内定辞退はいつまでOK？承諾後の連絡方法や電話・メール例文を解説
2024/11/28
目次
10.
内定辞退に対して不安を感じている学生はいませんか？
内定を複数の企業からもらえるのはうれしいことですが、最終的に就職する企業は1社だけです。そのため、必ず内定辞退する企業が出てきてしまいます。
そこで本記事では、内定辞退をする際にどのように企業へ連絡すれば良いのか、連絡するときの例文やマナーを詳しくご紹介します。
少しでも内定辞退の連絡をする際の手助けになれば幸いです。
内定辞退をしている学生は5割以上！
実は、内定辞退をするのは珍しいことではありません。
以下のグラフをご覧ください。
内定辞退をする学生は5割以上もいるんです！
就職みらい研究所が行った「就職プロセス調査」では、2024年5月15日時点での内定辞退率は56.4％にのぼるといいます。そのため、内定辞退をすることは珍しいことではありません。
内定を辞退することが怖いと感じる人は多いと思います。25卒の筆者も、内定辞退の際はトラブルに巻き込まれるのではないかと不安を抱えていました。自分の将来を決めるターニングポイントだからこそ、就職活動は納得のいく形で終えたいですよね。この記事を読んで、内定辞退の際のマナーを学び、大きなトラブルなく内定辞退できるように準備を進めていきましょう。
内定辞退はいつまでにしたら良い？
では、内定辞退はいつまでにしたらよいのか、内定辞退の期限について解説していきます。
結論、内定辞退はできるだけ早くするべきです。企業からの内定に対する返答期限は、内定通知をもらってから1週間程度と言われています。
内定辞退が決まったらできるだけ早く申し出るようにしましょう。就活生は内定をもらって入社する企業が決まったらそれで終了かもしれませんが、企業側はそういうわけには行きません。研修の準備や配属の調整など、やるべき仕事がたくさんあります。
内定辞退の時期が早ければ、採用人数の増加など、対応がしやすいです。逆に内定辞退の時期が遅ければ、企業側が対応しきれず多大な迷惑をかけることになります。
内定辞退の連絡をするのが気まずいという気持ちはよくわかりますが、連絡を先伸ばしにせず、早急に連絡するようにしましょう。
内定辞退の期限に関してトラブルを避けるために知っておきたいポイントは以下の2つです。
・内定式までに連絡できるのがベスト
・内定辞退の意思が決まったらすぐに連絡する
以下で詳しく解説していきます。
内定式までに連絡できるのがベスト
まずは、内定式までに辞退の連絡をしておくのが無難でしょう。
内定式は10月1日付近で開催されることが多いです。内定式以降は、内定者研修や配属先決定等、入社に向けての動きが活発化します。そのため、内定式までに辞退の連絡ができると良いでしょう。
ただし、内定式後にも就職活動を続けている人も多いと思います。内定式後に志望度の高い企業から内定をもらった場合には、迅速に内定辞退の連絡を入れるようにしましょう。
内定辞退の意思が決まったらすぐに連絡する
内定承諾書を提出する前であれば、いつでも内定を辞退することが可能です。そのため、内定辞退の意思が固まったらすぐに採用担当者に連絡するようにしましょう。
内定とは、始期付解約権留保付労働契約(しきつきかいやくけんりゅうほつきろうどうけいやく)という特別な労働契約を結んだことを指します。これは、企業が特別な理由なくして採用した人材を解雇できないことを示しています。学生の皆さんは、労働契約を解約する権利を持っているため、いつでも内定辞退をすることが可能です。
一方で、民法第627条第1項では、一般的な賃金が発生しての労働契約では、退職する旨を2週間以上前に伝えることでいつでも労働契約を解約できるとしています。
以上のことを鑑みて、内定辞退の連絡は入社の2週間前までにすることが良いとされています。正式な労働契約を結んでいる人でも、2週間前に伝えれば退職が認められるため、遅くても2週間前までに内定を辞退するようにすると、損害賠償請求といった大きなトラブルに巻き込まれずにすむでしょう。
内定を保留する場合には具体的な日程を伝えよう
企業によっては、内定保留ができる場合があります。
内定保留とは、企業から内定の連絡があった際に承諾するか否かの返事を待ってもらうことです。
内定保留をする場合には、連絡を行う日程を具体的に設定するようにしましょう。そして、設定した期日までに採用担当者へ必ず連絡を行いましょう。
内定承諾書提出後の辞退は慎重に行おう
内定承諾書を提出した後に、何らかの事情で内定を辞退しなくてはならない状況に陥ってしまうこともあるでしょう。内定承諾書を提出した後の内定辞退が可能なのか、解説していきます。
内定承諾書とは
内定承諾書とは、求職者が企業からの内定を承諾し、入社を誓約するための書類です。
ただし、内定承諾書を企業に提出したからと言って、必ず入社をしなくてはいけないという訳ではありません。内定承諾書はあくまで入社の意思を示すものであり、法的拘束力を持ちません。
また、似たような書類に「内定通知書」もあります。内定通知書は企業が内定を出したことを学生に知らせるための書類であり、内定承諾書のように入社の意思を示すための書類では無いことを覚えておきましょう。
内定承諾書提出後の辞退は入社の2週間前までなら可能
民法627条1項によれば、内定承諾後であっても入社2週間前までなら辞退が可能です。つまり、内定承諾書を提出していたり、内定通知を承諾していたりしても、希望する2週間前までに内定辞退の連絡を行えば、一方的な契約の解約が可能です。
そのため、入社の2週間前までに申し出をしていれば、内定承諾書の提出後に辞退しても法的に問題はありません。
しかし、内定を辞退するということは、企業が採用に費やした労力を無駄にしてしまうことと同義です。そのため、内定を辞退することがわかったら、できるだけ早く対応することが重要です。内定辞退をすることになったら、すぐに対応するようにしましょう。
【参考】民法 | e-Gov法令検索
内定辞退を伝える際に重要なマナー5選
内定辞退は、少なからず企業に迷惑のかかる行為です。そのため、内定辞退の連絡をする際にはマナーが非常に重要となります。ここでは、内定辞退の連絡をする際に特に注意したいマナーについてご紹介します。
▼内定辞退を伝える際に重要なマナー5選
①わかり次第すぐに連絡する
②電話で直接伝える
③失礼になる内定辞退の理由は言わない
④お詫びの言葉を添える
⑤入社予定の企業名は言わない
以下で詳しく解説していきます。
①わかり次第すぐに連絡する
繰り返しとなりますが、辞退することを決めたら速やかに企業に連絡しましょう。
企業は入社を前提に様々な準備を行っているため、日程が入社日に近づくにつれて担当者に迷惑をかけてしまうことになります。そのため、内定を辞退することがわかったら、できるだけ早く対応することが重要です。
②電話で直接伝える
内定辞退は基本的には電話で連絡をしましょう。電話は謝罪の気持ちや誠意が一番伝わりやすい方法であるためです。
採用担当者の中には、メールでの辞退は失礼だと感じる人もいます。トラブルを避け、確実に内定辞退を伝えるためにも、電話で伝えるようにしましょう。
電話で内定辞退の連絡を入れるときの具体的な例文は「電話で内定辞退を伝える注意点や例文をご紹介」で解説しています。ぜひご一読ください。
担当者が不在だった場合はメールで伝える
担当者が不在の場合、電話がつながらないこともあります。その場合は何度も電話をかけるのではなく、メールで連絡するようにしましょう。その際、電話で連絡を入れたことを添えると、印象が悪くならず誠意が伝わるでしょう。
また、メールで連絡をすることになった場合、採用担当者がメールを見逃してしまうこともあります。採用担当者からの連絡が無い場合には、再度電話で確認の連絡をすると安心です。
メールで内定辞退の連絡を入れるときの具体的な例文は、「メールで内定辞退を伝える注意点や例文をご紹介」で解説しています。ぜひご一読ください。
③失礼になる内定辞退の理由は言わない
内定を辞退する理由について企業に詳しく伝える必要はありません。
「より条件の良い企業に内定をもらった」「第一志望の企業に内定した」などの直接的な表現は失礼にあたります。また企業を下げるような失礼な言い方は厳禁です。
内定辞退の理由を聞かれた場合には、「熟考した結果」「一身上の都合により」などの表現がおすすめです。
内定辞退のよくある理由
内定辞退の連絡をした際に、理由を聞かれた際の答え方について紹介します。
最も無難な回答は、
「一身上の都合で」
「検討の結果」
「自分の適性を考えて」
などです。ただ、これらは抽象的な表現なので、担当者から具体的な理由を求められる場合もあります。
その際は、率直に「他社への就職」などと伝えましょう。しかし、「他社の方が好待遇だった」など失礼に当たるような発言は避けてください。
④お詫びの言葉を添える
内定辞退を伝える際には、お詫びの言葉を添えましょう。
応募者が複数の企業を受けており、内定辞退は珍しいことではないと採用担当者も認識しています。そのため、丁寧にお断りの連絡をすることで内定辞退の連絡を受け入れてもらえるでしょう。
企業に対して「迷惑をかけて申し訳ない」という誠意ある態度で気持ちを伝えることが大切です。
⑤入社予定の企業名は言わない
内定辞退の際に、入社予定の企業名を聞かれる場合もあります。この場合、必ずしも企業名を答える必要はありません。
どうしても答えを求められる場合には、業界や職種を伝えるだけでも良いです。内定先からの指示で企業名は答えられないといった旨を伝えるのも良いかもしれません。
内定を辞退するか悩んでいたら、Matcherで相談してみよう
内定辞退の連絡をするか悩んでいる人は、その会社で実際に働いている社会人に話を聞いてみることをおすすめします。実際に働いている人に話を聞くことでその会社で働くイメージがしやすくなり、内定を辞退するかの判断材料にすることができます。社会人に話を聞く方法としておすすめしたいのが、OB・OG訪問で就活相談までできるMatcherです。
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電話で内定辞退を伝える注意点や例文をご紹介
ここからは、内定を辞退する方法について解説していきます。まず、内定辞退の連絡は電話で行うのがマナーです。
面接や面談でお世話になった方へ直接伝えることに抵抗を感じるかもしれませんが、電話の方が誠意が伝わります。また、メールだと相手が見落としている可能性もあるので、確実に伝えるためにも電話での連絡をオススメします。
電話で連絡する際の注意点
ビジネスの場においては、電話マナーが重要です。最低限これらを意識して、最後まで誠実な姿勢を心がけてください。
▼電話で連絡する際のマナー
・営業時間内に連絡する
・忙しい時間（始業直後と定時時刻間際）はできるだけ避ける
・丁寧な言葉遣いで話す
・静かで電波の良い場所からかける
・相手が離席中の場合でも要件をしっかり伝えておく
・かけた場合は自分から切り、受けた電話は相手が切ってから切る
電話で連絡をする際の例文
電話で内定辞退を伝える際の例文を紹介します。ぜひ、参考にしてみてください。
内定承諾前
お世話になっております。先日内定通知をいただきました、〇〇大学の〇〇と申します。
内定通知に関することでご連絡差し上げたのですが、採用担当の〇〇様はいらっしゃいますか？
（担当者に変わる）
お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。先日いただいた内定通知の件でご連絡差し上げたのですが、ただいまお時間よろしいでしょうか？
この度は内定をいただきまして、ありがとうございました。とても光栄でうれしかったのですが、一身上の都合で内定を辞退したくお電話致しました。〇〇様をはじめ、御社の皆様には貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このような結果となり大変申し訳ございません。
本来なら直接お詫びに伺うところですが、お電話でのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
貴重なお時間をいただきありがとうございました。それでは失礼いたします。
内定承諾後
お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。人事部採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。
（担当者に変わる）
お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。先日いただいた内定の件でご連絡差し上げたのですが、ただいまお時間よろしいでしょうか。
内定承諾書の提出後で大変申し訳ないのですが、一身上の都合により、内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。本来なら直接お詫びに伺うところですが、お電話でのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
〇〇様をはじめ、御社の皆様には貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このような結果となり大変申し訳ございません。それでは失礼いたします。
これはあくまで一例です。辞退の理由を尋ねられる可能性が高いので、しっかりと説明できるようにしておきましょう。
メールで内定辞退を伝える注意点や例文をご紹介
担当者と電話が繋がらない場合は、早めにメールで連絡しましょう。その際、電話で連絡したが不在だったという旨を記載したうえで、内定辞退の旨を述べましょう。
メールで連絡する際の注意点
メールで連絡する際も、ビジネスマナーを守らなければなりません。文章が完成した後も、数回見直し、誤字や脱字、読みにくいところがないか、などを確認しましょう。
▼メールで連絡する場合のマナー
・正しい敬語を使う
・改行や段落分けをしっかりと行う
・営業時間内に送信する
・営業時間外の場合は、「夜分遅くに失礼いたします。」と一言加える
・最低でも24時間以内に返信する
メールで連絡する際の例文
メールで内定辞退を伝える際の例文を紹介します。ぜひ、参考にしてみてください。
内定承諾前
件名
内定辞退のご連絡 （マッチャー太郎）
本文
〇〇株式会社 人事部 採用担当〇〇様
お世話になっております。
先日内定のご連絡をいただきました〇〇大学のマッチャー太郎です。
本日、お電話を差し上げたのですが、ご不在のようでしたので、メールで失礼いたします。
この度は、内定をいただきまして誠にありがとうございました。
このような光栄な知らせをいただいた中で大変心苦しいのですが、
一身上の都合により内定を辞退したくご連絡差し上げました。
書類選考から面接まで貴重な時間を多くいただいたにも関わらず、
このような結果となってしまい大変申し訳ございません。
本来であれば直接お伺いすべきところ、メールでのご連絡となってしまいましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のより一層の発展を、心よりお祈り申し上げます。
----------------------------------------------------
マッチャー太郎
〇〇大学 △学部
Mail：matcher-tarou@matcher com
TEL：000-0000-0000
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内定承諾後
件名
内定辞退のご連絡 （マッチャー太郎）
本文
〇〇株式会社 人事部 採用担当〇〇様
お世話になっております。〇〇大学のマッチャー太郎です。
本日、お電話を差し上げたのですが、ご不在のようでしたので、メールで失礼いたします。
この度は、内定をいただきまして誠にありがとうございました。
身勝手なお願いで大変恐縮なのですが、一身上の都合により、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡致しました。
内定を承諾していたにも関わらず、このようなご連絡をしてしまい誠に申し訳ございません。
書類選考から面接まで貴重なお時間をいただき、内定を出していただいたこと、改めて御礼申し上げます。
また、本来であれば直接お伺いすべきところ、メールでのご連絡となってしまいましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のより一層の発展を、心よりお祈り申し上げます。
----------------------------------------------------
マッチャー太郎
〇〇大学 △学部
Mail：matcher-tarou@matcher com
TEL：000-0000-0000
----------------------------------------------------
先ほども述べましたが、電話で連絡したが不在だったという旨を記載したうえで、内定辞退の旨を述べるようにしましょう。
内定辞退で起こりやすいトラブルと対処方法3選
内定辞退の連絡を行う際に、場合によってはトラブルに発展してしまうこともあります。ここでは、内定辞退で起こりやすいトラブルとその対処法について解説します。
▼内定辞退で起こりやすい3つのトラブル
①内定辞退を受け入れてもらえない
②直接会うことを強要される
③損害賠償を求められる
では、それぞれのトラブルについて押さえておきましょう。
①内定辞退を受け入れてもらえない
場合によっては内定辞退を伝えても、断られてしまうことがあるようです。
しかし、労働契約の解約権は原則2週間前であれば、どのような場合でも適用されます。そのため、内定辞退の意思を貫きましょう。
ただ、内定辞退を受け入れてくれない企業があることを知っておきましょう。
内定辞退を受け入れてもらえない時の対処法
企業が内定辞退を断ることはできないため、内定辞退の意思を貫き、再度企業へ連絡しましょう。電話では内定辞退を伝えた証拠が残らないため、認めてもらえない場合には、メールや手紙などで形に残しておきましょう。
②直接会うことを強要される
電話やメールで内定辞退を伝えた際に、直接会って話を聞きたいと言われる場合があります。
結論から言うと、内定辞退後に採用担当者と会う必要はありません。そのため、丁寧にお断りするようにしましょう。
直接会うことを強要された時の対処法
会いに行くと、内定を受け入れるまで帰らせてもらえない場合や執拗な引き止めを受ける場合もあるようです。内定辞退の連絡をした時と同様に、丁寧に誠意を持って対応しましょう。電話やメールではっきりと内定辞退を伝え、お断りするようにしましょう。
内定を辞退する企業の採用担当者と会う必要はないため、直接会わず電話で連絡を済ませることをおすすめします。
③損害賠償を求められる
内定辞退により、損害賠償を求められる場合もあります。
結論から言うと、内定辞退で損害賠償を求められた場合は払う必要はありません。なぜなら、内定辞退は労働者に認められている権利であり、違法な行為ではないためです。
損害賠償を求められた時の対処法
損害賠償を求められた場合も、応じる義務はないため内定辞退の意思を伝えるようにしてください。誠意ある対応をしながら適法であるということを伝えましょう。
損害賠償の請求をされないために、早めに内定辞退の連絡をするようにしましょう！
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終わりに
内定辞退の連絡について解説してきました。
内定辞退をいつまでにしなければならないか、明確な期限はありません。ただ、企業側は採用人数など、調整しなければならないことが多々あるため、できるだけ早く、誠実な姿勢で内定辞退の連絡をして、かける迷惑を最小限にとどめましょう。
内定の辞退についての悩みは、多くの就活生が抱えているものなので極端に恐れることはありません。自分の納得のいく就職活動となるように、勇気をもって早めに連絡しましょう。
