
どんな内容であれ、返事をいただいた際は、それに対してなるべく早く返信をするのがマナーです。
メールを受け取ってから24時間以内の返信をオススメします。
返信が早ければOBもスケジュールを立てやすく、アポイントが成立する可能性も高まるでしょう。
それに加え、早く返信をすることでOB訪問へのモチベーションを先方に伝えることができます。
②OB訪問の依頼と日程調整を同時に行おう
OB訪問の依頼をする時、就活生の都合の良い日程を一緒に提示すれば、メールの回数を減らせるでしょう。
OBは普段の業務が忙しく、メールでのやり取りの時間は限られています。
メールを読むという作業1つでも効率的かつ手間を掛けさせないようにすることも重要です。
またメールの回数を減らすことで、学生の労力も削減できるため、この方法を強くお勧めします。
③日程の提案は1〜2週間後を目安に余裕を持って送ろう
次の日や1週間後の依頼では、OBのスケジュールがすでに埋まっている可能性が高いです。
そこでOB訪問の提示日程は、日程調整のメールから2週間後を目安にしておきましょう。
また、候補を複数用意しておくことも重要です。
日程をまとめて提示することで不要なやり取りを減らすことができます。
余裕を持った日程を複数提示できれば、OBも選択肢が増えるのでアポイント成立の可能性も高まるでしょう。
④リマインドの連絡をしよう
日程調整からしばらく時間が空いてしまった際は、前日にリマインドの連絡をするようにしましょう。
急な仕事が入るなど、スケジュールが変更される可能性があるからです。
「明日の◯時より、よろしくお願いします」との連絡を前日に入れておくことで、当日会えないリスクを削減することができます。
プライベートなどでもリマインドの連絡として、前日に声をかけることもあると思いますが、実はメールのやり取りをする上でのマナーなのです。
丁寧で仕事ができるとの好印象を与えることもできるので、是非実践してみてください。
ちなみにリマインドのメールは、あくまで念のための連絡であり、相手が参加できる限りは返信は要らないので、本文の最後に「返信は不要です」と付けると親切です。
⑤オンラインの場合は接続URLを準備しよう
場所の手配や移動が不要で、どこからでも繋がれる点から、近年のOB訪問はオンライン会議ツールを使用して行うことが非常に多いです。オンラインでOB訪問が実行される場合は、接続先のリンクなどなるべく就活生側から提示しましょう。
人によっては、オンライン会議ツールの有料会員である、会社指定のツールがあるなどの理由から提示してくれる場合もあります。
ただ、基本的には就活生側から送りましょう。そうすることで、配慮してくれていると好印象を与えられます。
メールを書く際の注意事項
ここまでOB訪問のアポイントのために必要な、メールにまつわる知識を解説してきました。ここからはOB訪問に限らず、企業間とのやり取りを行う際にありがちなミスを紹介します。
社会人は「学生だから」と大目に見てくれますが、良い印象を与えた状態で望んだ方がOB訪問もしやすいです。
表記ミスに注意
①御社？貴社？それとも？
よくあるミスとして御社・貴社の間違いがあげられます。話し言葉に「御」、書き言葉に「貴」が付きます。
なお、御社、貴社以外の表現を活用する企業もありますので以下を確認し、これを機に覚えておきましょう。
【銀行、信用金庫】
話し言葉：御行
書き言葉：貴行
【学校・学校法人】
話し言葉：御校
書き言葉：貴校
【省庁】
話し言葉：御省、御庁
書き言葉：貴省、貴庁
【病院】
話し言葉：御院 書き言葉：貴院
【財団法人や社会法人など】
話し言葉：御法人
書き言葉：貴法人
文法ミス、誤字脱字に注意
メールの誤字脱字は防ごうと思えば防げるものです。
それゆえ、誤字脱字がある状態で送ってしまうと、相手に手抜きが伝わってしまいます。
あまりに誤字脱字が目立つメールは、相手を不快にさせかねません。
メールを送る前に、ミスがないか必ず確認しましょう。
また基本的な文法が間違っていると、常識を疑われてしまう可能性もあります。必ず読み返して正しい日本語のメールを送信しましょう。
送る時間帯に注意
返信は24時間以内にするようにアドバイスしました。
しかし、メールを夜の時間に送るのはマナー違反です。
緊急の場合を除いて、会社の営業時間が終わる前にメールを送るようにしてください。
おすすめの時間帯は朝です。OBの勤務開始時にメールが受信箱にあると、返信してもらえる可能性が上がります。
【関連記事】【例文5選】OB訪問メールをラクに書くためのテンプレと注意点
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日程変更の依頼は早めに
日程確定後に、体調不良や急用などで日程変更が必要な時もあるかもしれません。
社会人も忙しい中予定を組んでくれているので、日程変更はなるべく避けたいところではありますが、仕方のないことです。
日程変更が必要になった時点で、早めに連絡をしましょう。
一番やってはいけないこととして
・ドタキャン
・前日や当日、直前
に送るなどです。
本記事でも例文で紹介しているので、是非ご参照ください。
OB訪問の日程調整でよくある質問3選
OB訪問の日程調整に関して、就活生の間でよく出る疑問を解消するために、よくある質問とその回答3つを紹介します。①提示した日程が断られたら？
日程を複数提示したが断られる、といった場合もあるでしょう。
社会人は基本的には忙しいため、就活生の提示する日程と予定が合わないなんてことはザラです。
その場合は、再度別の日程を2つ程提示した後に
「上記日程が厳しいようでしたら、○○様のご都合の良い日程をお伺いしてもよろしいでしょうか」
と聞いてみることで、相手側の都合の良い日程を聞き出すことができるでしょう。
②何度も訂正メールを送るのはマナー違反？
日程調整のメールを送ったが、訂正して再度送り直したいという場合もあるでしょう。
1回は許容範囲ですが、2回以上はマナー違反です。
仮に1回訂正した後に、再度訂正したいという場合は、メールより先に電話をして直接的に謝罪をしましょう。
もし忙しい場合は「先ほどお電話を差し上げましたが、ご不在のため、取り急ぎメールにて失礼致します。」と文頭に付けてメールを送るようにしてください。
③OB訪問の日程確定後に変更するのは可能？
例文や注意事項でも説明しましたが、OB訪問の日程確定後に日程変更を行うのは、望ましくないです。
ただやむを得ない事情の場合は、仕方ないのできちんと謝罪をして日程変更を依頼するようにしましょう。
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