【必読】Web説明会がまる分かり！服装、欠席時の対応まで徹底解説
2023/03/03
目次
Web説明会のよくある疑問まとめ
「初めて接点を持つ企業だから、Web説明会で失態を冒したくない…」
「文面では私服OKって書いてあるけど、実際はダメだったりするかな？」
就職活動をはじめたばかりだと、勝手が分からず、心配なことが次々と出てきますよね。そんな皆さんのために、まずはWeb説明会参加前のよくある疑問に回答していきます。
1.「私服OK」ってどういう意味？
Web説明会は自宅から参加する場合が多く、企業もその傾向を汲み取って「私服での参加OK」としている場合があります。
一方で、実際に参加してみたらスーツの人ばかりだった…なんてことになったら少し落ち込んでしまいますよね。逆に、私服で参加する人が多いのにスーツを着ていくのも気後れしてしまいます。
結論からいうと、「私服OK」の場合はオフィスカジュアルであると認識しておくと良さそうです。
襟付きのシャツなどの綺麗めのトップスであれば、スーツで参加する人が多くても、私服の人が多くても、変に浮いてしまうことはないでしょう。色は白やグレーなどの控えめなもので、なるべく無地であるとよさそうです。
また服装を決める上で重要なポイントは、カメラオンでの参加が必須かどうかです。録画型のWeb説明会を含め、カメラをオフで参加して良い場合はもちろん部屋着で参加してもOKです！
2.「カメラのオン/オフは自由」って実際どうなの？
学生に気軽に参加して欲しいという意図で「Web説明会ではカメラのオン/オフは自由」と書かれている場合もあります。
「カメラオフでいいなら部屋も汚いままでいいや」と思い当日参加してみたら、ほとんどの人がカメラをオンにして参加していた…という状況を心配する方も少なくないはず。
実際のところ「カメラのオン/オフが自由」と書かれていた場合、学生はカメラをオフにしてWeb説明会に参加する傾向があります。一方カメラのオン/オフについて事前に企業から説明がなかった場合は、カメラオンで参加すると思い準備しましょう。
「カメラのオン/オフで企業への志望度が試されている」ということは基本的にないため、安心して大丈夫です。
3.「スマホじゃなくてPCで参加する方がいい」って本当？
「Web説明会はスマホじゃなくてPCで参加する方がいい」という話を聞いたことがある人もいるのではないでしょうか。
確かにWeb説明会へはPCから参加するのがオススメです。なぜなら、Web説明会ではパワーポイントなどの資料を使いながら説明を受けることが多く、パソコンの方が文字が大きく表示され、読みやすいからです。
大切なことが書かれた画面のスクリーンショットを整理してまとめるなど、パソコンで参加した方が何かと便利ですが、必ずしもPCでなければダメという訳ではありません。
種類別│Web説明会で注意するべきこと
Web説明会には、『録画型Web説明会』と『ライブ配信型Web説明会』の2種類があります。
種類によって注意するべきことが異なります。以下では各Web説明会において気をつけておくべきポイントについてご紹介していきます。
録画型Web説明会
事前に収録された映像が流される録画型Web説明会。
いつでも自分の都合の良いタイミングに合わせて視聴できるメリットがある録画型Web説明会ですが、「気づいたらリンクから見られなくなっていた」というケースも。
録画型Web説明会では、配信期間が設けられている場合があります。録画型Web説明会に参加する場合は、必ず自分の予定の中にWeb説明会を視聴する時間を入れておきましょう。
ライブ配信型Web説明会
ZoomやYoutubeなどを使い、開催されるライブ配信型Web説明会。
リアルタイムで行われているため、参加者からの質問に答えたりなど、従来の対面型説明会のように社員とのコミュニケーションが取れることが特徴です。
この形式の場合は「カメラオン」「マイクを使った発言」といった学生側のリアクションが求められる可能性があるため、必要であれば事前に準備しておく必要があります。
Web説明会の前日までにしておくべきこと
ここからはライブ配信型のWeb説明会に参加する前に行っておくべきことを、『前日』『開始30分前』『開始5分前』の3つの時間帯に分けてご紹介していきます。
Web説明会の前日までにしておくべきことは、以下の4つです。
・ネット環境の接続を確認
・音の環境を確認
・イヤホンの用意
・質問したい内容を考える
ネット環境の接続を確認
ネット環境が整っていなければ、Web説明会が行われているリンクを開けない、動作が重くて音声が途切れてしまう、といった事象が発生してしまいます。
最低でも10Mbps程度の回線速度を確保できるようにしましょう。今繋げているインターネットの回線速度計測ができるフリーサイトもあるので、そちらを活用すると便利です。
またスマホでWeb説明会に参加する場合は通信制限にも注意しましょう。月末は特に使用量の制限を超えて通信速度が遅くなりがちですので、事前にデータ通信残量を確認しておく必要があります。
音の環境を確認
自分が発言する機会に備え、声がしっかり聞き取れるような静かな場所からWeb説明会に参加するのがオススメです。
もし実家など共同生活をしている場所から参加するのであれば、掃除機や洗濯機の音が近くから聞こえないように、Web説明会の時間帯を共同生活者に共有しましょう。
また家の周辺で工事などをしていて、静かな環境を作れない場合には、大学の教室などの静かな場所から参加することも検討しましょう。
イヤホンの用意
音を正確に聞くため、また声をクリアに届けるためにはマイクつきのイヤホンが必須です。Appleの純正イヤホンなどでよいので、手元に用意しておくと便利です。
もし持っていない場合は、家族や友達などに余っていないか聞いて、探してみることも手です。
質問したい内容を考える
ライブ配信型Web説明会では、学生からチャット機能などで質問を受け付ける場合があります。より充実したWeb説明会にするためにも、事前にある程度企業の情報などを調べて質問したい内容を考えておくと良いです。
有益な質問をした場合には社員に名前を覚えてもらえるといった可能性もあるため、積極的に発言していきましょう。
Web説明会の当日開始30分前までにしておくべきこと
ここからはWeb説明会参加当日の開始30分までに用意しておくべきことを4つご紹介します。
・接続するアカウントのユーザー名やアイコンを確認
・背景を確認し、必要であれば整理する
・リンクをすぐクリックできる状態に
・トラブルがあった場合の採用担当者の連絡先を確認
接続するアカウントのユーザー名やアイコンを確認
就職活動の場で、プライベートで使用しているユーザー名やアイコンが表示されてしまったら困る方も多いのではないでしょうか。
特にYoutubeでWeb説明会が行われる場合は、ログインするアカウントに注意し、隠したいユーザー名などが表示されないか確認しておく必要があります。
またGoogle meetを使用する場合にも、Googleのアカウントが連携され、普段Youtubeで使用しているユーザー名に設定されてしまう可能性もあるため注意しましょう。
背景を確認し、必要であれば整理する
もしカメラオンでWeb説明会に参加する場合、背景を整理するか、もしくはバーチャル背景を使用すると良いです。
物が散乱しているのがわかると、「整理ができない」「計画性がない」といった第一印象を持たれてしまう可能性もあります。
なるべく白などの落ち着いた色のシンプルな背景が映るように整理しましょう。
リンクをすぐクリックできる状態に
開始直前になって「今日のリンクはどこに送られてきたんだろう」と焦りたくないですよね。
Web説明会へのリンクはすぐクリックできるように、メールやメッセージ画面を事前に開いておくと良いです。
トラブルがあった場合の採用担当者の連絡先を確認
「リンクをクリックしても参加できない」「接続が急に悪くなって繋がらない」「ページが重くて開けない」など就活にトラブルは付きものです。
重要なのは、トラブルが発生した場合に適切な手順で対処できるかどうかです。
メールやメッセージなどの署名で採用担当者の電話番号が書いてある時は、事前にアドレス帳に登録するなどの対応を取り、いつでもすぐに連絡できる状態にしておきましょう。
Web説明会の当日開始5分前までにしておくべきこと
Web説明会当日の開始5分前までにしておくべきことは以下の2つです。
・PCやスマホを充電ケーブルに繋ぐ
・リンクをクリックして開く
PCやスマホを充電ケーブルに繋ぐ
Web説明会へと接続するデバイスの充電は十分にありますか？
動画をストリーミングする際に消耗する電池の量は多いです。充電切れによって聞き逃してしまう箇所がないように、事前にPCやスマホを充電ケーブルに繋いでおくのがベストです。
もし説明会で使いたい有線イヤホンと充電ケーブルが同時に挿せない場合は、フル充電してから参加しましょう。
リンクをクリックして開く
開始5分前であれば、Web説明会への参加リンクをクリックして待機していても問題ないです。
準備ができたらリンクをクリックして開始を待ちましょう。
Web説明会に遅刻/欠席してしまった…どう対応するべき？
いつでもどこでも気軽に参加できるWeb説明会だからこそ、遅刻や欠席してしまう人も少なくないはず。
「志望度の高い企業なのに無断欠席してしまった」「準備はしていたのにWi-Fiが重くて全然開けない…」といった場合の対策方法をご紹介します。
リンクが開けないなどの技術的な問題によって遅刻/欠席した場合
どれだけしっかり準備していても、技術的なトラブルは起こってしまう場合があります。
技術的トラブルによって遅刻/欠席せざるを得なかった場合は、謝罪と共に、どのようなトラブルが起こったのかの説明も行いましょう。
トラブルの理由の説明は、「他の参加者にも同様のトラブルが起こっていないか」「次回の参加時には予定通り出席することが可能か」という確認のためにも、伝えておく必要があります。
開始5〜10分経ってもそのトラブルを解決できる見込みがない場合は、事前に共有されていた緊急連絡先の電話番号に連絡するか、もしくはメッセージを送りましょう。
遅刻してWeb説明会に参加する場合は、チャットルームに「参加遅れてしまい申し訳ありません。本日はよろしくお願いいたします。」といったメッセージを送ると良いでしょう。
寝坊などのその他事情により無断欠席してしまった場合
無断欠席をしてしまった場合は、メールや電話でお詫びの連絡をしましょう。企業によっては再日程調整を行ってもらえるかもしれません。
また採用担当者に直接伝えづらい事情によって無断欠席してしまった場合は、「寝坊してしました」というように正直に理由を話す必要はありません。
「日程を失念していた」「私事により連絡ができず」などある程度オブラートに包みながら反省の意を伝えましょう。
Web説明会無断欠席時の謝罪メール例文
株式会社〇〇 採用ご担当者様
お世話になっております。
3/12(月)17:00〜のWeb説明会に参加予定でした●●大学の田中です。
メールにてのご連絡失礼いたします。
参加予定でしたWeb説明会ですが、予約した日程を失念しており、不参加となる旨を事前に連絡できず欠席してしまいました。
ご多忙の中、席を確保していただいたにもかかわらずご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございません。
また厚かましいお願いとなってしまい大変恐縮ですが、次回3/16(金)13:00〜のWeb説明会にぜひ参加させていただきたく存じます。
改めまして、この度は大変失礼いたしました。
●●大学●●学部3年
田中誠
080-0000-0000
makoto.tanaka@---.jp
Web説明会参加を就活に活かすための方法
せっかくWeb説明会に参加したのなら、自分の就職活動に最大限に活かせる時間を過ごしたいですよね。
ここではWeb説明会参加を就活に最大限活かす3つの方法をご紹介します。
自分が興味をもったポイントを意識する
Web説明会に参加する際に最も意識するべきことは「自分から欲しい情報を積極的に取りに行く」ことです。
そのためには、参加する説明会で知りたい情報を事前にまとめておくと良いでしょう。
・どのようなビジネスモデルなのか
・現在注力している事業は何か、それはなぜか
・どのようなところがこの企業の魅力か
・どのようなところがこの企業の弱みか
・この企業に就職するとしたら、理由は何か
上記の項目に沿ってWeb説明会に参加した企業の情報をまとめると、自分がその企業に対して興味をもったポイントについて傾向がみられるかもしれません。業界研究や志望動機作成においても役立ちそうですね。
オンラインで集中力が途切れやすいからこそ、主体的に情報へとアクセスしていくことを忘れないようにしましょう！
積極的にメモを取る
Web説明会に参加して気になったことはメモを取って、ログを残すことが重要です。
「メモを取るために下を向いていたら企業の方に集中していないのではと疑われないか心配」という懸念もあるかとは思います。しかし企業側は「メモを取っているんだろうな」と察してくれるので心配ありません。
録画配信型のWeb説明会などは、いつでもその動画にアクセスできると思ってしまいがちですが、特定の掲載期間が過ぎると見られなくなってしまう事も。
自分の手元に情報を残しておくように意識しましょう。
Webならではのコンテンツから部署や職種への理解を深める
柔軟に参加できるWeb説明会だからこそ、通常の対面説明会よりも幅広い部署や職種の社員さんの話を聞ける機会があるかもしれません。企業によってはWeb説明会で部署や職種ごとの紹介動画が用意されている場合もあるようです。
自分の興味のある部署や職種がわかったら、その部署や職種に所属している社会人にOB・OG訪問するなど、さらに深掘りできそうですね。
Web説明会で志望度が高まったらMatcherでOB・OGをしてみよう！
Web説明会で志望度が高まった時にオススメしたい就活アプリがMatcherです。
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Matcher-OB/OG訪問の新しい形
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