【例文つき】電話でOB訪問のアポを取る方法を徹底解説
2023/09/26
OB訪問を電話で行う際の基本マナー4選
OBの方は、当然目上の方になるので、電話をかける際は以下のマナーを守りましょう。①時間帯に気を付けよう
電話をかける時間帯ですが、「担当してくれるOBの方が忙しくない時間」がベストです。
事前に都合の良い時間をヒアリングできるのが理想です。
難しい場合は、相手の会社の営業時間を調べて、その時間内に電話してみましょう。
避けたほうがいい時間帯
営業時間外はもちろん、朝一番、ランチタイム、土日の電話は避けましょう。
始業後はミーティングを行っている可能性がありますし、ランチタイムは社内にいない可能性が高く、電話が繋がらないこともあるでしょう。
また、土日は電話対応できるほどの余裕があるかどうかは不明であるため、平日にかけるのが無難です。
②電話をかける前に準備するもの
電話をかける際は以下の物を準備しておくと良いでしょう。
・電話で話す内容を書いたメモ
・日程を確認するためのスケジュール帳
・電話中にメモを取るための紙とペン
社会人の方との電話は緊張すると思います。
これらの物が手元にあると、日程調整もスムーズに行えるので準備しておきましょう。
③電話をかける場所にも気を配る
通話をしてはいけない場所はもちろん、駅前などのにぎやかな場所ではかけないようにしましょう。
特に、OB訪問のアポイントといった重要な電話では、聞き間違えは避けたいものです。
・相手の声が十分に聞き取れる程度に静かである
・電波状況が良い
・電話に集中できる
この3つに気をつけておけば、問題ないです。
④言葉遣いは丁寧に
ＯＢの方は社会人であり、先輩なので、敬語で話しましょう。
正しい敬語を使うことは難しいとは思いますが、丁寧な言葉遣いを意識できれば、そこまで心配しなくても大丈夫です。
【例文付き】場面ごとの電話のかけ方
いざOB訪問のアポイントを電話で取ろうと思っても、どのように話せばよいのか分からないと思います。
以下では場面ごとに、例文つきでポイントを説明していきます。
担当者に繋いでもらうとき
担当者に繋いでもらうときは、このように話すと良いでしょう。
例文
「突然のお電話で失礼いたします。私、〇〇大学△△学部◇年の田中太郎と申します。現在、就職活動を行っており、企業研究にて御社に大変興味を持ちました。大学のキャリアセンターで山田花子様を紹介していただき、OB訪問の依頼でお電話させていただいたのですが、お繋ぎしていただくことはできますでしょうか。」
しっかりと名乗る
まずは、自分が誰なのかを名乗りましょう。
・大学名
・学部
・学年
・氏名
この順番で名乗るのが自然でしょう。
また、突然名乗るのではなく、「突然のお電話で失礼いたします」などの枕詞を入れることをおすすめします。
顔が見えないため、普段以上に言葉遣いに気をつけることが重要です。
目的を伝える
自分が誰なのかを名乗ったら、次は何の目的で電話をしてきたのかを伝えましょう。
突然担当者に繋いでもらうことは、相手に不快感を与えることになるので、必ず用件を言うようにしましょう。
誰に繋いでもらうのがよいか
大学のキャリアセンターなどで紹介してもらったOB・OGの方に繋いでもらうのがベストです。
しかし、その方がすでに転職されていない可能性もありますし、プライバシーへの配慮により、キャリアセンターで個人名までは教えてくれない場合もあります。
その場合は、誰に依頼すればよいかわからないと思いますので、「人事」や「広報」の方に繋いでもらうのが無難でしょう。
担当者が不在だったら
折り返しをお願いすることは基本的にNGです。
OB訪問はこちらがお願いする立場であるため、必ず自分からかけるようにしましょう。
企業から折り返すと言われた場合でも、丁寧にお断りしてこちらからかけ直すのがマナーです。
そのため、OBと電話が可能な時間を必ず聞きましょう。
担当者に挨拶を行うとき
担当者に挨拶するときは、このように話すのがよいでしょう。
例文
「お忙しいところ恐れ入ります。私、〇〇大学△△学部◇年の田中太郎と申します。大学のキャリアセンターで山田花子様を知り、お電話させていただきました。現在、就職活動を行っており、企業研究をしていく中で御社に大変興味を持ちました。そしてぜひお話をお聞きしたいと思っているのですが、OB訪問のお時間を頂くことは可能でしょうか。」
電話した経緯を話す
必ず、OBの電話番号をどうやって知ったのかを伝えましょう。
OBにとっては、いきなり知らない人から電話がかかってきているのです。
どこから電話番号を知ったのだろうかと不安に思うのも当然です。
そのため、大学の就職課、キャリアセンター、共通の知り合いの紹介など、具体的に伝えましょう。
日程調整を行うとき
OB訪問の日程を調整するときはこのように話すとよいでしょう。
例文
「承諾していただきありがとうございます。それでは、山田様のご都合のつく日程を教えていただけますか。」
候補日を提示してもらう
日程をこちらから提示することは、原則NGです。
こちらからお願いをしているため、相手の都合のよい日時に合わせるのが基本です。
突然の電話で、相手がすぐに決められないことも考えられます。
その際は自分のメールアドレスや電話番号を伝え、連絡が取れるようにしましょう。
場合によってはこちらから提示する
こちらから提示するのも場合によってはありです。
相手の都合に合わせるのが基本ですが、相手から提示を促された時にはいくつか提示しましょう。
その際は、14：00以降など、なるべく余裕のある時間帯を提示できると親切です。
OB訪問のお礼をするとき
OB訪問終了後には、必ずお礼をしましょう。
原則その日中にお礼する
お礼の電話はOB訪問実施日にかけることがベストです。
都合がつかない場合は2日以内を目安に連絡をしましょう。
メールで行うのも可
お礼をメールで行うのもよいでしょう。
特に、メールは時間に縛られない連絡手段であるため、相手にとっても都合がよいのではないかと思います。
メールで行う場合も、必ずその日中に行いましょう。
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